Pasākumu vadība ietver projektu vadības prakses pielietošanu, lai izstrādātu, plānotu un koordinētu īpašus gadījumus, piemēram, partijas, fondu audzinātājus, sporta aktivitātes un citas lietas. Atkarībā no pasākuma lieluma personāla un resursu izsekošanai tiek izmantotas informācijas sistēmas (datoru programmatūra, kas parasti sastāv no datu krātuves un lietotāja saskarnes, lai manipulētu ar datiem).
Vēsture
Pasākumu pārvaldības nozare pēdējo 50 gadu laikā ir ievērojami pieaugusi, jo notikumi vairs netiek turēti tikai lielās pilsētās. Kopš 1949. gada Konvencijas sadarbības padome ir nodrošinājusi instrumentus un programmas nozares profesionāļiem. Tā pieņemtajā prakses apmaiņas iniciatīvā ir strādāts, lai izstrādātu attiecīgus standartus kopš 1997. gada. Jo īpaši Tehnoloģiju konsultatīvā padome cenšas izstrādāt standarta veidlapas un protokolus pasākumu vadības informācijas sistēmām. Nodrošinot sistēmu savietojamību, šie standarti veicina efektivitāti. Tiklīdz relatīvi neregulēta profesija, pasākumu vadība tagad ir pat studiju joma universitātēs, kas piedāvā sertifikātu un diplomu programmas. Šīs programmas nodrošina specializētu instrukciju par biežāk izmantotajiem notikumu pārvaldības informācijas sistēmas uzdevumiem, kas automatizē daudzas plānošanas un loģistikas funkcijas.
Funkcija
Notikumu pārvaldības informācijas sistēma ir izstrādāta, lai atvieglotu personāla un resursu, kas nepieciešami notikumiem, izsekošanu. Parasti tās galvenais mērķis ir sniegt plānošanas un reģistrācijas atbalstu. Turklāt citas funkcijas ļauj saskaņot personāla prasības ar personāla pieejamību. Sistēma arī izseko izmaksas un izdevumus. Pēc pasākuma sistēma sagatavo ziņojumus administratīvajam personālam. Pasākumu pārvaldības informācijas sistēmas ļauj plānotājiem izmantot procesus un tehnoloģijas, lai koordinētu darbības, kas rada labi vadītu notikumu.
Iespējas
Izmantojot specializētu programmatūru un aparatūru, lai manipulētu ar informāciju un datiem, izmantojot noteiktās procedūras, notikumu pārvaldības informācijas sistēmas nodrošina pasākumu vadītājiem informāciju, kas nepieciešama, lai saglabātu konkurētspējīgu biznesa priekšrocības. Pasākumu vadības informācijas sistēmas atbalsta izklaides, personisko vai korporatīvo darbību organizēšanu. Mērogojamās sistēmas ļauj plānot, tirgot un pārdot savu pasākumu. Citiem vārdiem sakot, neatkarīgi no tā, cik liela vai maza ir jūsu konferences, partijas vai tirdzniecības izstāde, izmantojot notikumu pārvaldības informācijas sistēmu, palīdzēs jums to plānot un vadīt.
Ieguvumi
Reģistrācijas procesa automatizēšana, izmantojot notikumu pārvaldības informācijas sistēmu, samazina kļūdas, ietaupot arī laiku un naudu. Ziedojumu pārvaldīšana tiešsaistē palielina iemaksu iespējamību. Biļetenu un citu tiešsaistes sakaru veidošanas mehānismi nodrošina zaudētu izmaksu (un videi draudzīgu) veidu, kā sasniegt plašu auditoriju, palielinot līdzdalību. Kopumā notikumu pārvaldības informācijas sistēmas ļauj racionalizēt sakarus un samazināt darbības izmaksas.
Apsvērumi
Izmantojiet savas datu bāzes, lai precīzi novērtētu auditoriju katram notikumam. Noteikt atbilstošas mārketinga stratēģijas, pamatojoties uz iepriekšējo notikumu rezultātiem. Veikt loģistikas datu analīzi, lai noteiktu jomas, kurās nepieciešama operatīva uzlabošana.
