Efektīva komunikācija un informācijas apmaiņa ir ļoti svarīga projekta panākumiem. Skaidra komunikācija nodrošina, ka katrs komandas dalībnieks izprot savu lomu un mērķus projektā. Pastāvīga informācijas apmaiņa ļauj visiem komandas locekļiem apzināties progresu un izceļ visus jautājumus, kas varētu ietekmēt progresu. Nespēja efektīvi sazināties var novest pie dārgiem kavējumiem, kas ietekmē projekta panākumus.
Projekta plāns
Projekta plāns ir galvenais faktors visās projekta komunikācijās, par kurām ziņo TechRepublic. Plāns ļauj katram komandas dalībniekam zināt, kas projektam jāsniedz un kurš ir atbildīgs. Tas nodrošina galvenos datumus un atkarības no projekta, un sarežģītās programmas tiek pārtrauktas mazākos komponentos, ko atsevišķie dalībnieki var vieglāk saprast.
Vīzija
Komunikācija nodrošina, ka katram komandas dalībniekam ir vienāds redzējums par projekta rezultātiem. „Houston Business Journal” 2002. gada izdevumā ir aprakstīts, kā arhitekti, būvuzņēmējs un izstrādātāji sadarbojās ar klientu uzņēmumu vadītājiem, lai panāktu projekta panākumus, izmantojot vienotu kopīgu mērķi - biznesa parku, kas atbilstu tās lietotāju vajadzībām.
Komunikācijas plānošana
Liels projekts ietver daudzus komandas locekļus un plašu komunikāciju kanālu klāstu. Lai nodrošinātu efektīvu komunikāciju un informācijas apmaiņu, ir svarīgi, lai projekta vadītājs jau no paša sākuma plānotu un pārvaldītu procesu, nosakot, kam dažādos projekta posmos ir vajadzīga cita informācija. Šis process ir nepārtraukts saskaņā ar konsultāciju projektu „Perfect”, kurš apgalvo, ka projekta vadītāji lielāko daļu laika pavada komunikācijas uzdevumos.
Informācijas pārvaldība
Komandas dalībniekiem ir nepieciešama ātra piekļuve dokumentācijas jaunākajām versijām. Izveidojot vienu projekta tīmekļa vietni vai datubāzi, projektu vadītāji var centralizēt visu informāciju un nodrošināt komandas locekļiem drošu piekļuvi svarīgiem dokumentiem, piemēram, plāniem, grafikiem, piegādātājiem, sanāksmju protokoliem un progresa ziņojumiem.
Statuss
TechRepublic identificē statusa ziņojumus kā vienu no svarīgākajiem projekta paziņojumiem. Koplietojot statusa atjauninājumus, tiek nodrošināts, ka visi komandas locekļi ir informēti par jebkādām būtiskām problēmām vai neparedzētām izmaiņām, kas var ietekmēt projekta grafiku vai izmaksas. Pēc tam tās var veikt visus nepieciešamos koriģējošos pasākumus.
Rīki
Sakaru līdzekļi, piemēram, e-pasts, videokonferences un telekonferences, padara projekta grupas dalībniekus vienkāršus un ērtus sadarboties un apmainīties ar informāciju, pat ja viņi strādā dažādās vietās. Sociālo tīklu rīkiem ir liela nozīme arī projektu vadībā. Dalībnieki var izmantot rīkus, piemēram, čivināt vai Facebook, lai publicētu īsus stāvokļa atjauninājumus vai komentārus par svarīgiem projekta jautājumiem.
