Biznesa vēstuļu rakstīšana var būt sarežģīta. Jūs varat apsēsties, lai noņemtu ātru vēstuli un uzplaukums, jūs esat stumped labi apsveikumā. Rakstīšana vienai personai ir pietiekami daudz problēmu, ja nezināt personas vārdu vai dzimumu. Pievienojot dažus cilvēkus, jautājumi vairojas. Cik cilvēku jūs rakstāt? Divi, trīs vai pūlis? Vai jūs tos pazīstat pēc nosaukuma? Vai viņi ir jūsu tuvie draugi vai pazīstami paziņas? Par laimi, ir noteikumi un vadlīnijas visām šīm situācijām.
Rakstīšana uz diviem vai trim
Ja rakstāt uz diviem vai trim, tā ir vienkārša atbilde: vienkārši uzrakstiet viņu vārdus. Ja jūs tos labi pazīstat un esat uz pirmās vārda pamata, jūs varat izmantot savus vārdus, piemēram, "Dārgais Gribs, Kiersten un Pat."
Ja jūs tos labi nezināt, vai arī neesat pārliecināts, vai vārdi būtu piemēroti, izmantojiet vairāk formalitātes: "Dārgie kungi, Thompson kundze un kundze." Parasti jums nebūs vainas par pārāk formālu, bet uzacis palielināsies, ja esat pārāk neformāls.
Rakstīšana grupai
Kad rakstāt vairāk nekā trim cilvēkiem, vārdu izrakstīšana izskatās apgrūtinoša. Cilvēki mēdz justies kā tikai viens no garajiem sarakstiem. Labāk izmantot grupas terminu, piemēram, "Cienījamā komanda" vai "Dārgie kolēģi". Tas ir smieklīgi, kā grupas nosaukuma izskaidrošana var likt viņiem justies kā pūļa, bet "Dārgā komanda" liek viņiem justies kā pieder pie grupas; viņi ir daļa no komandas. "Cienījamie kolēģi," saka, ka jūs uzskatāt, ka tie ir cienīgi būt par kolēģi, vienlīdzīgu un vērtīgu dalībnieku.
Tomēr nelietojiet „Dārgie kolēģi”, rakstot cilvēkiem, kas ir vecāki par jums. Tehniski viņi ir jūsu priekšnieki, nevis jūsu kolēģi. Bet, ja viņi ir arī komandā, tad "Cienītā komanda" darbosies labi.
Kā nosaukt vārdus
Ja iespējams, rakstiet cilvēkiem pēc nosaukuma. Piemēram, ja vairāki cilvēki jums ir rakstījuši par tēmu un vēlaties rakstīt atpakaļ, centieties atrast un izmantot viņu vārdus. Ja jūs piesakāties darbam vai atrodaties citā situācijā, kurā vēlaties pārsteigt kādu, viņu vārdu atklāšana parāda, ka jūs arī veicat papildu darbu jūsu darbā. Vai jūs zināt kādu uzņēmumā, kurš varētu uzzināt iesaistītā cilvēkresursu personāla vārdus?
Vēl viena ideja ir doties uz organizācijas tīmekļa vietni un redzēt, vai departamenta direktors vai vadītājs ir uzskaitīts. Ja tas ir vienīgais vārds, ko jūs redzat, jūs varat vērsties vēstulē kā: "Cienījamie Burns un kolēģi" vai "Cienījamie Burns kungi un atlases komitejas locekļi." Ja jūs neatradīsiet konkrētus vārdus, rakstot "Cienījamie atlases komitejas locekļi" darīs tikai labi. Kamēr jūs varētu rakstīt: „Cienījamā atlases komisija”, pievienojot „dalībniekus”, tam piešķir īpašu pieskārienu. "Locekļi" atzīst, ka jūs tos redzat kā indivīdus, ne tikai kā vienu lielu anonīmu komiteju.
Apmeklējot dzimumu
Ar tādiem vārdiem kā Džons, Maryans, Wayne un Daisy, ir viegli pateikt savu dzimumu. Citi vārdi var aizdomāt, piemēram, Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew un Alex. Dažreiz viņu pareizrakstība viņus atdod. Piemēram, Adrian parasti ir vīrietis, savukārt Adrienne ir sieviete. Bet vārdi neapmierina kopīgos pareizrakstības noteikumus, tādēļ, ja jūs nezināt, neuzņemieties.
Ja kāds, kuru pazīstat, varētu zināt attiecīgo personu, iespējams, varēsiet uzzināt. Pārbaudiet arī vietni, lai noskaidrotu, vai persona ir rakstīta par to un tiek saukta par viņu. Arī vispārējs interneta meklēšanas vaicājums var sniegt atbildes. Ja viss, kas neatbild uz dzimumu jautājumu, ir pieņemams rakstīt "Dārgais Chris Trainor".
Kam vai ne
Kaut arī "Kam tas attiecas", tas izklausās stingri un ļoti formāli, tomēr tas joprojām ir pieņemams apsveikums izmantot, ja jums nav ne jausmas, kam rakstāt.
No otras puses, "Dear Sirs" ir novecojis. Tas ir gramatikas slazds, kas ir atlikums no dienām, kad uzņēmumi bija vīriešu domēni. "Cienījamie kungi" šodien ir nepiemēroti, kad sieviete ļoti labi var saņemt jūsu vēstuli. "Cienījamie kungi vai dāmas" vismaz atzīst, ka sieviete var būt viens saņēmējs, bet tas joprojām izklausās vecmodīgi. Pirmkārt, neviens vairs nav adresēts kā kungs vai kundze, izņemot varbūt pēc viņu miesnieka vai šofera. Ja jums nav vārdu un nav nevienas idejas par viņu dzimumu, mēģiniet kaut ko citu, piemēram, "Sveicieni" vai "Sveiki". Šie ir draudzīgi un atbilstoši dzimumam.
Manners Matter e-pastā, pārāk
Visās, bet ne formālajās lietās, vēstules nosūtīšanas vietā ir pieņemams nosūtīt e-pasta vēstuli. Daudzi darba piedāvājumi iesaka e-pasta atbildi. E-pasts ir vieglāks saziņas veids, bet tāpat kā pavadvēstulē joprojām piemēro gramatikas un etiķetes noteikumus. Kļūdas un kļūdas tiks pamanītas, un jūs tos vērtēsit.
Šīs pašas vadlīnijas tiek piemērotas rakstot diviem vai trim cilvēkiem vai grupai. Nosūtot e-pastu, ir svarīgi, lai e-pasta adreses tiktu ievietotas laukā "bcc", nevis laukā "To". Daudzi cilvēki nevēlas, lai viņu e-pasta adreses kļūtu par publiskām zināšanām, jo īpaši, ja ir viegli nosūtīt e-pastu ar ikviena kontaktinformāciju. "bcc", kas apzīmē "aklo oglekļa kopiju", nozīmē, ka varat redzēt adresi, bet citi saņēmēji to nevar.
