Bezpeļņas organizācijas tiek pārbaudītas no dažādām ieinteresētajām personām, jo tās paļaujas uz labdarības ziedojumiem vai tāpēc, ka tām ir nodokļu atbrīvojums. Lai nodrošinātu, ka jūsu iepirkuma prakse tiek nodota, kad to pārbauda plašsaziņas līdzekļi, līdzekļu devēji, Iekšējo ieņēmumu dienests vai citas ieinteresētās personas, ir svarīgi izveidot iepirkuma politiku, lai izvairītos no iespējamiem interešu konfliktiem vai pārredzamības trūkuma.
Vairākas cenas
Daži bezpeļņas uzņēmumi pieprasa, lai pirkumi, kas pārsniedz noteiktu dolāra līmeni, tiktu piedāvāti par cenu, un organizācija saņem vairākus piedāvājumus dažādiem pārdevējiem. Tas palīdz samazināt iespēju, ka iepirkuma aģents, departamenta vadītājs vai izpilddirektors var apbalvot līgumu ar draugu, ģimenes locekli vai biznesa partneri, kas piedāvā personisku atlīdzību vai tiešu kukuli. Tas arī kavē ilgstošu piegādātāju katru gadu paaugstināt tarifus vai samazināt pakalpojumus, jo zina, ka tam nav konkurences.
Zema cena pret labāko cenu
Jūsu iepirkuma politikā var prasīt, lai jūsu organizācija pieņem viszemāko cenu par projektiem, pakalpojumiem vai precēm, vai ļauj jums veikt labāko cenu. Labākais piedāvājums var nebūt lētākais, bet tas varētu sniegt labāku vērtību organizācijai. Piemēram, viens sporta mārketinga uzņēmums var piedāvāt labdarības 10 kilometru ceļa braucienu par zemāku samaksu nekā citam uzņēmumam, bet augstākajam solītājam var būt vairāk pieredzes, braucot pa ceļu, un viņiem ir vairāk kontaktu, kas varētu iegādāties sponsorēšanu. Dažos gadījumos bezpeļņas uzņēmums var atļaut līgumam doties uz citu uzņēmumu, kas nav zemākais solītājs, ja līgums ir noteiktā procentuālā zemākā piedāvājuma procentos, un iepirkuma aģents, departamenta vadītājs vai vadība var parādīt iemeslus, kādēļ zemākā cena nav labākais piedāvājums.
Priekšlikumu pieprasījumi
Kā daļu no iepirkuma politikas izveidojiet un izsniedziet pieprasījumu iesniegt priekšlikumus projektiem, pakalpojumiem vai precēm, kas ir lielākas par konkrētu dolāra summu. RFP ir standarta procedūra, ko uzņēmumi izmanto, lai potenciālajiem pretendentiem paziņotu par tādām pašām objektīvām prasībām attiecībā uz līgumu. RFP palīdz bezpeļņas organizācijām veikt ābolu-ābolu piedāvājumu salīdzinājumus.
Interešu konflikts
Lai novērstu favorītismu vai favorītisma parādīšanos, jautājiet savam valdes loceklim un vadības personālam, ja viņiem ir draugi, ģimenes locekļi vai biznesa partneri, kas pārdod preces vai pakalpojumus, ko iegādājāties. Daudziem bezpeļņas uzņēmumiem ir politika, kas aizliedz organizācijai veikt darījumus ar uzņēmumiem, kas ir cieši saistīti ar galvenajām ieinteresētajām personām. Pirms jūs apstiprināt lielos līgumus, dalieties ar potenciālajiem biznesa partneriem ar galvenajām ieinteresētajām personām, lai noteiktu, vai kāds no tiem ir konflikts.
Pārredzamība
Tā kā bezpeļņas uzņēmumi nekonkurē ar citiem uzņēmumiem par peļņu, viņi vairāk var brīvi atklāt uzņēmumu informāciju. Padariet savu iepirkumu politiku publiski pieejamu savā tīmekļa vietnē. Iekļaujiet informāciju par lieliem pirkumiem kases pārvaldnieka ziņojumā, ko valdes sēdēs sniedz valdei.
Ilgtspējība
Iespējams, vēlēsities dot priekšroku uzņēmumiem, kas izmanto „zaļo” uzņēmējdarbības praksi. Tas var ietvert uzņēmumus, kas ir publiski paziņojuši un demonstrējuši iniciatīvas, lai samazinātu enerģijas un ūdens patēriņu, pārstrādātu, izmantotu organiskus un netoksiskus materiālus vai samazinātu iepakojumu.
