Sanāksmju plānotāja darbs var būt biedējošs, ņemot vērā daudzo informāciju, kas saistīta ar runātāju konferences plānošanu un iestudēšanu, bet, ja jums patīk daudzuzdevumu izaicinājums un esat pazīstams kā meistars par žonglēšanas detaļām, jums būs labi sagatavots. darbu.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Galvenais pārbaudes saraksts
-
Runātāju līgumi
-
Vieta
-
Ārkārtas rezerves plāns
Sākt plānot savu runātāju konferenci vismaz gadu iepriekš - ilgāk, ja ļaudis, kurus plānojat izmantot kā vieslektori, ir augsta līmeņa vīrieši un sievietes, kuru kalendāri aizpilda gadus iepriekš. Izveidojiet galveno kontrolsarakstu, kurā sīki izklāstīts katrs uzdevums, kas jāveic, lai konferences runātāji un piegādes, aprīkojums un noteikumi, kas jāiegūst, lai notikums notiktu.
Rezervējiet konferences norises vietu viegli sasniedzamā vietā, kas atrodas netālu no lidostām, sabiedriskā transporta, viesnīcām, restorāniem un citām ērtībām, jo šajās vietās darbinieki ir apmācīti rīkot konferenču pūļus 24/7. Palūdziet savam advokātam izstrādāt standarta runas līgumu, lai jums būtu juridiski saistošs līgums ar katru runātāju, lai parādītu un piedalītos pasākumā.
Darbs pie konferences darba kārtības, lai runātāji tiktu plānoti mērķtiecīgi. Piešķiriet visdinamiskākos skaļruņus, lai rīkotos ar galvenajiem un galīgajiem laika nišiem, lai apmeklētājus satrauktu pirmās piezīmes un iedvesmoja pēdējās vārdi. Apstipriniet savu laika ierobežojumu runātājus un iespaidojiet viņiem, cik svarīgi ir atstāt laiku uz jautājumiem.
Pasūtīt krājumus, reģistrācijas tabulas, organizēt aprīkojuma nomu, zīmes, nozīmītes un kredītkaršu / skaidras naudas saņemšanas sistēmu tiem, kas vēl nav iegādājušies avansa biļetes. Vairākus mēnešus pirms datuma nosūtiet konferences runātājiem apstiprinošu grafiku, lai dalībniekiem būtu daudz laika, lai veiktu transporta plānus. Pārbaudiet savas organizācijas pienākumus, piemēram, atlīdzību par aviobiļetēm, iegrāmatotas naktsmītnes vai ikdienas izdevumu limitus, un pārliecinieties, vai runātāji saņem sarakstu ar sociālajiem notikumiem, uz kuriem viņi ir uzaicināti kā daļa no viņu apmeklējuma.
Iedomājieties rezerves plānu, kas aptver katastrofālas iespējas: runātāja nāvi vai traumu vai pēdējā brīža vietas maiņu. Piešķirt brīvprātīgos, lai tie darbotos kā katras runātāja uzņemšanas un rezervētu limuzīnu vai taksometru pakalpojumus, lai vadītu skaļruņus, ja transportēšana nav starp uzņēmēja pienākumiem. Pabeigt pēdējā brīža uzdevumus, piemēram, uzkodas un ūdens gadījumus skaļruņiem.
Noguriniet savu izturību pret pēdējām pirmskonferences dienām - ja pazudīs audio vizuālie palīglīdzekļi, ir jānotiek viesnīcu istabai, un lidmašīnas aizkavējas, un tas parasti ir laiks, kad lietas vairs netiek kontrolētas. Saglabājiet savu prātu un paļaujas uz savu galveno kontrolsarakstu. Kad esat rakstījuši pēckonferences pateicības piezīmes runātājiem, dariet sev labumu un dodieties brīvdienās. Jūs esat to nopelnījis.
