Datortehnoloģijas mūs vada elektroniskās glabāšanas laikmetā. Visu veidu uzņēmumi cenšas samazināt elektronisko biroju, cenšoties samazināt izmaksas un palielināt efektivitāti. Neskatoties uz to, ka arvien lielāka uzmanība tiek pievērsta datorizētiem datiem, lielākā daļa no veiktajiem darījumiem joprojām ir atkarīga no dokumentu kopijas uzglabāšanas. Lēmums izmantot sānu vai vertikālus failus biroja vidē ir atkarīgs no dažādiem faktoriem.
Vēsturiskā uzskaite
Gadu gaitā nepieciešamība pēc uzskaites ir palielinājusies, pieaugot iedzīvotāju skaitam un radot jaunus uzņēmumus. Tādām profesijām kā likums un medicīna ir nepieciešami pilnīgi un precīzi rakstiski pieraksti par klientu darījumiem. Ražotāji un mazumtirgotāji paļaujas uz klientu datnēm tiešai pārdošanai un reģistrē pirkumus. Agrāk vajadzība pēc dokumentu uzglabāšanas ir radījusi nozares nišas uzņēmumiem, kas cenšas apmierināt dažādas reģistrācijas prasības. Darbavietas dokumentu glabāšana ir attīstījusies no plauktiem papīra lapām un cubby caurumos līdz labi pārdomātām kartotēkas sistēmām, kas pieejamas daudziem ražotājiem.
Vertikālās kartēšanas sistēmas
Vertikālie skapji ir vecāki no galvenajiem populāri lietojamiem failu skapjiem. Tie var būt izgatavoti no koka vai metāla un ir pieejami ar diviem, četriem vai pieciem atvilktnēm. Divu atvilktņu faili tiek izgatavoti, lai tie atbilstu standarta galda augstumiem kā darba saderības jautājums. Pieci atvilktņu vertikālie faili parasti ir 60 collas augsts un parasti netiek izmantoti darba birojos, jo augšējie atvilktnes ir pārāk augstas, lai tās varētu viegli piekļūt. Tos izmanto masu uzglabāšanas vietās, kur ir vieta, kur ir piemaksa. Vertikālie faili tiek piegādāti divos pamata atvilktņu izmēros, lai pielāgotu standarta burtu un juridisko izmēru dokumentus.
Sānu kartēšanas sistēmas
Sānu faili piedāvā dažas atšķirīgas priekšrocības salīdzinājumā ar vertikāliem failiem. Viņi var uzņemt gan burtu, gan juridisko izmēru dokumentus. Sānu faili parasti nodrošina pat vienu trešdaļu vairāk reģistrācijas telpu nekā vertikālie failu atvilktnes. Tā kā tie ir pieejami galda augstumos, tie kalpo divkāršam faila un ticamības mērķim. Abas atvilktnes ir ērti pieejamas sēdēšanas laikā. Ja darba vietai ir nepieciešama tūlītēja un atkārtota atsevišķu failu pieejamība, sānu fails ir ideāls pieteikuma risinājums. Tikai šīs funkcijas dēļ tie ir vēlamā lietojumprogrammu sistēma vadītājiem un profesionāļiem.
Iesniegšanas padomi
Izvēloties jūsu uzņēmuma failu skapjus, rūpīgi apsveriet, kā faili tiks izmantoti un ar kādiem darbiniekiem. Tirdzniecības pārstāvju vai tehniskā atbalsta ietvaros cilvēki, kuriem nepieciešama ātra piekļuve dokumentiem, vislabāk tiks apkalpoti ar sānu kartotēkas sistēmām. Vislabāk ir konsultēties ar reģistrācijas profesionāļiem, pirms tiek uzņemta saistība ar sānu vai vertikālu iesniegšanu. Lieliem biroja iekārtu piegādātājiem ir pieejams apmācīts personāls, lai ieteiktu visefektīvāko iesniegšanas veidu konkrētam uzņēmumam. Tie piedāvā plānošanas un izkārtojuma shēmas kā daļu no pārdošanas procesa.
Iespējas apsvērt
Konsultējieties ar vairākiem biroja piegādes uzņēmumiem, apsverot failu sistēmas, lai pārliecinātos, ka jūs saņemat vislabāko par savu naudu. Apsveriet iespējamos ietaupījumus, iegādājoties lietotus priekšmetus no izplatītājiem vai izsolēs. Ja finanses ir saspringtas, aplūkojiet nepieciešamās līzinga iespējas.
