Projekta statusa pārskati ir kontrolējošie dokumenti ikvienam, kas mēģina pārvaldīt projektu, neatkarīgi no tā, vai tas ir viena cilvēka darbs, vai viens, kas iesaistīts simtiem cilvēku vairākās vietās. Projekta statusa ziņojums kalpo kā īss projekta progresa kopsavilkums, tā paredzamais pabeigšanas datums un kādi pasākumi ir veikti kopš pēdējā projekta statusa pārskata sastādīšanas. Tas palīdz vadītājiem sekot līdzi uzdevumiem un pietiekami ātri noteikt problēmas, lai radītu nozīmīgus risinājumus.
Projekta kopsavilkums
Projekta statusa ziņojums parasti sākas ar īsu projekta svarīgo elementu aprakstu. Šis punkts vai bloks identificē projekta nosaukumu, ziņojuma datumu, kurš ir atbildīgs par projektu vai tā pārvaldes departamentu, kā arī projekta mērķa izklāsts. Tā var ietvert arī kontaktinformāciju, piemēram, galveno komandas dalībnieku tālruņa numurus vai e-pasta adreses. Maz ticams, ka šī sadaļa projekta laikā mainīsies un bieži tiek kopēta no viena statusa pārskata uz nākamo, tikai atjauninot datumu.
Pasūtījumi
Sadaļa, kas apraksta projekta rezultātus, ir būtisks faktors projekta statusa ziņojumā. Šajā sadaļā jānorāda rezultāti un jānorāda to pašreizējais statuss vārdos vai divos. Piemēram, produkta izlaišanas projekta lapā varētu būt tādi rezultāti kā drukāta reklāma, pārdevēja palaišanas puse, tirdzniecības izstāžu stenda displejs un cenu lapu darbi. Blakus katram piegādājamam projekta vadītājam vajadzētu rakstīt tādas lietas kā "pilnīgs" vai "pasūtīts" vai "printerī." Tas kalpo kā projekta kopsavilkums ar detalizētākiem uzdevumiem, kas uzskaitīti laika skalas sadaļā.
Laika grafiki
Uzdevuma grafiks ir projekta statusa ziņojuma elements, kas bieži saņem vislielāko pārbaudi. Šajā sadaļā ir sīki jāapraksta darbs, kas pabeigts kopš pēdējā projekta statusa ziņojuma, kāds darbs ir jāveic nākamajā periodā un datumos, kad uzdevumi tiks pabeigti. Daudzi projekta statusa ziņojumi to parāda tīklā, norādot datumus, kas paredzēti paredzamajai pabeigšanai un faktiskai pabeigšanai. Daudzi projektu vadītāji izvēlas šo sadaļu krāsot ar dažādām krāsām, kas pārstāv uzdevumus, kas ir ieplānoti, pirms grafika, aiz grafika, pabeigti vai aizturēti.
Piezīmes, ieteikumi un skaidrojumi
Projekta statusa ziņojumā ir arī jānorāda visi sarkanie karogi, jāmaina pieprasījumi vai problēmas, ar kurām saskaras projekts. Šī ir vieta, kur uzskaitīt, kur var būt nepieciešami papildu resursi vai kur tiks mainīti piegādes datumi. Šajā sadaļā var arī ziņot par neparedzētiem notikumiem projektā, piemēram, programmatūras problēmām, novēlotu piegādi no pārdevēja vai bojātām piegādēm. Daži projektu vadītāji nodala šo sadaļu no ziņojuma un uzskaitīs to atsevišķā dokumentā, ko tie pievieno projekta statusa ziņojumam.
