Maza biroja debitoru parādi ir tekošā saistību konts, kas veidots no parādsaistībām, kas jāmaksā nākamo 12 mēnešu laikā. Ir svarīgi, lai dokumenti, kas apliecina šos parāda posteņus, tiktu organizēti tā, lai maksājumi par šīm saistībām tiktu veikti savlaicīgi. Savlaicīga samaksa par norēķiniem saglabā organizācijas kredītspēju un nodrošina labas un stabilas attiecības ar kreditoriem un piegādātājiem.
Saņemto rēķinu saskaņošana ar pirkuma pasūtījumu un saņemšanas vai pakalpojuma pabeigšanas dokumentu. Spēkā esošs un maksājams rēķins pastāv, kad tika izveidots apstiprināts pirkuma pasūtījums un saņemti pasūtījumi vai saņemti pakalpojumi. Izveidojiet mapes pēc piegādātāja nosaukuma, lai saglabātu nesaskaņotus pirkuma pasūtījumus, dokumentu saņemšanu un citus papildu dokumentus.
Failu konti maksājami dokumenti pēc maksājuma datuma. Pēc rēķinu saskaņošanas ar apliecinošajiem dokumentiem pārbaudiet maksājuma datumu un iestatiet rēķina apmaksas datumu. Organizējiet rēķinus mapēs, kas pārstāv katru mēneša dienu. Nosakot rēķina apmaksas datumu, iesniedziet to tajā dienā. Lai organizētu dokumentus, var izmantot akordeona mapi, kurā nav daudz vietas. katra cilne var pārstāvēt mēneša dienu. Ja akordeona mape ir pārāk maza, apsveriet iespēju piekārt failus, kas nodrošina vairāk vietas dokumentiem. Katrai mapei vai failam piešķiriet tikai mēneša dienu; kad beidzas pašreizējais mēnesis, varat atkārtoti izmantot šos failus nākamajam mēnesim.
Iekļaujiet savā ikdienas grafikā pārskatu par šīs dienas datumu, kurā tiek iekasēti maksājumi. Ja saskaņā ar šo dienu ir iesniegti rēķini, izrakstiet rēķinu un atzīmējiet to kā samaksātu. Rēķinā jānorāda maksājuma datums, čeku numurs vai darījuma ID, ja tas ir samaksāts elektroniski, samaksātā summa un personas, kas apstrādāja maksājumu, identifikācija.
Failu apmaksātie rēķini failos, kas izveidoti katram pārdevējam vai kreditoram. Pārdevēja failā jāiekļauj visi apmaksātie rēķini kopš grāmatvedības vai 12 mēnešu perioda sākuma. Dokumenti šajā failā atbalsta maksājumus, kas veikti pārdevējam. Ja rodas problēma saistībā ar maksājumu vai pārdevēja prasījumu samaksu, šī dokumentācija var sniegt atbalstu maksājuma pabeigšanas brīdī un priekšmetiem, kas tika samaksāti vai nav samaksāti.
