Lēna pasūtījuma izpilde var samazināt jūsu uzņēmuma sniegto klientu apkalpošanas kvalitāti. Zemākas kvalitātes klientu apkalpošana galu galā ietekmēs jūsu uzņēmuma finansiālo stāvokli. Apstiprinājumu saņemšana pirkuma pasūtījumiem, kas apstrādāti pēc iespējas ātrāk un efektīvāk, nozīmē, ka jūsu uzņēmumam būs nepieciešamās preces, lai laikus noturētu lietas. Izmantojot Microsoft Outlook e-pasta klientu, lai nosūtītu pirkuma pasūtījuma apstiprinājuma pieprasījumus, var racionalizēt piegāžu vai vairumtirdzniecības preču pasūtīšanas procesu, vienlaikus nodrošinot, ka ievērojat pareizas iepirkuma procedūras.
Sagatavojiet pasūtījumu
Dodieties uz Microsoft Office “Purchase and Sale Order” lapu un izvēlieties veidni. Pārliecinieties, ka varat atvērt, rediģēt un saglabāt veidni savā datorā. Izveidojiet veidnes, izmantojot Microsoft Excel, Microsoft Word vai citu piemērotu programmu.
Atlasiet "Atvērt", kad noklikšķināt uz pogas "Lejupielādēt", lai izvēlētā veidne tiktu atvērta norādītajā programmā. Pielāgojiet veidni, lai atbilstu jūsu vajadzībām un saglabātu to savā datorā.
Izveidojiet un saglabājiet savu pielāgoto veidni, ja jums nepatīk neviena no Microsoft pieejamajām veidnēm. Ja nepieciešams, varat izmantot Microsoft veidnes kā ceļvedi.
Izveidojiet jaunu dokumentu, pamatojoties uz jūsu veidni, izmantojot programmas izvēlni. Īsceļa izmantošana nenodrošina piekļuvi veidnēm. Aizpildiet savu dokumentu un saglabājiet to savā datorā.
Izmantojiet finanšu programmu, lai nosūtītu pirkuma pasūtījumu, ja tas ir veids, kā veidojat pirkuma pasūtījumus. Dažām finanšu programmām, piemēram, QuickBooks, ir Microsoft Outlook integrācija, lai jūs varētu nosūtīt pirkuma pasūtījumu apstiprināšanai tieši no programmas.
Eksporta pirkuma pasūtījumus no finanšu programmatūras bez Microsoft Outlook integrācijas, ja iespējams, izmantojot izklājlapu vai vārdu formātu. Ja tas nav iespējams, izdrukājiet pabeigto pirkuma pasūtījumu kā PDF dokumentu un saglabājiet to datorā.
Nosūtīt pirkuma pasūtījumu
Atveriet Microsoft Outlook un augšējā kreisajā stūrī noklikšķiniet uz pogas “Jauns”, lai atvērtu jaunu ziņojumu.
Dodieties uz cilni Ievietot. Noklikšķiniet uz “Pievienot failu” un dodieties uz pirkuma pasūtījumu, lai to atlasītu. Noklikšķiniet uz pogas Ievietot, lai to pievienotu e-pastam.
Iestatiet fonta lielumu uz 14 un fonta krāsu melnā krāsā. Tips “Es esmu pārskatījis un apstiprinājis pievienoto pirkuma pasūtījumu.” Sākt jaunu līniju.
Iestatiet fonta lielumu uz 11 un fonta krāsu pelēkā krāsā. Tips “Pārskatiet pievienoto pirkuma pasūtījumu un atbildiet uz šo e-pastu. Ierakstiet zemāk "Y- Jūsu vārds", lai apstiprinātu pirkuma pasūtījumu vai "N- Jūsu vārds", lai noraidītu pirkuma pasūtījumu. Piezīme. Atbildei jābūt no e-pasta konta, uz kuru tā tika nosūtīta.
Izlaist četras līnijas un iestatiet fonta lielumu līdz 14 un fonta krāsu - melnu. Veids „ Es neesmu pilnvarots apstiprināt šo pirkuma pasūtījumu.” Sākt jaunu līniju.
Iestatiet fonta lielumu uz 11 un fonta krāsu pelēkā krāsā. Ierakstiet “Atbildēt sūtītājam. Novietojiet X iepriekš minētajā laukā, ja neesat pilnvarots apstiprināt šo pirkuma pasūtījumu un, ja jūs zināt, kas ir, iekļaujiet vārdu, piemēram, X - Bill Smith."
Padomi
-
Izdrukājiet apstiprināta pirkuma pasūtījuma e-pasta kopiju un pievienojiet to rēķinam par pirkumu, lai dokumentētu, ka pirkums ir atļauts.
Brīdinājums
Fiziskā paraksta iegūšana ir drošāka par e-pasta apstiprinājumu, jo kāds cits var piekļūt personas e-pasta kontam, ja tas ir parakstīts visu dienu.
