Nauda ir vairāk nekā tikai monētas un valūta biznesa pasaulē. Tas ietver arī čekus, kredītkaršu darījumus un naudas rīkojumus. Izmantojot labākās prakses metodes skaidras naudas apstrādei, jūs palīdzēsiet samazināt kļūdas un nodrošināt pārskatatbildību pat tad, ja naudas summa, par kuru rīkojieties, ir zema. Izveidojot un ieviešot skaidras naudas apstrādes kontroles, jūs varat izveidot efektīvu procesu, kā pārvaldīt izejošos maksājumus un saņemto naudu.
Skaidras naudas uzskaite
Sekojiet līdzi personām, kurām ir piekļuve uzņēmuma naudai, un ņemiet vērā katra personas naudas apstrādes pienākumus. Jums jāzina, kur jūsu uzņēmuma nauda vienmēr ir, un jāspēj izsekot pārkāpumiem konkrētām personām. To var panākt, pārliecinoties, ka katram maksājumam ir izsniegts un reģistrēts skaidras naudas kvīts, kas katram klientam saņem čeku un dokumentē visus pārskaitījumus. Uzraudzītājam vienmēr jāapstiprina anulētie vai atmaksātie darījumi un jāpārbauda naudas noguldījumi.
Nodokļu nodalīšana
Ja viena vai divas ir atbildīgas par skaidras naudas apstrādi, pastāv lielāks krāpšanas risks. Atdalot skaidras naudas apstrādes pienākumus starp vairākiem indivīdiem, viena persona nevar kontrolēt skaidras naudas apstrādes procesu. Vai dažādām personām ir jāreģistrē skaidras naudas maksājumi grāmatvedības uzskaites dokumentos, jāsaņem nauda, jāiemaksā naudas līdzekļi, jāsaskaņo skaidras naudas maksājumi grāmatvedības dokumentos un jāmaksā rēķini. Atdalot skaidrās naudas apstrādes pienākumus, katra persona ir atbildīga pārējiem naudas apstrādes procesā.
Naudas saskaņošana
Ja jums ir skaidras naudas saskaņošanas prakse, jūs varat apstiprināt, ka darbinieki ir pareizi reģistrējuši skaidras naudas darījumus un ka viņiem ir pārbaudes un līdzsvara sistēma. Jums vismaz reizi mēnesī jāpārbauda bankas konta izraksti pret naudas ieņēmumiem un noguldījumiem. Papildus maksājumiem skaidrā naudā, tiklīdz jūs tos saņemsiet, katru dienu ņemiet vērā un izlīdziniet savus skaidras naudas ieņēmumus un salīdziniet visus ieņēmumus ar depozītu. Papildus plānotajai ikmēneša naudas saskaņošanai, katru mēnesi veiciet pārsteigumu par grāmatvedības uzskaiti.
Drošība
Ikreiz, kad uzņēmums apstrādā skaidru naudu, ir svarīgi saglabāt naudu un darbiniekus. Lai aizsargātu savus finanšu aktīvus, pirms darba piedāvājumu paplašināšanas vienmēr veiciet pārbaudi par potenciālajiem darbiniekiem. Vienmēr glabājiet skaidru naudu drošā vietā un detalizēti norādiet savu naudas līdzekļu apstrādes politiku darbinieku rokasgrāmatā. Ierobežojiet to cilvēku skaitu, kuriem ir iespēja saņemt skaidru naudu tik maz, cik vien iespējams, un piešķirt tikai apstiprinātas personāla paroles un kombinācijas. Katru gadu vai ikreiz, kad darbinieks, kas rīkojas ar skaidru naudu, aiziet no uzņēmuma, maina visas kombinācijas un paroles. Ikreiz, kad darbinieks saņem skaidru naudu, viņai tas jādara vietā, ko sabiedrība vai klienti nevar redzēt. Izmantojot skaidru naudu no vienas vietas uz otru, piemēram, veikt iemaksu vai ja jūsu uzņēmumam ir liela pilsētiņa, izmantojiet draugu sistēmu. Vienmēr uz nakti samaziniet naudas summu uzņēmumā, lai ugunsgrēka vai zādzības gadījumā jums nebūtu lielu zaudējumu.
