Rakstiskas direktīvas darbiniekiem bieži vien ir noderīgākas nekā mutiskas instrukcijas. Vēstulē, kurā ir informācija par jaunu politiku vai procedūru, darbiniekiem tiek dots dokuments turpmākai izmantošanai. Papildus tam, lai palīdzētu viņiem atcerēties, kā sekot jaunai procedūrai, direktīvas vēstule atbilst juridiskajai prasībai sniegt oficiālu paziņojumu par jaunu likumu pilnvarotu politiku. Piemēram, 2011. gada sākumā daudzas pilsētas ievieš smēķēšanas aizliegumus, kas ietekmē teritoriju uzņēmumus. Darba devēja pienākums ir informēt darbiniekus par to, kā ievērot jauno smēķēšanas politiku.
Novietojiet firmas veidlapas printerī. Šī direktīva ir oficiāls paziņojums, un veidlapas veidlapas pastiprinās informācijas formālo raksturu.
Ierakstiet pilnu datumu. Jums vienmēr jāiekļauj datums direktīvai, jo tas nosaka paziņošanas laiku. Izlaist līniju.
Ierakstiet saņēmēja vārdu un adresi, ja direktīva ir tikai viena persona. Ja tā ir vispārēja vēstule visiem darbiniekiem, izlaidiet vārdu un adresi.
Tips "Cienījamie novērtētie darbinieki", kam seko resnās zarnas, ja vēstule ir paredzēta visiem darbiniekiem. Ierakstiet konkrētu nosaukumu, ja tas dodas uz vienu personu.
Sāciet vēstuli ar tiešu paziņojumu par instrukcijām. Sniedziet atbilstošu informāciju par politiku vai procedūru, piemēram, kad tas stāsies spēkā un uz kuru šī politika attiecas.
Uzskaitiet soļus, lai pabeigtu uzdevumu vai izpildītu jauno politiku. Izmantot skaidru, viegli lasāmu valodu, ko darbinieki var sekot.
Paskaidrojiet, kā šī jaunā politika dos labumu saņēmējam (-iem) un pateicos par sadarbību. Paskaidrojiet, kas notiks, ja darbinieks izvēlas neizpildīt šo direktīvu.
Pēdējā punktā norādiet atbilstošus termiņus vai kontaktinformāciju. Aprakstiet metodi darbinieku atbilstības novērtēšanai, ja piemērojams. Piedāvā atbildēt uz visiem jautājumiem, kas varētu būt saņēmējiem.
Aizveriet burtu, ierakstot cieņu aizpildot un ierakstot pilnu vārdu un nosaukumu. Pierakstieties virs jūsu drukātā nosaukuma.
Vai kāds cits vadītājs ir izlasījis vēstuli, lai pārliecinātos, ka neesat nokavējis kādu informāciju.
Nosūtīt vēstuli (-es). Ja direktīva ir likuma maiņas rezultāts, apsveriet iespēju pieprasīt, lai saņēmējs (-i) paraksta apstiprinājumu, lai pierādītu, ka direktīva ir saņemta.
