Katram uzņēmumam ir atšķirīgi noteikumi par sanāksmēm. Daži seko neformālam procesam, bet citi prasa formālāku struktūru. Kā vadītājs vai uzņēmuma īpašnieks ir svarīgi zināt, kā rīkoties un beigt gan oficiālas, gan neoficiālas sanāksmes. Tas uzlabos komunikāciju un radīs produktīvāku rezultātu.
Ko nozīmē sapulces pārtraukšana?
Termins "atlikt" nāk no latīņu vārdiem Reklāma (līdz) un Diurnus (katru dienu). Kaut arī daudzi cilvēki šo terminu lieto savstarpēji aizvietojot ar sapulces izbeigšanu, "atlikšana" faktiski nozīmē sapulces vai darba kārtības punkta pārvietošanu uz citu dienu. Piemēram, uzņēmuma valdes locekļi var atlikt sanāksmi, kad vienkārši nav iespējams apspriest šos jautājumus, jo trūkst pamatinformācijas. Atlikšana nozīmē, ka sanāksme tiks atsākta vēlāk, kad visi būs gatavi apspriest šo jautājumu. Tas nav tāds pats kā sapulces izbeigšana vai noslēgšana, kad visas problēmas ir atrisinātas.
Kādi ir sanāksmju procesa noteikumi?
Dažas organizācijas, proti, tiesas, universitātes, valsts aģentūras un lielas organizācijas ievēro oficiālus sanāksmju noteikumus. Piemēram, saskaņā ar Roberta rīkojuma noteikumiem, kas nesen tika pārskatīti, ikviens var nodot priekšlikumu, lai noteiktu apstākļu dēļ atliktu sapulci, piemēram:
- Ja nav kvoruma
- Kā noteikts organizācijas noteikumos
- Kad valdes locekļi sasniedz darba kārtības beigas
- Avārijas vai tūlītējas briesmas gadījumā, piemēram, ugunsgrēka trauksmes, kas iziet ēkā.
Lai gan mazajiem uzņēmumiem, visticamāk, netiks ievēroti Roberta noteikumi, tie nodrošina vienkāršu sistēmu, lai "oficiāli" pārtrauktu sanāksmi.
Procedūras sanāksmes pārtraukšanai
Sanāksmi var pārtraukt vai nu sākumā, vai jebkurā posmā. Ja jūs esat priekšsēdētājs, sagatavojiet plānu, lai nodrošinātu, ka viss notiek nevainojami. Pēc darba kārtības apspriešanas pārbaudiet, vai kāds vēlas ierosināt sanāksmes atlikšanu. Jautājiet, sakot "Vai es dzirdu kustību, lai atliktu?" Priekšlikumā par atlikšanu skaidri jānorāda nākamās sanāksmes laiks un datums, kā arī visi steidzami jautājumi, kam nepieciešama īpaša sesija pirms nākamās kopsapulces. Saskaņā ar Roberta noteikumiem kustība ir jāiesniedz, un to nevar grozīt vai apspriest.
Sanāksmi var atlikt bez ierosinājuma, ja kvorums nav klāt vai ārkārtas situācijā. Ja šī diena ir valsts svētku diena, sanāksmi var atlikt līdz nākamajai darba dienai tajā pašā laikā un vietā. Atlikta sanāksme notiks pēc tā paša darba kārtības kā sākotnējā sanāksmē. Noslēguma piezīmēs priekšsēdētājs var apspriest nākamās sanāksmes dienu un laiku. Viņš var arī sniegt kontaktinformāciju, pateikties dalībniekiem un veikt pēdējā brīža atgādinājumus. Gadījumā, ja atlikšana ir 90 vai vairāk dienas, katram dalībniekam tiks paziņots par datumu un vietu.
Mazāk oficiālas tikšanās pārtraukšana
Ne visas sanāksmes ir formālas; tāpēc ne visas sanāksmes pieprasa atlikšanu. Pārdošanas sanāksmes ir labs piemērs.Tie noteikti ir svarīgi, un ir sagaidāms, ka piedalīsies visi tirdzniecības pārstāvji. Bet pārdošanas sanāksmju mērķis ir, lai pārdošanas menedžeris pārraida informāciju darbiniekiem, varbūt piedāvā padomus un iedrošinājumu, vai informētu tos, kuri nav sasnieguši mērķus, vai neizdevās ieslēgt nepieciešamos dokumentus. Tikšanās laikā nebūs balsošanas, jo pārdošanas vadītāja viedoklis ir tas, kas ir svarīgs. Pēc sanāksmes, kurā viens cilvēks ir atbildīgs, būtu muļķīgi lūgt atlikt uzaicinājumu. Pārdošanas menedžeris var jautāt, vai ir kādi jautājumi, un pēc atbildes, vienkārši sakiet, "Tas ir viss, ko es gribēju, lai segtu šodien. Veikt dažas no šīm jaunajām brošūrām, kad jūs atstāt, un izmantojiet tās, lai izskaidrotu šī lieliskā produkta neticamos ieguvumus!"
Vēl viens piemērs ir sanāksmes, kurās vadītāji pulcējas, lai apspriestu problēmas un risinājumus. Vadītājiem nav laika oficiālai tikšanās reizei ar kustībām un sekundēm, kā arī viņiem nav vajadzīga. Viņi zina, kas ir tikšanās, tāpēc nav nepieciešama darba kārtība. Neviens neņem minūtes. Viņi turpinās apspriest šos jautājumus nākamajā sanāksmē, tāpēc tehniski viņi varēja pārtraukt sanāksmi. Bet oficiāla sanāksmes beigšana būtu neērta un nepiemērota. Iespējams, sanāksme tiks plānota uz noteiktu laiku, piemēram, 30 vai 60 minūtes. Kad laiks ir beidzies, kāds teiks: "Pieņemsim šo diskusiju nākamajā mēnesī" kamēr citi aizrauj durvis, lai atgrieztos darbā.
