Rakstīšana biznesa auditorijai nav tāda pati kā vēstules rakstīšana draugam. Vēstules mērķis ir atšķirīgs - parasti jūs nodosiet konkrētu informāciju vai lūgsiet kādu veikt konkrētu darbību - un ir dažas cerības attiecībā uz formatēšanu un stilu. Bieži vien biznesa vēstule būs pirmais iespaids, ko jūs veicat kādam, tāpēc ir svarīgi to pareizi iegūt.
Kas ir biznesa vēstule?
Biznesa vēstule ir jebkura vēstule, ko organizācija nosūta citai organizācijai, vai sarakste starp organizāciju un tās klientiem, piegādātājiem un citām pusēm. Vēstule, ko rakstāt kā daļu no sava darba, tiks uzskatīta par biznesa vēstuli, bet jebkura vēstule, ko jūs nosūtāt uzņēmumam, organizācijai, kopienas grupai vai personai profesionālā kontekstā, arī ietilpst šajā kategorijā. Primārais tests ir viens no satura jautājumiem: vai jūsu saņēmējam būs interese par to, ko jūs rakstāt, ciktāl tas ietekmē viņu darba dzīvi? Ja tā, tad jūsu vēstule tiks uzskatīta par biznesa vēstuli.
Kāpēc jums ir nepieciešams uzrakstīt biznesa vēstuli
Uzņēmumi raksta klientiem, klientiem, piegādātājiem un ieinteresētajām personām, lai sniegtu svarīgu informāciju. Piemēram, viņi var pasūtīt preces no ražotāja, atjaunināt klientu par pasūtījuma statusu, aprakstīt būtiskas izmaiņas uzņēmuma noteikumos un nosacījumos, identificēt radušos problēmu vai nodot nemateriālo vērtību. Daudzās biznesa vēstulēs būs aicinājums rīkoties, tas ir, vēstule pieprasīs konkrētu informāciju vai atbildi no saņēmēja.
Personas izvēlas biznesa vēstules formātu, ja ir nepieciešams skaidri un profesionāli rakstīt. Piemēri ir darba pieteikums, atsūtīšanas vēstule, sūdzības vēstule, atkāpšanās vēstule, atsauces vēstule, oficiāla iesaistīšanās pieņemšana vai noraidīšana vai informācijas pieprasīšana no uzņēmuma. Šo vēstuļu kopīgums ir cerība, ka jums būs īss un specifisks, nevis radošs vai iedomāts jūsu rakstīšanas stilā.
Biznesa vēstules formāti
Amerikas Savienotajās Valstīs uzņēmumi izmanto vienu no četriem kopīgajiem burtu formātiem, kas ir uzskaitīti zemāk. No tiem populārākais ir bloku stils.
Bloķēt burtu formātu: Ar bloka burtu stilu viss teksts ir vienāds ar kreiso malu. Jūs strukturēsiet burtu tā, lai līnijas teksts būtu viena no otras, un rindkopas ir izvietotas divreiz. Marginiem parasti ir standarta 1 collu iestatījums, lai gan daži uzņēmumi mainās, lai pielāgotos viņu mājas stilam.
Pusloku burtu formāts: Semi-bloks ir identisks bloka formātam, izņemot katra rindkopas pirmo rindu.
Alternatīvs bloka burtu formāts: Šis formāts cieši seko bloka formātam, izņemot, ka lapas labajā pusē parādās datums, bezmaksas aizvēršana ("sirsnīgi") un rakstnieka vārds, nosaukums un paraksts. Ja vien jūs neizmantojat veidlapas veidlapu, rakstnieka atgriešanās adrese parādīsies arī labajā pusē.
Vienkāršots burtu formāts: Vēl viena bloka formāta atšķirība, vienkāršotais stils izlaiž atklāšanas sveicienu ("Godātais kungs Smith:"). Izvēlieties šo formātu, ja jums nav adresāta vārda.
