Lai darbotos efektīvi, ir svarīgi sekot līdzi dokumentiem. Līgumi. Priekšlikumi. Rēķini. Rēķini. Licences. Pat 21. gadsimtā, kad lielākā daļa dokumentu ir digitāli, failu pārvaldība joprojām ir nepieciešama, lai jūsu administratīvās darbības būtu nevainojamas. Daudzi no biznesa dokumentu pārvaldības principiem paliek nemainīgi, neatkarīgi no tā, vai jūsu digitālā reģistrācijas sistēma ir jūsu klēpjdatorā vai mākonī.
Failu pārvaldības principi
Labas failu pārvaldības pamatlikums ir tas, ka sistēmai būtu vieglāk atrast dokumentus. Ja tā nav, tad tas nav nekāds lietojums.
Labai dokumentu noformēšanas sistēmai, neatkarīgi no tā, vai tā atrodas tērauda skapī vai mākonī, vajadzētu padarīt iesniegšanu mazāk garlaicīgu un sarežģītu; jums nevajadzētu pavadīt vairākas minūtes, tikai noskaidrojot, kurš fails ir šī mēneša pārdošanas pārskats. Būtu arī viegli iegūt nepieciešamo informāciju. Laba iesniegšana nav atkarīga no cilvēkiem: ja jūsu administratīvais palīgs vai IT persona aiziet, viņu aizstāšanai vajadzētu būt spējīgai izprast sistēmu. Failu kategorijām jābūt skaidrām un viegli identificējamām. Sistēmai būtu jārada vieglāk identificēt un notīrīt neaktīvus ierakstus.
Elastīgums ir svarīgs, jo īpaši ar programmatūru. Dokumentu reģistrēšanas sistēma, kas bloķē jūsu uzņēmumu vienā piegādātājā vai vienā konkrētā datora platformā, var izrādīties problēma ceļā.
Sistēmai arī jāspēj tikt galā ar izaugsmi. Faili neizbēgami uzkrājas, jo jūsu bizness aug, pievieno jaunus klientus un paplašina personālu. Laba sistēma var apstrādāt vairāk datu un dokumentu uzglabāšanas, nekā gaidāt.
Failu pārvaldības priekšrocības
Laba biznesa dokumentu pārvaldība var dot konkrētu labumu jūsu uzņēmumam. Ātrāka iesniegšana un izgūšana ietaupa laiku un padara darbiniekus efektīvākus un produktīvākus. Ja sistēma samazina nepareizos failus, tas var ietaupīt daudz laika un problēmu. Tas ir īpaši svarīgi, ja jūs dodaties tiesā vai veicat revīziju: ja jums nav svarīgāko dokumentu, tas var novest pie nelaimīga rezultāta.
Efektīva, pārdomāta sistēma samazina to, cik reižu jums ir jāiegādājas kartotēkas un cik daudz vietas jums ir nepieciešams, lai to uzglabātu. Tas arī atvieglo jaunu personāla apmācību.
Digitālā un cietā kopija
Izmantojot digitālo failu pārvaldības sistēmu, ir ievērojamas priekšrocības. Digitālā arhivēšana ļauj meklēt dokumentus pēc atslēgvārdiem, kas var nodrošināt nepieciešamo dokumentāciju ātrāk. Labai sistēmai ir citas priekšrocības:
- Tā var saglabāt dažādus dokumentu veidus, piemēram, teksta apstrādes failus, e-pastus un PDF failus.
- Tas ierobežo piekļuvi konfidenciāliem dokumentiem.
- Tā uzrauga, kurš lasa, kāds dokuments ir.
- Ja kāds veic izmaiņas, varat tos izsekot. Ja nepieciešams, varat tos atsaukt.
- Kontrolēt vecāku dokumentu dzēšanu.
- Ir viegli piekļūt un rediģēt dokumentus ar mobilajiem tālruņiem un citām mobilajām ierīcēm.
Tomēr dažiem dokumentiem ir jāpaliek drukātā veidā, pat ja tos skenējat un digitalizējat. Noteikumi bieži prasa, lai jums tiktu saglabātas uzņēmējdarbības licenču un atļauju kopijas uz papīra, ne tikai kibertelpā. Citi dokumenti, kas varētu būt noderīgi papīra formātā, ietver gada pārskatus, sertifikātus, apdrošināšanas dokumentus un parādzīmes. Atkarībā no jūsu darba līnijas var būt īpaši noteikumi par dokumentu uzglabāšanu.
Fiziskiem dokumentiem draud iznīcināšana no ugunsgrēka, zemestrīces, viesuļvētras vai vienkārši caurules, kas pārrauj un pārpludina biroju. Jūsu uzņēmumam jāveic pasākumi, lai novērstu to, ka:
- Dokumentējiet dokumentus tīros, drošos, videi stabilos un ugunsdrošos konteineros.
- Izveidojiet dublējumkopijas - gan ciparu, gan mikrofišas, gan fotokopijas.
- Atrodiet vietu, kur glabāt kopijas ārpus vietnes, lai, ja ir ugunsgrēks vai cita katastrofa, tās neatbilst tam pašam liktenim kā oriģināliem.
- Jūsu rezerves krātuves atrašanās vietai jābūt pieejamai pēc katastrofas. Viena mākoņa uzglabāšanas priekšrocība ir tā, ka jūs varat piekļūt informācijai jebkurā vietā, kur internets joprojām darbojas.
