Ja jūs iegādājaties preces vai pakalpojumus no pārdevēja, jūs, iespējams, esat ieinteresēti ikmēneša darījumos ar šiem uzņēmumiem. Tas pats attiecas uz visiem klientiem, kuri pērk preces vai pakalpojumus no jums kā uzņēmuma īpašniekam. Lai sniegtu detalizētu informāciju par klienta vai klienta ikmēneša darbību, daudzi uzņēmumi piedāvā konta izrakstu. Lai gan daži uzņēmumi joprojām tos nosūta, tos var nodrošināt arī pa e-pastu vai tīmekļa portālu. Šis dokuments kalpo kā pieklājīgs, palīdzot klientiem līdzsvarot savas grāmatas.
Padomi
-
Konta izraksts ir dokuments, kas klientam parāda katra darījuma grāmatvedību noteiktā norēķinu ciklā.
Kas ir konta izraksts?
Konta izrakstā sniegts klienta darījumu saraksts noteiktā laika periodā. Līdzīgi kā bankas pārskats, ko saņemat par saviem finanšu darījumiem, uzņēmuma konta izrakstā ir norādīts sākuma un beigu datums, sākuma bilance, beigu atlikums un visi debeti un kredīti, kas notika starp šiem diviem datumiem.
Parasti uzņēmumi nosūta konta izrakstu tikai tiem klientiem, kuriem ir konts un kuri ir parakstījuši attiecīgos līgumus. Atkarībā no jūsu personiskajām vēlmēm, jūs varat izlemt tikai nosūtīt konta izrakstus tiem, kam bija darbība attiecīgajā mēnesī. Tas ir īpaši izdevīgi, ja jums ir klienti, kuri katru mēnesi nepērk no jums. Tas ietaupīs jums papildu izdevumus par paziņojumu nulles atlikumiem.
Konta izraksta formatēšana
Ja jūs nekad neesat sagatavojis konta izrakstu, jūs, iespējams, nezināt, kā to formatēt. Labā ziņa ir tā, ka ir pieejamas daudzas veidnes, kas jums palīdzēs, tostarp dažas no Microsoft Word. Tajā vienkārši ir jābūt vārdiem “konta izraksts” augšpusē un jāiekļauj klienta vārds un adrese zem “uz” un jūsu vārds un adrese zem “no”. Pēc tam jūs sīki izklāstīsiet katru darījumu, kas notika mēneša laikā, ieskaitot visus pirkumus un kredītus un uzturot tekošo līdzsvaru labajā slejā, kā jūs dodaties. Apakšā jābūt norādītai kopējai maksājamai summai, kā arī norādījumiem par to, kā maksāt.
Ja jūsu klients tiek automātiski norēķināts, pārliecinieties, ka tas ir skaidri norādīts paziņojumā. Tas ir tikai informatīvs paziņojums. Jūsu klienti var nodarboties ar rēķinu un izrakstu kaudzēm, un viņiem nav laika, lai kārtotu savus ierakstus, lai noteiktu, vai viņi vēl ir samaksājuši vai ne. Ja jums ir jāpievieno rēķins apakšā, lai izvairītos no atsevišķu paziņojumu drukāšanas tiem, kas autopay, pārliecinieties, ka jūs atzīmējat, ka rēķins, ka maksājums tiks debetēts, lai izvairītos no dubultiem maksājumiem.
Kas ir bankas pārskats un tā mērķis?
Kad uzņēmumi izsniedz konta izrakstus, viņi bieži to dara kā klientu ērtību, lai gan tas maksā papildus, jo īpaši, ja nosūtāt to pa pastu. Šāda veida pieklājības izmaksu efektivitāte var būt apšaubāma, ja vien jūs to nevarēsiet piesaistīt tieši tam, lai palielinātu klientu skaitu, kuri savlaicīgi apmaksā rēķinus. Ja viņi nepārtraukti saņem paziņojumu par saviem darījumiem, kā arī rēķinu, kas padara to viegli samaksājamu, viņi faktiski var samaksāt maksājumu, nevis to noregulēt uz sāniem, līdz viņi var pārbaudīt, ko viņi ir iegādājušies iepriekšējā mēnesī.
Klienta beigās konta izraksta mērķis ir padarīt grāmatvedību vieglu. Iespējams, ka jūsu klientiem katru mēnesi nāksies rēķinu plūsma, kas nozīmē, ka jums ir viens no daudzajiem. Jūsu sniegto informāciju var viegli salīdzināt ar savām grāmatām. Gada gaitā viņi var apskatīt vēsturiskos datus, kas saistīti ar uzņēmējdarbību, ko viņi dara ar jums, un izmantot šo informāciju, lai noteiktu turpmākās budžeta prognozes.
