Jūsu norēķinu sistēma var būt tikpat rudimentāra kā pildspalva un virsgrāmatā vai tik sarežģīta kā datora un programmatūras programma, kas izstrādāta, lai pārvaldītu visu, sākot no maksas aprēķināšanas līdz paziņojumu nosūtīšanai. Izsmalcinātība, pamata rēķinu koncepcijas nav mainījušās kopš Bībeles laikiem. Joprojām pastāv pakalpojumu sniedzējs, pakalpojumu lietotājs un maksa, kas saista attiecības.
Norēķini sākas ar cilvēkiem
Jūsu personāls izveido katra klienta profilu kā pirmo soli, izstrādājot individuālu norēķinu sistēmu jūsu uzņēmumam. Datu darbinieki vāc vārdus, norēķinu adreses un noteikumus, saskaņā ar kuriem tiek iekasētas jūsu maksas. Ja ir iesaistīta trešā persona, piemēram, apdrošināšanas sabiedrība, šī informācija ir nodrošināta. Klienti var lūgt jums rēķinu tos tieši vai uzlikt maksu par kredītkarti.
Datu ievade un verifikācija
Klientu sniegtā informācija tiek ievadīta programmatūras programmā vai ierakstīta manuāli virsgrāmatā. Kredītpunktu un apdrošināšanas kompānijas pārklājuma pārbaudi var veikt, izmantojot tālruni vai tīmekļa vietni. Jūsu darbiniekiem, iespējams, būs jāizmanto jutīga informācija, piemēram, kredīta rādītāji, lai izveidotu pilnīgu savu norēķinu sistēmas profilu, jo daži klienti var vēlēties atmaksāt savu parādu pa daļām.
Kodēšanas konti
Neatkarīgi no tā, vai jūsu uzņēmums veic rēķinu par vienu pakalpojumu (konsultāciju) vai neskaitāmiem pakalpojumiem (konsultācijas, laboratorijas maksas, materiāli un tamlīdzīgi), ir svarīgi izveidot kodēšanas sistēmu, lai kategorizētu katru pakalpojumu un produktu. Piemēram, zobārstniecības pacientu var saņemt rēķinu par tīrīšanu, bet maksa, kas jāmaksā, ja zobārsts veic procedūru higiēnista vietā, nav vienāds, tāpēc rēķinu sagatavošanai izmanto divus kodus. Viens kods var nozīmēt zelta kroni, bet otrs ir lētākais porcelāna vāciņš. Kodi veic dubultu nodokli, ļaujot jums sekot izmaksām un kategorijām, lai jūs vienmēr zināt, kā tiek iztērēts laiks un resursi.
Rēķini tiek izdoti
Jums ir daži veidi, kā iestatīt norēķinu sistēmas iepazīšanu. Daži uzņēmumu īpašnieki rēķina katru klientu tajā pašā dienā katru mēnesi. Ja neizmantojat datoru, lai apstrādātu šo darbu, ir lietderīgi sekot šim piemēram. Alternatīvi, jūsu elektroniskā norēķinu sistēma var ļaut jums kārtot klientus pēc “pakalpojumu datuma”. Piemēram, 10. jūlija pakalpojums automātiski ģenerēs paziņojumu par 10. augustu, izmantojot standarta 30 dienu norēķinu ciklus. Jūsu naudas plūsmu var labāk apkalpot, izsūtot paziņojumus dažu dienu laikā pēc pakalpojuma sniegšanas. Jūs varat izmantot gan gliemežu pastu, gan elektronisko rēķinu izrakstīšanu klientiem.
Rēķini tiek izsekoti
Grāmatvedības konti, kad ir pienācis termiņš un kas ir pagājuši, ir svarīga katra uzņēmuma norēķinu sistēmas daļa. Maksājumu atgādinājumi, kas ir saskaņoti ar “nokavēto” maksājumu piesaisti, ir vēl viens ieguvums, lai uzturētu datorizētu norēķinu sistēmu. Alternatīvi jūsu grāmatvedības darbinieki var izmantot „karstā faila” sistēmu, kurā iekļauts ritošais saraksts ar termiņiem, kas aicina tālruņa zvanus atgādināt klientiem par rēķinu apmaksu pēc tam, kad ir pagājis termiņš.
Kolekcijas pakalpojumi, revīzijas un starpnieki
Jūs varat labāk rīkoties ar saviem savākšanas pakalpojumiem, nevis izmantot ārēju aģentūru, lai pārraudzītu neizmaksāto maksājumu jautājumus. Periodiski, pašpārbaudes prakse aptver daudzu veidu norēķinu sistēmas pārkāpumus. Jūs varat arī sazināties ar klīringa centru, kas izveidots, lai rūpētos par katru jūsu norēķinu sistēmas aspektu, sākot no klientu kredīta čekiem līdz rēķinu izrakstīšanai. Šie pakalpojumi nav lēti, bet, ja vēlaties veikt norēķinus, kompromisa izmaksas var būt vērstas.