Jūsu ierakstu indeksēšana
Lai iegūtu vislabāko iznākumu no kartotēkas sistēmas, tas ir jāindeksē efektīvi. Standarta kategorijas varētu ietvert, piemēram, nodokļus, līgumus, klientu korespondenci, tiesas prāvas, debitoru parādus un debitoru parādus. Jūsu papīram un digitālajiem failiem ir jāizmanto tā pati indeksēšanas shēma. Tas atvieglos darbinieku apmācīšanu, lai uzzinātu, kur atrast dokumentus.
Dokumentu apglabāšanas noteikumi
Plānojot failu pārvaldības sistēmu, jums ir nepieciešams nokārtot labu dokumentu saglabāšanas grafiku vai vadlīnijas par to, cik ilgi jāglabā faili. Pat ar digitālo reģistrēšanas sistēmu, tas ir svarīgi: ja jūsu uzņēmums turpina augt, iespējams, "izejmateriālu līguma" vai tamlīdzīgas meklēšanas meklēšana var radīt desmitiem novecojušu dokumentu.
Jūsu dokumentu saglabāšanas grafikā jāņem vērā gan juridiskās, gan uzņēmējdarbības prasības. Ja jums ir dokumenti, kas saistīti ar jūsu nodokļu deklarāciju, piemēram, kredītkaršu rēķini, kas parāda uzņēmuma pirkumus, IRS saka, ka jums tie jāglabā vismaz trīs gadus pēc deklarācijas iesniegšanas. Tas, cik ilgi IRS parasti var atskatīties un pārbaudīt jūs. Saglabājiet nodarbinātības nodokļa uzskaiti uz četriem gadiem un piekāpieties pie atgriešanās, kas septiņus gadus pieprasa sliktu parādu izmaksas.
Dažādiem ierakstiem piemēro atšķirīgus noteikumus. Jums var būt faili, kas saistīti ar vides atbilstību, Vērtspapīru un biržas komisijas iesniegumiem, federālajiem un valsts darba drošības noteikumiem un diskriminācijas tiesvedībām. Katram regulatoram ir savas prasības. Jums ir nepieciešama arī vienkārša biznesa ierakstu politika. Piemēram, jūs nevēlaties dzēst līgumu, pirms esat pabeidzis parakstīto darbu. Ieraksti, kas saistīti ar notiekošo tiesvedību, nedrīkst tikt iznīcināti, pat ja tas būtu jūsu uzņēmuma priekšrocība.
Tā ir jūsu atbildība, vai tā, kas vada jūsu programmu, lai uzzinātu, kuri ieraksti ir jāglabā un cik ilgi. Ikvienam, kas rīkojas ar ierakstiem, jāzina uzņēmuma politika un jāapmāca visi viņu padotie. Regulāriem darbiniekiem ir jāzina arī daži no tiem. Ja, piemēram, darbinieks sūta vai saņem e-pastu, kas ir nepieciešams arhivēt, viņiem ir nepieciešama pietiekama apmācība, lai atpazītu nepieciešamību.
Fiziskiem dokumentiem smalcināšana nodrošina vislielāko drošas apglabāšanas līmeni. Digitāliem failiem ir nepieciešamas procedūras, kas tās izdzēš pēc atgūšanas. Saglabājiet ziņojumu, kurā tiek izsekots, kurus ierakstus esat iznīcinājis un kad tos iznīcinājāt.
Drošība un konfidencialitāte
Masveida hacks un datu pārkāpumi ir ikdienas 21. gadsimta dzīves faktors. Tas nenozīmē, ka tie ir triviāli: datu aizsardzības pārkāpums var kaitēt jūsu reputācijai, izmaksāt naudu vai izraisīt tiesu vai naudas sodu vilni. Pat informācijas noplūde uzņēmumā var radīt problēmas. Vairāki federālie likumi pieprasa, lai jūs, piemēram, saglabātu darbinieku medicīnisko informāciju. Ja citi darbinieki var piekļūt konfidenciāliem ierakstiem, jūs varētu būt par juridisku sāpju pasauli.
Lai izveidotu failu pārvaldības sistēmu, jums jāīsteno drošības un privātuma politika. Darbinieku spējai redzēt dokumentus vajadzētu būt balstītai uz nepieciešamību zināt. Piekļuves pamatā vajadzētu būt autorizācijas sistēmai, nevis tikai uzticēt darbiniekiem neuztverties klasificētos dokumentos.
Tas ir kopīgs, lai tiešsaistē koplietotu dokumentus, ja vairāki darbinieki strādā pie tā paša projekta. Tas paver vēl vienu neaizsargātības logu konfidenciālai informācijai. Failu šifrēšana vai failu apmaiņas sistēmas izmantošana, piemēram, Dropbox, var palīdzēt novērst noplūdes.
Tas ir vēl viens iemesls, lai sagrautu vai dzēstu vecus, nevajadzīgus failus. Pat ja viņi nav izmantojuši jūsu uzņēmumam, viņiem var būt konfidenciāla informācija par bijušajiem darbiniekiem vai klientiem, kuri to nenovērtētu.
Neatkarīgi no tā, kādus noteikumus jūs saņemat, ir svarīgi apmācīt visus darbiniekus ne tikai datu vākšanas un iegūšanas procesā, bet arī konfidencialitātes noteikumus un ierakstu saglabāšanas grafiku.
