Vai jūs esat jauna bezpeļņas organizācija, kas vēlas mainīt pasauli, vai neliela grupa, kas cenšas piesaistīt līdzekļus skolas grupu formas uniformām, skaidras naudas ziedojumu pieņemšana un apstrāde var būt sarežģīta. Labi nodomātiem fondu audzētājiem nav jādara daudz, lai iekļūtu nopietnā karstā ūdenī ar IRS, tāpēc izmantojiet padomus šajā rokasgrāmatā, lai ietaupītu laiku un pūles, nosakot stingras finanšu prakses. Uzziniet, kā apstrādāt skaidras naudas ziedojumus, atvērt norēķinu kontu un izmantot internetu, lai apstrādātu skaidras naudas dāvanas, lai jūsu grupa varētu palīdzēt citiem palīdzēt, nevis atkārtoti izskaidrot, kā tiek veikti grupas centieni.
Atveriet bankas kontu sava uzņēmuma vai iemesla dēļ. Tam parasti ir nepieciešama dokumentācija, tāpēc jāiekļauj jūsu harta, nolikums, statūti un cita veida dokumenti, ko var izmantot kā pierādījumu jūsu organizācijas misijai un principiem.
Pilnvarot divus parakstītājus par visiem skaidras naudas darījumiem ar savu bankas kontu. Šī "divkāršā paraksta nepieciešamība" maksā vairāk, lai īstenotu, bet tā ir tālu no tā, lai pārliecinātu gan donorus, gan biedrus, ka jūsu organizācija atrodas uz augšu un uz augšu.
Izstrādājiet standarta "naudas ziedošanas veidlapu" un pieprasiet, lai katrs dāvinājuma devējs aizpildītu vienu reizi katru reizi, kad tiek veikta iemaksa. Šajā veidlapā jāiekļauj donora nosaukums, adrese un cita kontaktinformācija, vieta naudas summai, datums, kā arī norādīti visi nosacījumi, saskaņā ar kuriem ziedojums --- viss vai daļēji --- ir pieļaujams kā nodokļu norakstīšana. Pievienojiet rindu, lai parakstītu personu, kas pieņem ziedojumu.
Kvalificējiet katru naudas dāvanu, lai pārliecinātos, ka tā atbilst jūsu organizācijas misijai. Pārliecinieties, ka tai nav pievienotas “virknes” un ka nav nekāda interešu konflikta, vai arī tas nav saistīts ar ieguldījumu, pirms jūsu grupa to pieņem.
Piekrītu standarta metodei, lai apstrādātu iemaksu kastes ziedojumus. Izmantot to, ko sauc par divkāršu skaitīšanas sistēmu, kurā vismaz divi grupas dalībnieki var liecināt par katru ziedojumu kastes darījumu. Šo kastu fiziskā kontrole ir rūpīgi jāuzrauga. Saglabājiet detalizētu informāciju par laiku, datumiem un cilvēku skaitīšanas, nodošanas, deponēšanas vai citādi pārvietojošo līdzekļu fondiem.
Noteikt naudas līdzekļu ziedošanas limitus, lai radītu juridiskas pārbaudes un līdzsvaru. Dažām grupām ir nepieciešama vienprātība, pirms noteiktā summa var tikt pieņemta (piemēram, $ 1000), lai noteiktu īpašo interešu uzraudzību grupas vārdā.
Apsveriet iespēju izmantot trešās puses pakalpojumu, piemēram, Pay Pal, lai apstrādātu naudas dāvanas. Neviena tīmekļa vietne nav nepieciešama (lai gan daudzi klubi uzskata, ka ir viegli izveidot saiti uz Pay Pal, izmantojot mājas lapas saiti), un atbalstītāji var veikt drošus ziedojumus no savām bankām vai kredītkartēm. Papīra taka ir visaptveroša un viegli lietojama. Pay Pal var arī izveidot automātiskus ikmēneša abonementus biežiem devējiem.
Iestatiet Excel (vai citas datubāzes programmatūras) izklājlapas, lai izsekotu visus naudas ieņēmumus. Izlaist skaidras naudas kastes ziedojumus, čekus, kredītkaršu darījumus, Pay Pal ieņēmumus un papildu ieņēmumu ieņēmumus, lai saglabātu cilnes, kur grupas nauda nāk no turpmākajiem mārketinga pasākumiem.
Strādājiet ar baņķieri vai grāmatvežu, ja jūsu dalība nav saistīta ar komandas locekli, kas ir apmierināts ar finansēm. Vienmēr nosūtiet dāvanu devējiem pateicības vēstuli tūlīt pēc naudas ziedojuma saņemšanas. Šis papildu pieskāriens, kad tas tiek nosūtīts savlaicīgi, atgādina donoram par viņu ieguldījumu, runā par grupas pateicību un nosaka posmu nākotnes kampaņu pārsūdzībām.