Konta piemēri
Labākais konta izraksta piemērs ir bankas izraksts, kuru saņemat katru mēnesi. Jūs to saņemsiet visiem jūsu kontiem, tostarp personiskajiem bankas kontiem, jebkuriem jums piederošajiem ieguldījumu kontiem, kredītkartēm un jūsu uzņēmuma finanšu kontiem. Parasti tam ir sākuma līdz beigu datums, sākuma bilance, beigu bilance un visu to darījumu žurnāls, kas notikuši šajā laika posmā.
Tāpat kā jūsu uzņēmuma konta izrakstā, bankas izrakstu var nosūtīt pa pastu papīra formā vai apskatīt tiešsaistē. Ja tas ir saistīts ar jūsu kredītkarti, iespējams, konta izraksta apakšā redzēsiet rēķinu, kurā iekļauta summa, kas jums jāmaksā, un termiņš. Atšķirībā no konta izrakstiem, jūsu bankas izraksts var būt pat tad, ja mēnesī nav bijis darījumu.
Bankas izraksta mērķi
Bankas izraksta mērķis ir pārredzamība. Klienti vēlas redzēt visus kontos reģistrētos darījumus visu gadu. Pirms tiešsaistes bankas klienti izsekoja savus darījumus čeku reģistrā un saskaņoja summu, kad šis mēneša izraksts tika nosūtīts vēstulē. Ja viņi aizmirsa reģistrēt darījumu, viņi to redzēs paziņojumā un varēs ātri novērst kļūdu. Tāpat uzņēmumi arī sekoja saviem finanšu darījumiem papīra formātā un divreiz pārbaudīja summas ar mēneša pārskatu.
Tas viss ir mainījies. Tagad uzņēmumi un privātpersonas var pieteikties visu diennakti un redzēt jaunāko informāciju par darījumiem. Nav nepieciešams uzturēt sakritību, bet, ja viņi patiešām vēlas palikt aktuāli, viņi var izveidot savus kontus, lai brīdinātu tos katru reizi, kad notiek jauns darījums. Uzņēmumiem grāmatvedības un grāmatvedības programmatūra atvieglo pastāvīgu pārskatu par visiem uzņēmējdarbības izdevumiem.
Kāda ir atšķirība starp rēķiniem un norēķiniem?
Tā kā konta izraksti var ietvert rēķinu apakšā, to var viegli sajaukt ar rēķinu vai rēķinu. Jūs varat pamanīt, ka, piemēram, jūsu ikmēneša kabeļa rēķinam ir informācija par dažādām maksām, tajā pašā laikā tajā pašā laikā ietverot atlaišanas lūzumu, lai jūs varētu pārskaitīt maksājumu, ja neesat maksājis elektroniski. Tas ir rēķins, nevis konta izraksts, jo tas nesniedz detalizētu informāciju par katru darījumu, kas parādījās jūsu kontā pārskata periodā.
Tomēr atšķirība starp rēķiniem un rēķiniem var būt vēl smalkāka. Termini bieži tiek izmantoti savstarpēji aizstājami, bet atšķirība ir tā, kā saņēmējs uz tiem atsaucas.Uzņēmums bieži pieprasa rēķinu, kas ir dokuments, kas apliecina vienas personas parādsaistības citam. Ir reti, ka jūs ieraudzīsiet personu, kas izsauc savu kabeļa rēķinu, rēķinu, un, ierodoties vēstulē, tā parasti tiek apzīmēta kā rēķins, savukārt rēķins parasti tiek saņemts ar virsrakstu „rēķins”.
Vēl viena atšķirība starp abiem ir tas, ka rēķinu var uzskatīt par kredīta veidu. Klientam ir noteikts laiks, lai samaksātu pēc produkta vai pakalpojuma pieprasījuma izpildes. No otras puses, likumprojektu nosaka ļoti stingri termiņi. Ja pēc vakariņām restorānā saņemat rēķinu, šis termiņš ir tūlītējs. Tomēr jūsu ūdens rēķinu tehniski varētu saukt par rēķinu, jo to var maksāt līdz pat pāris nedēļām, kas nozīmē, ka komunālo pakalpojumu uzņēmums paplašina jūsu kredītu kā atkārtotu klientu. Tas ir, ja atšķirība starp abiem var būt neskaidra.
Cik ilgi ir mēneša pārskats?
