Neatkarīgi no tā, vai jums ir mazs uzņēmums vai liela sabiedrība, ir svarīgi pareizi uzglabāt un pārvaldīt uzņēmējdarbības gaitā izveidotos dokumentus. Tie var ietvert kaut ko no digitāliem failiem un nodokļu deklarācijām līdz līgumiem un projektu ziņojumiem. Tajā ievieš dokumentu un ierakstu pārvaldību. Tās galvenie mērķi ir apstrādāt ierakstīto informāciju, uzlabot vispārējos darba procesus un nodrošināt ātrāku datu atgūšanu. Pastāv vairāki ierakstu pārvaldības sistēmu veidi, un katrai no tām ir atšķirīgas iezīmes.
Kas ir ierakstu pārvaldības sistēma?
Uzņēmuma īpašnieki parasti ir sūdzības par uzņēmuma ieņēmumiem vai rēķiniem, nepareiziem dokumentiem un korumpētiem failiem. Laika posmā no 2005. līdz 2018. gadam datu pārkāpumu rezultātā ASV tika atklāti vairāk nekā 22 miljoni ierakstu. Turklāt darbinieki pusi savu laiku pavada, meklējot informāciju par viņu uzņēmuma darbību. Vairāk nekā 26 procenti apgalvo, ka datu pārvaldība savās organizācijās ir nedaudz haotiska.
Uzņēmumiem, kas ir lieli un mazi, ir jāglabā uzskaite par noteiktu laiku. Piemēram, bankas un kredītkaršu pārskati ir jāglabā drošā vietā vismaz septiņus gadus. Tas pats attiecas uz nodokļu deklarāciju sagatavošanas dokumentiem. Ieguldījumu konta izraksti, atceltās čeki un apmaksa ir jāglabā vismaz vienu gadu.
Ko darīt, ja šie dokumenti ir pazaudēti vai bojāti? Iedomājieties, ieslēdzot datoru, lai saprastu, ka tas ir hacked. Ja jūsu biroja ēka aizdegsies, visi jūsu faili var tikt zaudēti uz visiem laikiem. Protams, jūs vienmēr varat glabāt kopijas citā vietā, bet tas nozīmētu vairāk vietas un augstākas izmaksas.
Datu pārvaldības sistēma, kas pazīstama arī kā RMS sistēma, var padarīt visu daudz vieglāku. Šāda veida programmatūra ļauj glabāt, atrast un izmantot oficiālus ierakstus kā pierādījumus par darījumiem, maksājumiem un citām uzņēmējdarbības darbībām. Jaunākajās dokumentu un ierakstu pārvaldības programmās ir uzlabotas funkcijas, piemēram, meklēšanas rīki, skenēšanas iespējas, saglabāšanas un klasifikācijas rīki, atbilstības izsekošanas funkcijas un citas.
Ierakstu pārvaldība ne tikai nodrošina, ka jūsu faili būs viegli pieejami ikreiz, kad tie būs nepieciešami, bet tas var arī uzlabot jūsu uzņēmuma darbplūsmu un produktivitāti. Darbinieki varēs ātri iegūt datus, apstrādāt informāciju, identificēt katra ierakstu sērijas īpašnieku un novērst liekos datus.
Uz Cloud-Based Records Management Software
Izmantojot mākoņa arhitektūras sistēmu, jums ir visi dokumenti vienā vietā. Šis digitālās atmiņas risinājums darbojas kā noliktava jūsu organizācijas failiem, ļaujot tiem piekļūt jebkurā laikā un vietā. Tas ir īpaši noderīgi uzņēmumiem ar attālinātām komandām, kā arī tiem, kuriem ir biroji vairākās vietās.
Šis RMS programmatūras veids saglabā jūsu failus un novērš vajadzību pēc papildu programmām, lai veiktu ikdienas dublēšanu. Turklāt tas ļauj lietotājiem piešķirt konkrētus failus citiem komandas locekļiem un sūtīt paziņojumus reālā laikā, nevis sūtīt e-pastus uz priekšu un atpakaļ. Tā kā dati tiek glabāti resursdatora serveros, tas ir mazāk jutīgs pret kiberuzbrukumiem.
Uzņēmumu ierakstu pārvaldības programmatūra
Lielas organizācijas parasti izvēlas uzņēmuma ierakstu pārvaldības programmatūru. Šīm programmām ir uzlabotas iespējas un var uzglabāt, organizēt un apstrādāt lielus datu apjomus. Izmantojot uzņēmuma RMS sistēmu, būs vieglāk pārvaldīt fiziskos un digitālos ierakstus, izsekot katra faila statusu un atrašanās vietu un pārsūtīt datus no mantotajām sistēmām uz jaunāko programmatūru.
Lai iegūtu vislabākos rezultātus, izvēlieties programmu ar drošu lietotāja piekļuves kontroli, reālā laika datu indeksēšanas un likvidēšanas vadības mehānismiem. Uzticama uzņēmuma RMS sistēma ļauj jums aizturēt ierakstus, veikt pilnu teksta meklēšanu un importēt fiziskos un digitālos ierakstus jebkurā formātā no jebkura avota. Šīs funkcijas var racionalizēt jūsu uzņēmējdarbību un veicināt labāku lēmumu pieņemšanu.
Šāda veida ierakstu pārvaldības programmatūru var iedalīt vairākās citās kategorijās. Satura pārvaldības sistēmas, dokumentu pārvaldības sistēmas un digitālās attēlveidošanas sistēmas ir tikai dažas. Kurš izvēlēties, ir atkarīgs no jūsu uzņēmuma vajadzībām un budžeta.
