Konferences zvani ir noderīgi, lai organizētu tikšanos ar cilvēku grupu dažādās vietās, kurām nepieciešams pieņemt lēmumus. Advokātu grupai, iespējams, būs jātiek galā ar savu klientu stratēģiju un jāizlemj, vai grupa bachelorettes var mēģināt plānot kāzu dušu. Konferences zvans var palīdzēt cilvēku grupai pieņemt lēmumus dažu minūšu laikā, un tas var aizņemt dienas pa e-pastu un var būt neiespējami darīt personiski.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Tālrunis
-
Sanāksmju plānošanas programmatūra
Nosakiet cilvēkus, kuriem nepieciešams uzaicināt uz konferences zvanu. Pēc tam piešķiriet prioritāti katras personas apmeklējumam. Ja konferences zvanam ir trīs vai četri cilvēki, prioritāšu noteikšana uzaicinātajam sarakstam var nebūt svarīga. Bet, ja jūs uzaicināt sešus vai vairāk cilvēkus, ir lielāka iespējamība, ka tiks veikti konflikti. Pārliecinieties, ka svarīgie lēmumu pieņēmēji varēs apmeklēt.
Sazinieties ar svarīgiem dalībniekiem, lai noteiktu plānošanas konfliktus. Uzziniet, vai un kad šie cilvēki ilgstoši atradīsies ārpus pilsētas, lidmašīnā un nav pieejami, lai zvanītu vai citādi nevarētu apmeklēt. Sakārtojiet sapulču laiku šajos konfliktos.
Nosūtiet uzaicinājumu visiem dalībniekiem. Izmantojiet e-pastu, Evite vai citu ielūgumu programmatūru. Microsoft Outlook var ieplānot sapulci, sūtīt ielūgumus un ļaut uzaicinātajiem pieņemt vai noraidīt. Jūs ātri saņemsiet vispārēju priekšstatu par to, kas var apmeklēt un kas nevar. Uzaicinātajiem var būt ieteikumi par laiku, kas viņiem labāk darbojas, un viņi var arī nosūtīt jums darba kārtības jautājumus atbildēs uz sapulces pieprasījumu. Pārskatiet savu ielūgumu, pamatojoties uz saņemto atsauksmi.
Plānojiet savu sanāksmi, izmantojot zvanu pakalpojumu. Ir vairāki uzņēmumi, kas specializējas konferences zvanu rīkošanā, piemēram, FreeConference un InstantConference. Ja jūsu uzņēmums bieži sastāda konferences zvanus, noskaidrojiet, vai jūsu uzņēmumam ir līgums ar konkrētu zvanu.
Nosūtiet pabeigto ielūgumu visiem dalībniekiem. Nosūtiet ielūgumu arī tiem cilvēkiem, kuri noraidīja sākotnējo sapulces pieprasījumu, ja tie vēlāk kļūs pieejami. Pārliecinieties, ka ielūgumā ir iekļauta visa atbilstošā informācija, ieskaitot zvana datumu un laiku, valsts kodu un tālruņa numuru, ko dalībniekiem vajadzētu izmantot, kā arī visus nepieciešamos dalībnieku kodus. Iekļaujiet arī savu kontaktpersonas numuru, lai dalībnieki varētu sazināties ar jums tieši, ja viņiem ir problēmas ar numuru sastādīšanu.
Padomi
-
Ja nekad iepriekš neesat izmantojis konferences zvanu pakalpojumu, jautājiet par zvanu skaidrību un lietošanas ērtumu. Ir daži bezmaksas pakalpojumi, bet daži - par maksu. Salīdziniet maksas pakalpojumu cenas un izlemiet, kas vislabāk atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām.
