Situācijas ziņojums ir tieši tas, ko norāda nosaukums: ziņojums par situāciju, kurā ir pārbaudīta, faktiska informācija, kas sniedz skaidru priekšstatu par „kas, ko, kur, kad, kāpēc un kā” par incidentu vai situāciju. Daudzas organizācijas izmanto situācijas ziņojumus, lai sniegtu priekšniekiem informāciju un informāciju, kas vajadzīga, lai pieņemtu pareizus un atbilstošus lēmumus. Ārkārtas situāciju pārvaldības organizācijas, valdības aģentūras, bruņotie dienesti, uzņēmumi, tiesībaizsardzības iestādes, humānās palīdzības nevalstiskās organizācijas un diplomāti visi paļaujas uz situācijas ziņojumiem.
Novērot situāciju pēc iespējas skaidrāk. Ja pasākums bija dabas katastrofa, aplūkojiet katastrofu apgabalu un ņemiet vērā ietekmi uz zemi, infrastruktūru un iedzīvotājiem. Situācijas ziņojumā jāsniedz visi attiecīgie fakti cilvēkiem, kas savu lēmumu pamatos ar šiem faktiem. Ievērojiet rūpīgi. Koncepcija un viedoklis neietilpst situācijas ziņojumā.
Runājiet ar visiem iesaistītajiem cilvēkiem, no kuriem jums nepieciešama informācija. Katra organizācija, kas pieprasa vai sagatavo situācijas pārskatus, visticamāk uzskaitīs personālu, ar kuru jāsazinās un jāinformē. Veiciet labas piezīmes katras sarunas laikā, jo jūs šos datus iekļausit ziņojumā.
Savāc un vāc datus. Mērķis ir sniegt visaptverošu priekšstatu par notikumu un tā rezultātiem. Ievērojiet detalizētu informāciju par katru situācijas aspektu: kas notika, kam, informācija par laiku, datumu un atrašanās vietu, ietekmi uz infrastruktūru un to, kā vietējie iedzīvotāji reaģē. Daudzām organizācijām ir standarta formāts situācijas ziņojumam, kas pieprasa noteiktus informācijas veidus. Ja šāds formāts ir, izmantojiet to. Tas padarīs datu vākšanu ātrāku un precīzāku.
Rakstiet ziņojumu loģiskā secībā. Iekļaujiet visu attiecīgo informāciju. Izmantojiet skaidru un kodolīgu vārdu krājumu, lai aprakstītu notikumus, izvairoties no īpašības vārdiem un vārda. Regulāri progresa ziņojumi, visticamāk, sekos sākotnējam ziņojumam par situāciju, tāpēc jums tikai jāapraksta, kas notiek pašlaik, nevis to, kas varētu notikt tuvākajā nākotnē.
Ziņojuma sākumā iekļauj svarīgākos punktus vai kopsavilkuma sadaļu, bet tikai pēc tam, kad visi dati ir apkopoti un nodoti loģiskā secībā. Izmantot faktus un skaitļus, izvairoties no pieņēmumiem. Kopsavilkumā vai izceltajā sadaļā ir jānodod vissvarīgākā informācija aizņemtiem priekšniekiem, lai vispirms to izlasītu.
Padomi
-
Paturiet prātā ziņojuma lasītājus un to, kas viņiem jāzina par situāciju.
