Pat vienas personas birojā biroja procedūru organizēšana ir būtiska uzņēmuma efektīvai darbībai. Organizētu procedūru kopas izveide atvieglo uzņēmuma darbību un samazina laiku, kas nepieciešams, lai veiktu pieskaitāmos uzdevumus, piemēram, iesniegšanu, pirkšanu un pamata darbu veikšanu.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Vārdu apstrādes programmatūra
-
Printeris
-
Trīsgredzenu saistviela
Izveidojiet to procedūru sarakstu, kuras ir jāorganizē. Pārliecinieties, ka jūs uzskaitāt visas biroja procedūras, ko jūs plānojat darīt nākotnē, pat ja tās tiek veiktas reti.
Nosakiet personu, kura ir atbildīga par katru biroja procedūru. Ja atbildīga ir vairāk nekā viena persona, identificējiet personu, kas visefektīvāk veic procedūru, vai kurš ir visprecīzākais par procedūras aprakstu.
Pieprasiet, lai katra persona uzrakstītu detalizētu aprakstu par to, kā viņi veic katras biroja procedūras. Pārliecinieties, ka katrs cilvēks ievēro soli pa solim, skaidru formātu, sniedzot veidni vai paraugu par to, kā rakstīt katra biroja procedūras aprakstu. Pieprasiet, lai katra persona kopijas apraksta kopiju kopīgā teksta apstrādes dokumenta formātā.
Apvienojiet visus biroja procedūru aprakstus vienā galvenajā dokumentā, kas sadalīts pa nodaļām pēc funkcijas. Piemēram, apvienojiet visas grāmatvedības procedūras vienā nodaļā, visas piegādes procedūras citā nodaļā.
Izdrukājiet pilnu dokumentu un sniedziet personālam vismaz vienu trīs gredzenveida stiprinājumu ar visām biroja procedūrām. Sniedziet katram darbiniekam atsevišķu dokumentu, kas aptver visas biroja procedūras, par kurām viņi ir atbildīgi, un nodrošināt, ka visi darbinieki izlasa dokumentus, kas attiecas uz tām biroja procedūrām, ko viņi regulāri veic.
