Ārējā saziņa ir tas, kā uzņēmums vai organizācija sazinās ar tiem, kas neietilpst organizatoriskajā struktūrā. Tas svārstās no klientiem un klientiem, komunālo pakalpojumu sniedzējiem un biznesa partneriem, līdzekļu vākšanas vienībām un būtībā ikvienam, kas nav uzņēmuma algu sarakstos. Laba ārējā saziņa ir tikpat svarīga kā laba iekšējā komunikācija, tāpēc ir jāpievērš īpaša uzmanība tam, lai pārliecinātos, ka tie, kas atrodas ārpus uzņēmuma, saņem tādu pašu aprūpi un cieņu kā uzņēmumā.
Apkopojiet ārējo atsauksmi. Atgriezeniskā saite attiecas uz visiem ārējiem avotiem iesniegtajiem ziņojumiem, kas sniedz stiprās un vājās puses jūsu spējā nodrošināt pakalpojumus un produktus. Neatkarīgi no tā, vai klienti piesakās sūdzēties, vai jūs piedāvājat apsekojumus klientiem, kas novērtē jūsu sniegumu vai izmanto citu metodi, atgriezeniskā saite norādīs uz nepilnībām komunikācijas spējā.
Atrodiet ārējās komunikācijas problēmas. Iespējams, jūs atradīsiet, ka klienti uzskata, ka viņus neārstē ar cieņu, vai arī uzņēmuma pārstāvjiem tiek dota apgrūtināta pieeja. Iespējams, ka jūsu e-pasta pakalpojums ir nepareiza e-pasta ziņojumu sūtīšana no klientiem kā surogātpasts, lai pieprasījumi un jautājumi netiktu saņemti. Ir simtiem potenciālu ārējo sakaru problēmu. Kad jūs uzzināsiet, kas tieši izraisa nepareizu komunikāciju, varat turpināt.
Izveidojiet risinājumu ārējām komunikācijas problēmām. Piemēram, ja klienti ziņo, ka pārstāvji izmanto pārāk lielu tehnisko žargonu, tad apmāciet pārstāvjus, lai izjauktu lietas tik vienkārši, cik nepieciešams. Ja jūsu klienti ziņo, ka jūsu tālruņa pakalpojums nedarbojas, tad saņemiet to remontā un iestatiet to pēc iespējas vienkāršāk. Ja tiešsaistes klienti vēlas iegūt plašāku informāciju, atjauniniet savu vietni un, iespējams, piedāvājiet viņiem iespēju izsekot pasūtījumiem vai saņemt tūlītēju ziņu palīdzību no pārstāvja. Lai kāds būtu risinājums, tam būtu jārisina problēma un jāpanāk praktisks risinājums.
Apkopojiet atsauksmes par ārējās komunikācijas problēmas risinājumu. Jums ir jāsaņem to personu jūtas, kuras risinājums ietekmē, lai noskaidrotu, vai tas ir atrisinājis šo jautājumu gan jūsu uzņēmuma darbiniekiem, gan ārējiem pārstāvjiem, kas piedalās ārējā komunikācijas procesā.
