Atmiņas bieži vien tiek nosūtītas daudziem cilvēkiem, un tās nav paredzētas personalizēšanai, piemēram, biznesa vēstule. Biznesa piezīme ir rakstīta, lai sniegtu norādījumus vai informētu auditoriju. Šī auditorija var būt jūsu organizācijas vai trešās personas, piemēram, klienta, biedri. Rakstot klienta piezīmi, vēl svarīgāk ir palikt profesionāli visā piezīmē un sniegt daudz informācijas. Klienta piezīmei var pievienot papildu materiālus, piemēram, informāciju par jūsu uzņēmumu.
Izveidojiet klienta piezīmes virsrakstu. Virsrakstu kategorijas ir Kam, No, Datums un Tēma. Sadaļā Kam jāietver visi klienti, kuriem sūtāt piezīmi. Jūsu vārds ir no sadaļas No. Datums, kurā nosūtāt piezīmi, jāraksta pēc “Datums”, un piezīmes tematam ir skaidri jāpaskaidro mērķis, piemēram, “Papildu informācija, kas nepieciešama mājas lapas projektam”.
Ņemiet vērā pirmo punktu ar savu klientu. Pirmajam punktam vajadzētu būt dažiem teikumiem, kas īsi izskaidro jūsu piezīmes mērķi. Izmantojot tīmekļa vietnes projekta piemēru, jūs varētu paskaidrot projektu, par kuru strādājat klientam, kāpēc jums ir nepieciešama papildu informācija un kāda šī informācija ir. Šis ir kopsavilkums, tāpēc vēl nav jāiekļauj detaļas.
Uzrakstiet piezīmes virsrakstu, kas parasti ir dažus punktus garš. Tādā gadījumā jūs iekļausiet informāciju par klienta atsauci. Piemēram, jūs varat runāt par to, kāda tīmekļa vietnes projekta sastāvdaļa ir problēmas un kāda konkrēta informācija jums nepieciešama no klienta.
Iekļaujiet soļus, kas nepieciešami klientam, ja nepieciešams, noslēguma punktā. Informatīvajām piezīmēm, piemēram, klienta atjaunināšanai par jaunu uzņēmuma politiku, šī sadaļa nav nepieciešama. Tomēr tīmekļa vietnes projekta piemērā jums jāpaskaidro klientam, kā vēlaties, lai jums tiktu nosūtīta papildu informācija. Ja klientam nav nepieciešama nekāda darbība, varat norādīt kontaktinformāciju, ja viņam ir jautājumi. Neaizmirstiet viņam pateikties par viņa laiku.
