Biznesa pārskati bieži tiek ievietoti izturīgā plastmasas iesiešanai vai piesaistīti ar spirāles vai ķemmes saistībām, lai nodrošinātu, ka viņi turēs vairākus lasītājus. Ziņojuma formātu, ko uzņēmēji izmanto saistītos ziņojumos, sauc par "manuskripta formātu". Rokasgrāmatas formātā ietvertajā ziņojumā ir vairākas sadaļas: titullapa, vēstules vēstule, satura rādītājs, kopsavilkums, ievads, problēmas vai situācijas fons, diskusija, risinājums, secinājums, citēti darbi un pielikumi.
Sāciet ziņojumu, izveidojot titullapu. Nosaukuma lapu var formatēt vairākos dažādos veidos, bet tajā jābūt ziņojuma nosaukumam, autora vārdam, saņēmēja vārdam un datumam.
Izveidojiet nosūtīšanas vēstuli. Lai gan ziņojumā var būt vairāki saņēmēji, nosūtīšanas vēstule ir adresēta komitejas vadītājam vai augstākajai personai. Nosūtīšanas vēstulē tiek parādīts uzdevums un tas aptver galvenos punktus. Tas darbojas kā avansa kopsavilkums ziņojuma saņēmējam.
Uzrakstiet ziņojuma tekstu, sākot ar ievadu. Ievadā ir aprakstīts ziņojuma mērķis, problēma, ar kuru jūs apspriežaties, un problēmas apjoms. Piemēram, ja ziņojuma tēma ir autostāvvietas trūkums jūsu darba vietā, jūs aprakstītu stāvvietas problēmu, iemeslu, kādēļ jūsu uzņēmumam ir jārisina problēma un kādas autostāvvietas jūs apspriežat.
Izveidojiet sadaļu, ko sauc par fonu un mērķi, lai apspriestu jebkuru būtisku pamatinformāciju. Ziņojuma saņēmējs jau var būt informēts par šo informāciju, bet iekļaujot to, pārējo komiteju sniegs visaptverošu pārskatu, kā arī demonstrēs jūsu zināšanas par šo tēmu. Autostāvvietas piemērā jūs varat apspriest to, ka partijas bija piemērotas, kad sākās, bet kopš uzņēmuma apvienošanās 2004. gadā jaunajiem darbiniekiem bija problēmas atrast autostāvvietu.
Uzrakstiet sadaļu, kurā aplūkoti dažādi problēmas risinājumi. Vadība vēlēsies saņemt informāciju par visiem iespējamiem risinājumiem vai visiem iespējamiem cēloņiem analītiskā ziņojuma gadījumā. Aptveriet katru risinājumu vai detalizēti, un sniedziet pierādījumus par katru.
Aprakstiet labāko risinājumu vai visticamāko iemeslu. Ja jūs atbalstāt risinājumu, sniedziet risinājumu budžetam un grafikam, lai vadībai būtu skaidrs priekšstats par visu risinājumu īstenošanā iesaistīto naudu un darbu. Ja aprakstāt visticamāko iemeslu, paskaidrojiet, ko varētu veikt, lai novērstu šo problēmu.
Uzrakstiet secinājumu, kurā apkopots ziņojums, un atkārtoti norāda, ka ir jāīsteno vislabākais risinājums vai jārisina visticamākais iemesls. Sniedziet informāciju par rīcību, piemēram, attiecīgos datumus sanāksmei, lai balsotu par risinājumu vai citu sanāksmes informāciju.
Izveidojiet citēto sadaļu, kurā uzskaitīti visi jūsu avoti. Tas ļaus vadībai uzzināt vairāk par problēmu vai pārbaudīt jūsu faktus.
Ziņojuma beigās ievietojiet visus pielikumus, piemēram, apsekojuma kopiju vai detalizētu shēmu.
Izveidojiet kopsavilkumu pēc tam, kad ir uzrakstīts ziņojuma teksts. Tad ievietojiet kopsavilkuma kopsavilkumu tieši aiz ziņojuma satura. Kopsavilkumam jābūt apmēram 1/10 no ziņojuma kopuma garuma, un tam jābūt visaptverošam pārskatam par visu ziņojumu. Kopsavilkuma mērķis ir sniegt visaptverošu kopsavilkumu par visu komitejas ziņojumu.
Uzrakstiet satura rādītāju pēdējo, bet novietojiet to aiz nosūtīšanas vēstules. Kad esat pabeidzis ar ziņojuma tekstu, ierakstiet visus galvenos virsrakstus un apakšpozīcijas un ievietojiet tās satura rādītājā kopā ar to lapas numuru.
Iesiet ziņojumu. Ja jūsu ziņojums tiks nolasīts tikai vienreiz vai divreiz, skaidrs plastmasas vāciņš ar slīdošo saistvielu izskatīsies profesionāli un būs pietiekami izturīgs dažiem lietojumiem. Ja jūsu ziņojumam jābūt izturīgākam, nogādājiet to kopēšanas veikalā un lūdziet, lai tas būtu saistošs. Kopēšanas veikals var ievietot ziņojumā augstas kvalitātes plastmasas vāku un uzlikt tam saistošu. Ķemmes saistviela ir piemērota, lēta iespēja, bet spirālveida saistība būs izturīgākā un pievilcīgākā izvēle tikai dažiem dolāriem vairāk.
