Prasību un korekciju ziņojumu rakstīšanai nepieciešams sagatavot un plānot, pirms sākat rakstīt. Uzrakstiet no vienkārša izklāsta, lai saglabātu jums organizētību. Izlemiet, ko vēlaties lasītājam darīt. Piemēram, vai vēlaties naudu atpakaļ vai vēlaties, lai produkts tiktu aizstāts? Pieprasījuma vēstule ir veids, kā atrisināt radušās kļūdas un var būt nepieciešama korekcija. Korekcijas ziņojums ir atbilde uz jūsu vēstulē saņemto vēstuli.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Ieņēmumi
-
Rēķini
Prasības ziņojums
Rakstiet par attiecīgajiem faktiem pirmajā daļā. Sāciet ar problēmu. Paskaidrojiet tieši to, kas noticis, un iemeslu, kādēļ rakstāt prasību vēstuli.
Paskaidrojiet, kāpēc jūs uzskatāt, ka jūsu prasība ir jāpiešķir otrajā daļā. Pastāstiet lasītājam par prasības specifiku un juridiskajiem pienākumiem un taisnīgumu. Piemēram, produkts nedarbojās kā ieteiktā reklāma.
Sāciet trešo daļu, pieprasot rīcību. Pieprasiet, ko jūs sagaida lasītājs. Iekļaut datumu, līdz kuram sagaidāt darbību. Neapdraudiet, bet paskaidrojiet, kādus papildu pasākumus jūs varat veikt, ja jūsu pieprasījums nav izpildīts. Aizveriet ar “Sirsnīgi” un savu parakstu virs drukātā nosaukuma.
Pielāgošanas ziņojums
Sāciet savu pirmo daļu ar apstiprinājuma teikumu. Vispirms dodiet klientam labas ziņas un ievērojiet klienta prasību.
Sāciet otro daļu, paskaidrojot kļūdu. Paskaidrojiet problēmas cēloni. Nepiešķiriet vainu. Koncentrējieties uz jūsu pastāvīgajiem centieniem izvairīties no kļūdām un grūtībām.
Trešajā punktā izteikt savu atzinību par klienta uzņēmējdarbību. Atvainojiet, ja jūtat, ka jums tas jādara. Ja nevarat izpildīt visus pieprasītās korekcijas elementus, paskaidrojiet, kāpēc un pievienojiet nepieciešamo informāciju par to, kā jūs atbildēsit uz pieprasījumu.
Aizveriet burtu ar “Sirsnīgi” un izdrukājiet un parakstiet savu vārdu.
Pārbaudiet savu burtu, lai pārliecinātos, ka tonis ir draudzīgs. Mēģiniet neizklausīties noslīdēt vai domāt.
Padomi
-
Saglabājiet savas vēstules kopiju jūsu ierakstiem.
Nodrošiniet kā pielikumus dokumentus, piemēram, rēķinus, reklāmas materiālus vai kvītis, kas var sniegt atbalstu jūsu rakstītajam.