Kontu pārskati seko norēķinu ciklam, kas ir atkarīgs no to uzņēmumu preferencēm, kas tos izsniedz. Norēķinu cikls ir definēts kā laika periods starp vienu pārskata datumu un nākamo. Katram norēķinu ciklam ir skaidrs sākums un beigas, un jaunais cikls sākas, tiklīdz iepriekšējais ir pabeigts. Ja klientam tiek nosūtīti paziņojumi, tie parasti nebūs viņu rīcībā dienā, kad cikls beidzas, bet ciklu sākuma un beigu datumi parasti tiek drukāti uz tā.
Grāmatvedības cikli seko nozares standartiem, tāpēc tas var palīdzēt meklēt apkārt. Jūsu norēķinu cikli var būt no 20 līdz 45 dienām, bet, iespējams, ir vieglāk iestatīt konta cikla pārskatu 30 dienu diapazonā. Jūs varat arī izvēlēties sekot ikmēneša norēķinu ciklam, izsūtot savus konta izrakstus, kas nozīmē, ka tie sāksies mēneša pirmajā dienā vai mēneša pēdējā dienā.
Kavētu maksājumu apstrāde
Diemžēl reizēm būs vismaz viens klients, kas kavē maksājumu veikšanu. Jūs varat nosūtīt vēlu paziņojumus vai pat paņemt tālruni un zvanīt, bet bieži šādā gadījumā var parādīties konta izraksts. Jūsu klients var vēlēties redzēt tieši to, kas ir maksas. Jūs varat arī atrast, ka pārsūtāt to uz citu nodaļu, kur šie profesionāļi vēlas kopsavilkumu par vienumiem, kas vēl nav samaksāti.
Ja konts netiek izmaksāts ilgākā laika periodā, tad būs nepieciešams pārskaitīt rēķinu uz kolekcijām. Konta izrakstu var izmantot, lai detalizēti precizētu to, kas ir pienākums, jo tas ir nodots trešās puses pakalpojumam, kas mēģinās savākt. Jums būs jārisina arī procenti par nokavētiem maksājumiem, kā norādīts jūsu rēķinā vai sākotnējā līgumā, kuru parakstījāt ar klientu. Ja jums kādreiz jāiesniedz kāds tiesā, būs svarīgi veikt detalizētu pārskatu par visiem darījumiem.
Elektroniskie konta pārskati
Klienti arvien vairāk paļaujas uz elektroniskajiem sakariem, ieskaitot rēķinus un bankas izrakstus. Jūs varat nosūtīt e-pasta ziņojumu savam konta izrakstam katram klientam norādītajā datumā, un izredzes, ka tās būs apmierinātas ar to. Tomēr daži uzņēmumi ir atraduši efektīvāku tiešsaistes portāla izveidi. Visiem pastāvīgajiem klientiem tiks dota iespēja izveidot lietotāja vārdu un paroli. Viņi var pieteikties tik bieži, cik vēlas piekļūt atjauninātai konta informācijai, pieprasīt produktus vai pakalpojumus, saņemt palīdzību ar problēmu un vairāk.
Portāla pieejas vislielākais negatīvais aspekts ir tas, ka klienta galā ir vajadzīgi papildu pūliņi, lai izveidotu profilu un neaizmirstu pieteikties. Ja jūs sakārtojat lietas šādā veidā, tas var palīdzēt pārliecināties, ka klienti tiks brīdināti ikreiz, kad tiks parādīts jauns vienums ir ievietots. Ja tas nav iespējams, e-pasta elektroniska pieeja konta izrakstiem var darboties labāk.
Konta drošības pārskati
Bankas saprot, ka identitātes zādzība ir reāla viņu biedru problēma, un tās veic pasākumus, lai saglabātu informāciju pēc iespējas drošāku. Uzņēmumiem tas pats pieklājība jāpiemēro visiem konta izrakstiem, ko nosūtāt saviem klientiem. Apsveriet noziedznieka prātu un pārliecinieties, ka, ja rēķins nonāk nepareizās rokās, iekļautā informācija nav pietiekama identitātes zādzības izdarīšanai.
Tas attiecas arī uz visiem jūsu izdotajiem elektroniskajiem paziņojumiem. Ja jūs e-pasta klientus, lai ļautu viņiem zināt viņu paziņojumi tagad ir pieejami, iedomājieties, trešā persona, kas piekļūst šim e-pastam. Vai ir pietiekama informācija par identitātes krāpšanas gadījumu? Ja jums ir atkārtoti jānosūta klienta parole, nesūtiet paroli e-pasta formā. Tā vietā nosūtiet tām saiti, ko viņi var izmantot, lai izveidotu jaunu paroli, un apsveriet iespēju pieprasīt identifikācijas informāciju ikvienam, kam ir nepieciešama atiestatīšana. Jūs varat lūgt, lai viņi zina konta īpašnieka vārdu, adresi, mātes meitenes vārdu vai kādu cita veida verificētāju.