Kā nosūtīt saņēmējus biznesa vēstulē
Uzņēmuma vēstules adresēšana vienam saņēmējam ir samērā vienkārša. Vienkārši ierakstiet adresāta vārdu un adresi lapas iekšpusē esošajā adreses blokā lapas kreisajā pusē. Atveriet savu vēstuli ar apsveikumu: "Dārgais kungs / kundze. Uzvārds:" vai "Godātais kungs / kundze:" Apsveikuma beigās ņemiet vērā resnās zarnas - tikai personiska vēstule izmanto komatu; biznesa vēstule vienmēr izmanto kolu.
Ir pieļaujams rakstīt personas vārdu, ja esat saņēmis vārdu ar vārda vārdu, piemēram, jūs esat tikušies vairākas reizes un labi pazīstat personu. Šajā gadījumā jūsu sveiciens būtu lasāms: "Dārgais Jāzeps:" Nekavējoties nesasniedziet vārdu uz pirmo vārdu; to uzskata par rupju.
Lai vienā vēstulē aplūkotu vairākus adresātus, izvēlieties vienu no šīm iespējām:
Ja saņēmēji strādā tajā pašā vietā: Ierakstiet katra saņēmēja nosaukumu, nosaukumu un (pēc izvēles) darba nosaukumu, pēc tam iekšējās adreses blokā ievadiet vienu uzņēmuma adresi. Sveicienam norādiet katra saņēmēja vārdu tajā pašā secībā, kādā tie parādās adresē.
Piemērs:
Sophia Proctor, izpilddirektors Martyn Byrne, pārdošanas direktors Dr Regan Coulson, mārketinga vadītājs ABC Limited Pilsētas iela Townsville, Kentucky 395494
Dārgie kundze Proctor, Byrne un Dr. Coulson:
Ja saņēmēji strādā dažādās adresēs: Katram saņēmējam ir jāsaņem sava vēstule, lai jums būtu jāsagatavo vairākas kopijas no tā paša paziņojuma. Izmantojiet oglekļa kopijas anotāciju pēc aizvēršanas - "cc:" - lai uzskaitītu citu saņēmēju vārdus. Anotācija ļauj katram saņēmējam zināt, kas ir citi saņēmēji.
Piemērs:
Sophia Proctor, izpilddirektors ABC Limited Pilsētas iela Townsville, Kentucky 395494 Dārgie kundze Proctor: Vēstules korpuss Ar cieņu Jane Doe Cc: Martyn Byrne, pārdošanas direktors, Dr. Regan Coulson, mārketinga vadītājs
Kad ir daudz saņēmēju: Ja rakstāt daudziem saņēmējiem, piemēram, direktoru padomes locekļiem, ir lietderīgi uzrakstīt vienu vēstuli un adresēt to visai grupai. Apsveikumam ir jāatsaucas arī uz cilvēku kopumu, piemēram, "Dārgais pārdošanas departaments" vai "Cienījamie Kopienas sadarbības grupas". Izmantojiet izplatīšanas bloku vēstules beigās, lai uzskaitītu atsevišķus grupas dalībniekus, kuriem vajadzētu izlasīt vēstuli.
Piemērs:
Direktoru padome ABC Limited Pilsētas iela Townsville, Kentucky 395494 Cienījamie valdes locekļi: Vēstules korpuss Ar cieņu Jane Doe Izplatīšana: Sophia Proctor kundze Martyn Byrne kungs Dr Regan Coulson Elizabeth Mejia kundze Prof. Zayne Vargas Cohen Andersen kungs
Biznesa vēstules dažādās daļas
Neatkarīgi no tā, vai izmantojat bloka formātu vai citu stilu, jūsu biznesa vēstulē jābūt šādām sadaļām:
Zīmju vai atgriešanās adrese: Uzņēmumi parasti izmanto drukātu papīru, kurā ir speciāli izstrādāts logotips vai veidlapas lapas augšpusē. Uz veidlapas ir organizācijas adrese un kontaktinformācija. Ja neizmantojat veidlapas, rakstiet savu vārdu un adresi vēstules augšējā kreisajā stūrī. Tas ir pieņemami, bet ne obligāti, ja jūsu tālruņa numurs un e-pasta adrese ir noderīga saņēmējam.
