Mazie uzņēmumi un ārštata darbinieki, kuriem ir labs pārdošanas apjoms, var būt izdevīgi papīra formā, bet cenšas samaksāt savus rēķinus sliktas naudas plūsmas dēļ. Savlaicīgu un viegli saprotamu rēķinu nosūtīšana par jūsu pārdotajiem produktiem vai sniegtajiem pakalpojumiem var palīdzēt izvairīties no naudas trūkuma. Izmantojot standarta informāciju, kas atrodama lielākajā daļā rēķinu, jūs varat izveidot savu sistēmu, kas palīdz savākt debitoru parādus ātrāk nekā vēlāk.
Uzskaitiet rēķina informāciju
Izlemiet, ko vēlaties ievietot rēķinā. Kopējā rēķina informācija ietver:
- Jūsu uzņēmuma nosaukums un adrese
- Darījuma datums
- Darījuma apraksts
- Pārdotās preces vienības cena
- Pārdoto vienību skaits
- Kopējā pasūtījuma cena
- Pārdošanas nodoklis
- Klienta nosaukums un adrese
- Pirkuma pasūtījuma numurs (ja to lieto klients)
- Klientu kontakts
- Maksājuma nosacījumi
- Akcijas piedāvājums
- Maksājuma iespējas
Preču apraksts
Jūsu darījumu aprakstā ir norādīts, ko klients pasūtījis teikuma vai frāzes formā. Vienības cena ir cena par jūsu pārdoto vienību. Jūsu maksājuma noteikumi apraksta, kad jums ir jāmaksā nauda, kā arī soda naudas par novēlotiem maksājumiem. Maksājumu iespējas ietver norādījumus par to, kā klients var jums maksāt, piemēram, čeku, kas maksājams jūsu uzņēmuma nosaukumam, PayPal e-pasta adresi vai paziņojumu, ka jūs pieņemat kredītkaršu maksājumus pa tālruni. Ja vēlaties, lai pilna apmaksa noteiktu dienu laikā, piemēram, 30 dienas, iekļaujiet frāzi “Net 30 dienas”. Ja vēlaties piedāvāt agrāko maksājumu atlaidi, iekļaujiet kaut ko līdzīgu, “3 procentu atlaide maksājumiem 10 uzņēmumu laikā” šīs rēķina dienas. ”
Izveidojiet rēķina numuru
Kad jūs zvanāt cilvēkiem, kuri jums ir parādā, jo īpaši lielākiem klientiem un tiem, kas ar jums atkārtoti dara, viņi bieži lūgs jums rēķina numuru, uz kuru jūs zvanāt. Ja saņemat zvanu par rēķinu no klienta, iespējams, varēsiet atrast dokumentu ātrāk, ja jums ir jūsu rēķini.
Vienkāršākais veids, kā izveidot rēķinu numurēšanas sistēmu, varētu būt katra rēķina numura sākšana ar datumu un pēc tam iekļaut ciparu, kas atbilst tam, cik daudz rēķinu jūs rakstāt šajā dienā. Piemēram, ja 2015.gada 25.aprīlī jūs rakstīsit tikai vienu rēķinu, jūsu rēķina numurs būtu 42520151. Ja šajā dienā uzrakstīsiet otru rēķinu, rēķina numurs būtu 42520152. Šī sistēma palīdz novērst nejaušu tās izmantošanu numurs divos dažādos rēķinos. Lai sekotu datumam un / vai izmantotu svītru, lai nošķirtu datumu no galīgā cipara vai burta, cipara vietā var izmantot burtu. Piemēram, jūs varat izmantot 4252015-1 vai 4252015-A pirmajam rēķinam, ko jūs rakstījāt 2015. gada 25. aprīlī.
Izveidojiet rēķinu
Kad jūs zināt, kādu informāciju vēlaties iekļaut savā rēķinā un jums ir rēķina numurs, izveidojiet savu dokumentu. Ievietojiet uzņēmuma nosaukumu un kontaktinformāciju augšpusē, pēc tam sekojiet klienta informācijai. Iespējams, ir visvienkāršāk uzskaitīt informāciju, izmantojot virsrakstus, kam seko resnās zarnas, tad informāciju. Piemēram, ēdināšanas uzņēmums ar šo informāciju var sagatavot rēķinu par cupcakes:
Rēķins #: 4252015-1 Pasūtītā prece: Cupcakes Vienības cena: $ 2.50 Kopējās vienības: 144 Kopējā cena: $ 360 Nodoklis (7%): $ 25.20 Kopējais maksājums: $ 385,20
