Uzsākot jaunu organizāciju, veidojot komandu vai definējot projektu, ir svarīgi zināt, kādi ir mērķi un darbības joma. Dokumentu, ko izmanto, lai to izskaidrotu, sauc par čartera dokumentu.
Kas ir hartas dokuments?
Harta ir oficiāls dokuments, kas ir kā ceļvedis tam, ko organizācija, komanda vai projekts ir iecerējis sasniegt. Tajā ir iesaistītie dalībnieki, kādi ir mērķi, kam ir pilnvaras un kas un kam un kam ir dzīves cikls grupai vai projektam, kad tas ir pabeigts.
Vēsturisks vingrinājums
Hartas dokumenti ir bijuši kopš viduslaiku. Magna Carta, kas aizsākās 1215. gadā, precizēja Anglijas karaļa lomu, vienlaikus nosakot tiesības baroniem, citiem īpašniekiem un Baznīcai.
Vēstures laikā hartās ir novērtēti organizatorisko un projektu tiesību norobežojošie dokumenti, kā arī tas, kas nepieciešams izpildīt. No fraktētajām kompānijām, kurām piešķirts karaļa spēks, kā tās, lai atklātu jauno pasauli līdz dokumentiem, kas diktē koloniālās tiesības, vakardienas ir līdzīgas šodienas organizatoriskajiem dokumentiem.
Kas ir projekta harta?
Projekta hartā nav tikai definēti projekta mērķi un dalībnieki; tā aizsargā komandu no dreaded “darbības sfēras”, kurā daudzi projekti kļūst par nemierīgiem.
Pirms projekta plāna izstrādā hartu; tajā detalizēti izklāstīti projekta mērķi un mērķi. Tas ietver arī projekta fonu, izskaidrojot tā mērķi un to, kas tam nepieciešams. Harta izklāsta projekta darbības jomu un nosaka, kādi rezultāti ir, uzdevumi, par kuriem komanda ir atbildīga, un darba vietas, kuras komandai nav paredzēts izpildīt. Pēdējais ir izšķirošs faktors, lai novērstu „darbības sfēru”, kas var novest pie arvien pieaugošiem pienākumiem, kas galu galā var apdraudēt termiņus.
Ar hartu būtu jāparedz arī vadība, ieinteresētās personas un komandas locekļi. Tajā tiks izklāstīti kritiskie datumi projektā un budžetā, kā arī riski un pieņēmumi, kā arī atkarības un ierobežojumi. Tajā ir jāprecizē projekta vadītāja pilnvaru līmenis, tostarp tas, vai viņi var pieņemt darbā darbiniekus. Visbeidzot, tai jāizveido saziņas spēļu plāns, tostarp parametri par to, cik ātri gaidāma atbildes uz vaicājumiem.
Projekta hartu paredzēts parakstīt principā ieinteresētajām personām un vadībai. Tai būtu jāsamazina nepareiza komunikācija un jānodrošina spēcīgs vadošais apgaismojums projekta dzīvē. Tas arī tiek uzskatīts par veidu, kā „pārdot” projektu vadībai apstiprināšanai.
Labas komandas hartas rakstīšana
Līdzīgi kā projekta hartai, komandas hartai būtu jāsasniedz tādas pašas lietas jebkurai komandai. Tās sastāvdaļas ir līdzīgas, bet tiek piemērotas komandai, nevis projektam.
Tajā tiks paskaidrots, kāpēc komanda tiek veidota un kādus projektus tā vadīs, izklāstot komandas nākotnes mērķus un nosakot komandas panākumu mērīšanas parametrus.
Hartā būs skaidri norādītas lomas, kas ir atbildīgas, kādas ir viņu pilnvaras, kas ir komandas locekļi, kādas prasmes viņi visi sniedz, un kā šīs prasmes vislabāk izmantos. Dokumentā tiks izpētīts komandai piešķirtais budžets, kā arī to rīcībā esošie resursi. Tajā arī noteikts, kā tiks veiktas iekšējās revīzijas un pārskati par komandas projektu progresu, kā arī komandas novērtējumu veikšana un to biežums. Jāizklāsta arī komunikācijas metodes un cerības.
Labai komandu hartai būtu jāpalīdz minimāli novērst nepareizu komunikāciju un jāuztur komanda, kas vērsta uz tās mērķiem.
Hartas kā vadošie spēki
Hartas dokuments precizē varas struktūras, izveido komunikācijas plānus un kalpo par aptuvenu rokasgrāmatu par budžetiem un piešķīrumiem. Tas viss varētu tikt uztverts kā traucējošs jautājums, pirms tie pat sākas. Taču harta palīdz aizsargāt projektus un komandas, nosakot vadlīnijas un skaidrus centienus, kā arī ierobežojumus cerībām un lomām. Labi uzrakstīts čartera dokuments nodrošinās un aizsargās komandu, projektu un organizāciju darbības jomu.
