Pārsūtīšanas ziņojumi ir pamatinstruments, ko izejošais darbinieks izmanto, lai informētu par jaunu darbu, kas saistīts ar iepriekšējo darbu, un kas ir jāveic, lai nodrošinātu nepārtrauktu darbinieku pāreju. Šāda veida ziņojumu var izmantot dažādos veidos. Tas varētu ietvert informāciju par vienkāršu maiņu maiņai vai pastāvīgu aizvietotāju. Ziņojumā jāiekļauj visa būtiskā informācija, kas jums būs jāzina, lai pārliecinātos, ka pēc jūsu amata atstāšanas nav nevajadzīgu un neparedzētu problēmu.
Darbinieku nodošanas ziņojuma sagatavošana
Pirms sākat veidot savu nodošanas piezīmi, izveidojiet visu informāciju, kas būs jāzina ienākošajam darbiniekam. Apsveriet, ko jūs darāt katru dienu, kā arī lietas, ko veicat katru nedēļu, mēnesi vai gadu. Iekļaujiet citu informāciju, kas nav jūsu galvenie pienākumi un pienākumi, piemēram, svarīgi kontakti, protokols, komandķēde, paroles, atslēgas, svarīgi datumi, apmācību programmas un jebkura cita darba specifiska informācija.
Padomājiet par termiņiem un prioritātēm
Kad jūtaties kā jūsu saraksts ir pabeigts, sāciet saraksta sadalīšanu pēc prioritātēm, biežuma, informācijas veida un secības. Uzskaitiet pašreizējos projektus, datumus vai laikus, kad tie sākās, kā tie jāattīsta, un to paredzamo pabeigšanas datumu vai laiku. Ienākošajam darbiniekam ir jāzina, kādi uzdevumi būs nepieciešami pēc nodošanas.
Sāciet ar galvenajiem mērķiem
Sāciet rakstot kopsavilkumu par pozīcijas mērķiem - jūsu un uzņēmuma -, lai jūsu aizvietotājs zinātu, kur jāsāk. Turpmākais ir atkarīgs no ziņojuma mērķa. Piemēram, pārejas maiņas nodošanas ziņojumam jūs sāksiet ar to, kas tika uzsākts jūsu maiņā, un tas ir jāpabeidz līdz nākamajam. Ņemiet vērā arī pabeigtos uzdevumus, tāpēc ienākošā maiņa nedublē to, ko darījāt. Jauns, pastāvīgs darbinieks, uzrakstiet sarakstu ar īstermiņa un ilgtermiņa projektiem, kurus pašlaik strādājat, kā arī ievērojamiem projektiem, kurus esat pabeidzis iepriekš. Iekļaujiet visus datumus un termiņus, kas jaunajai personai jāzina.
Pievienot padomus un resursus
Ir arī noderīgi iekļaut padomus, lai veiksmīgi pabeigtu attiecīgos uzdevumus. Piemēram, jūs varat veikt detalizētu direktoriju par konkrēto dokumentu un objektu atrašanās vietu, kas jāaizstāj jūsu vietā, papildus norādot kontaktinformāciju cilvēkiem, kas ir saistīti ar konkrēto darbu. Ja iespējams, iekļaujiet veidus, kā uzlabot produktivitāti un darba izpildi. Tas aizvietos jūsu instrumentus, lai turpinātu to, ko sākāt, nepārtraucot procesa plūsmu un palielinot veiksmīgas iznākuma iespējamību.
Izmantojiet veidni
Lai vienkāršotu darbinieku nodošanas ziņojuma sagatavošanas procesu, izveidojiet savu pārskatu, izmantojot biroja datorprogrammu. Izmantojiet esošu nodošanas ziņojuma veidni vai izveidojiet savu, pamatojoties uz vienumiem, kas specifiski darba tipam "nodošanas ziņojuma veidne", meklētājprogrammā būtu jāatgriež daudz piemēru. Un neaizmirstiet izlabot nodošanas ziņojumu pirms iziešanas no savas pozīcijas, lai nodrošinātu, ka visa attiecīgā informācija ir pieejama jaunajam darbiniekam.
