Uzņēmuma darbības mēneša laikā grāmatvedis grāmatvedības sistēmā veic vairākus ierakstus. Daži no šiem ierakstiem notiek kā virsgrāmatas ieraksti, ko sauc par “žurnāla ierakstiem”, kas veikti tieši virsgrāmatā. Dažiem no šiem ierakstiem, ja tie tiek ievadīti viena mēneša laikā, nākamajā mēnesī jāmaina konta izņemšana. Viena no jomām, uz kurām tas attiecas, ir ikmēneša uzkrājumi.
Atpakaļgaitas ieraksti
Ierakstā, kas pieprasa reversu, iekļauj grāmatvedības sistēmā iekļautās summas, lai sadalītu izdevumus, kas aptver divus pārskata periodus. Piemēram, ja rēķins par procentu maksājuma aizdevuma maksājumu ir jāveic katru mēnesi 15. datumā, tikai puse no ieraksta attiecas uz kārtējo mēnesi, savukārt otrā ieraksta puse attiecas uz nākamo mēnesi. Lai veiktu šo darījumu, grāmatvedis maksātu pusi no pašreizējā mēneša summas un veiktu koriģējošo ierakstu par otro summu. Nākamā mēneša sākumā grāmatvedim būtu jāmaina koriģējošais ieraksts, lai dzēstu kontu. Atgriešanās ierakstu izmantošanas priekšrocība ir tāda, ka tas ļauj grāmatvedim atspoguļot izdevumus periodā, kurā tie notiek.
Uzkrājumi
Grāmatveži izveido ierakstus par saņemtajiem izdevumu posteņiem. Piemēram, ja klients maksājis par 500 ASV dolāriem, bet tas ir nepieciešams, lai samaksātu pārdevējam $ 100 par šī rēķina veikšanu un nesaņēma pārdevēja rēķinu, jums par to ir nepieciešams uzkrāt. Mērķis ir nodrošināt, lai gūtie ieņēmumi tiktu ierakstīti arī. Mēneša laikā, kad esat norēķinājis klientu par $ 500, pārdevējam radīsies izdevumi 100 ASV dolāru apmērā, un tas nozīmē, ka nākamajā mēnesī ir jāievada atpakaļejošs ieraksts. Tomēr, uzkrājot un mainot ierakstus, jūs nevarat aizmirst, ka atpakaļejošais ieraksts vai jūsu izdevumu konts būs pārspīlēts. Atpakaļgaitas ierakstu izmantošanas trūkums ir iespēja, ka jūs to aizmirsīsiet.
Double Work
Lai veiktu atpakaļejošus ierakstus, ir nepieciešama to izsekošanas sistēma, lai nodrošinātu to veiksmīgu izpildi. Neatverot izklājlapas atgriezeniskos ierakstus, jūs nezināt, kas nākamajā periodā būtu jāmaina. Grāmatvedības sistēmām, kas pieprasa ievadīt atpakaļejošus ierakstus, grāmatvedim ir jāveic divkāršs darbs. Katram ierakstam, kas nākamajam periodam nepieciešams mainīt, grāmatvedim ir jāveic divi ieraksti, katrs no tiem katrā periodā. Tas var būt apgrūtinošs uzdevums un prasa izsekot jebkādām kļūdām, jo summām, kas ievadītas vienā periodā un kas ir mainītas nākamajā, jābūt vienādām ar nulli.
Pārvērtēti vai nepietiekami novērtēti konti
Vēl viens trūkums, lietojot reversos ierakstus, ir tas, ka kļūdas var pārvērtēt vai nepietiekami novērtēt kontu. Kaut arī uzkrājumi ļauj grāmatvedim pienācīgi izsekot radītajiem, bet nesaņemtajiem ienākumiem vai izdevumiem, aizmirstot mainīt ierakstu, kontā var būt pārspīlēta vai nepietiekama summa, jo atpakaļpieejas ieraksts nebūtu pieejams.
Vairāk ierakstu, vairāk kļūdu
Izmantojot reversos ierakstus, divkāršojas grāmatveža darbs, un kļūdu iespējamība palielinās, palielinoties manuālajam darbam. Sistēma, kas nodrošina uzkrāto ierakstu automātisku maiņu, var būt visefektīvākā, jo sākotnējais ieraksts ir jāveic tikai vienu reizi. Lai gan grāmatvedis joprojām pārskatīs atpakaļejošos ierakstus, viņai nebūtu jāpārsniedz darbs.
