Biroja sakarus galvenokārt var vadīt elektroniskais pasts un tūlītēja ziņojumapmaiņa, taču gandrīz katrs birojs joprojām saņem un apstrādā milzīgu daudzumu dokumentu. Patiešām, saskaņā ar ASV Vides aizsardzības aģentūru, vidējais biroja darbinieks katru gadu apstrādā aptuveni 10 000 papīra loksnes vai katru dienu vidēji aptuveni divus mārciņas papīra un kartona izstrādājumu. Labākas biroja pasta pārvaldības procedūras var ilgtermiņā nodrošināt netraucētu iekšējās un ārējās komunikācijas plūsmu.
Ieceliet atbilstošu personālu
Pat mazie uzņēmumi var gūt labumu no vienas personas iecelšanas, lai apstrādātu visus ienākošos un izejošos e-pastus, lai nodrošinātu, ka nekas netiks pazaudēts vai nepareizi novirzīts ceļā uz galamērķi. Jo lielāka organizācija, jo vairāk personāla ir jāpiešķir, lai saņemtu, salīdzinātu, izplatītu un savāktu visu uzņēmuma pastu un paketes. Tā kā e-pasts kļūst par populārāku izvēli oficiālo dokumentu saziņai un izplatīšanai, papīra pasta apstrāde var būt tikai daļa no darbinieka darba apraksta, atkarībā no pasta sūtījumu apjoma, kas notiek caur parastajiem korporatīvo sakaru kanāliem. Komerciālām piegādēm (piemēram, UPS, FedEx, DHL) administrators parasti ir labākā persona, kas saņem un paraksta ienākošos sūtījumus, jo tā ir lieliska atrašanās vieta. Tomēr parasti nav laba ideja nodot visus pārējos pasta pārvaldības pienākumus administratoram, jo šī atbildība bieži vien prasa, lai viņa ilgu laiku atstātu savu galdu bez uzraudzības.
Izveidot pasta izplatīšanas plūsmas diagrammas
Vadītājiem un darbiniekiem, kas ir atbildīgi par pasta izplatīšanu, būtu jāsadarbojas, izstrādājot vadlīnijas, izmantojot plūsmas diagrammas, kontrolsarakstus vai jebkādu formātu, ko jūsu uzņēmums ir apmierināts ar to, ka sekos visi darbinieki, jo īpaši darbinieki, kas pārraudzīs pasta izplatīšanu un apkopošanu. Tajā jāņem vērā katrs pasta sūtījumu savākšanas posms: vēstuļu apkopošana centrālajā savākšanas centrā (P.O. kaste, pasta pārvadātājs, korporatīvais pasts, paku piegādes personāls vai parastā pastkaste); salīdzinot noteiktā vietā birojā, kas paredzēts tikai pasta šķirošanai; izplatīt vai nu nodaļas, vai atsevišķas pastkastes, vai arī nododot to katrā birojā; izejošo pastu savākšana un visu izejošo pasta sūtījumu pienācīga adresēšana un apzīmogošana; un pasta sūtījumu savākšanas / šķirošanas apgabala saglabāšana un pilnīga uzglabāšana.
Nodrošināt nepieciešamās piegādes
Pārliecinieties, vai pasta savākšanas / izplatīšanas stacijā ir visi resursi, kas darbiniekam ir vajadzīgi, lai veiktu savu darbu. Ja jūsu uzņēmums ir pietiekami liels, lai pasta izplatīšana būtu efektīvāka, izmantojot centrālo atrašanās vietu, uzbūvējiet izturīgu pasta / literatūras organizētāju vai pasta sortimentu, kur katram departamentam vai personāla loceklim ir daudz cubbyholes, un skaidri marķējiet katru no tiem. Departamentiem būs nepieciešami lielāki cubbyholes nekā indivīdi, tāpēc dodiet viņiem daudz vietas.Saglabājiet labi aprīkotu skapi vai galdu ar lentes ruļļiem un lentes dozatoriem; iepakojuma materiāls; aploksnes; atdodiet dažādu izmēru etiķetes, kas ir iepriekš apdrukātas ar jūsu uzņēmuma adresi; pasta sūtījumu uzlīmes dažādos izmēros, kas ir iepriekš iespiesti ar dažiem jūsu uzņēmuma visbiežāk sastopamajiem pasta adresātiem; laika un datuma zīmogi; paketes skala; pildspalvas; marķieri; uzglabāšanas tvertnes; un maza rokas-kravas automašīna vai dolly. Neaizmirstiet iekļaut rūpnieciskā lieluma smalcinātājus un pārstrādes tvertnes. Ja jūsu uzņēmums iziet vairāk pasta sūtījumu, nekā viena persona var sadriskāt vai pārstrādāt, apsveriet iespēju slēgt līgumu ar ārēju dokumentu pārvaldības / pārstrādes uzņēmumu, lai apstrādātu darbu.
Sekojiet līdzi visiem ienākošajiem un izejošajiem pastiem
Izveidojiet elektronisko pasta pārvaldības sistēmu, lai izsekotu visu ienākošo un izejošo pastu. Ja jūsu uzņēmums ir tikai jūs un palīgs, varat izlaist šo soli, bet, ja jūs pārraugat lielu nodaļu vai uzņēmumu ar desmitiem darbinieku, izveidojiet sistēmu, kas sekos līdzi datumiem, kad tiek saņemts pasts un, ja nepieciešams, kam. Īpaši svarīgi ir izveidot šīs sistēmas, ja jūsu uzņēmums saņem daudzus sensitīvus juridiskus dokumentus un paketes. Vienmēr biežāk nekā mazos birojos pazūd preces, nekā jūs domājat; vislabāk ir izvairīties no šīm nomāktajām situācijām, piemēram, izveidojot vienkāršu Excel izklājlapu, kas parāda, kad pakete ir saņemta un kad to pieprasīja saņēmējs vai pārstāvis.