Datums: Uzrakstiet datumu mēneša dienas formātā tieši zem atgriešanās adreses. Tā kā citas valstis izmanto dienas mēneša formātu, izvairieties no neskaidrībām, pārrakstot datumu vārdos, nevis skaitļu formā - "2018. gada 28. jūnijs".
Iekšējā adrese: Uzrakstiet adresāta vārdu, uzņēmuma nosaukumu, adresi un pasta indeksu. Ja nepieciešams, iekļaujiet darba nosaukumu. Lietojot standarta biznesa kancelejas preces, vienmēr saskaņojiet iekšējo adresi ar kreiso malu. Tas nozīmē, ka adrese tiks parādīta aploksnes logā, kad tā ir salocīta trīs daļās.
Sveiciens: Neaizmirstiet lietot kolu pēc sveiciena, kā aprakstīts iepriekš.
Tēmas rinda: Papildu tematiskās rindas pievienošana palīdz saņēmējam saprast, ko vēstule ir ātri. Šeit ir piemērs:
Godātais kungs Phillips:
Pieprasījums par darba pieteikumu paketi
Ķermenis: Tas ir, kur gumija atbilst ceļam. Sāciet ar īsu paziņojumu, kurā aprakstīts, kāpēc jūs rakstāt, un seko vairākiem punktiem, kas raksturo šo jautājumu. Saglabājiet vēstuli īsi. Lielākajai daļai darījumu vēstuļu no diviem līdz pieciem punktiem ir ideāli.
Bezmaksas slēgšana: Jums ir dažādas iespējas biznesa vēstules noapaļošanai. Šeit ir daži piemēri:
- Patiesi,
- Ar cieņu
- Ar cieņu,
- Ar cieņu, Tavs,
- Sirsnīgi,
- Labākie vēlējumi,
Paraksts: Drukājiet savu vārdu un amata nosaukumu, atstājot atstarpi starp ierakstīto vārdu un bezmaksas aizvēršanu. Šajā vietā jūs parakstīsiet savu vārdu.
Apvalki un oglekļa kopijas: Iekļaut cc: ja nosūtāt vēstules kopijas kādam citam. Ja vēstulei ir pievienoti dokumenti, uzrakstiet "Enclosure" vai "Encl." zem paraksta bloka.
Kā uzrakstīt biznesa vēstules ķermeni
Lai kāds būtu Jūsu biznesa vēstules mērķis, ir svarīgi, lai vēstules teksts būtu skaidrs un kodolīgs. Saprotiet, ka jūsu saņēmējs ir aizņemts un visticamāk, ka tas tiks novilkts. Strukturējiet savu vēstuli loģiskos punktos - viena ideja katrā rindkopā - lai saņēmējs varētu ātri nokļūt apakšējā rindā.
Tomēr īss ir tukšs; jums ir jācenšas panākt diplomātisku un profesionālu toni. Apsveriet divus piemērus:
Pēc rūpīgas izvērtēšanas es esmu nolēmis pieņemt nostāju citā uzņēmumā. Es strādāju uzņēmumā ABC.
Otrā versija ir kodolīga, bet tā ir pārāk tieša un nevajadzīgi skarba. Tas var aizskart lasītāju. Pirmais piemērs, kaut arī mazāk īss, ir vairāk cienīgs.
Tiklīdz esat izveidojis savus punktus vēstules tekstā, pabeidziet aicinājumu rīkoties, īsu paziņojumu, kas apraksta to, ko jūs vēlētos notikt tagad. Atcerieties, ka jūsu lasītājs ir aizņemts. Neatstājiet viņu uzminēt, ko viņai vajadzētu darīt tālāk. Šeit ir daži piemēri:
Ja piekrītat šim priekšlikumam, lūdzu, atbildiet vēlreiz līdz 31. maijam. Ja vēlaties saņemt kontaktinformāciju cilvēkiem, kuri ir veiksmīgi izmantojuši XYZ pakalpojumus, lūdzu, rakstiet man uz e-pastu [email protected].
Balss un valodas opcijas
Biznesa vēstuļu valoda atšķiras no relaksējošā, sarunvalodas stila līdz juridiskajai korespondencei atrastajam hiperformālajam, tehniskajam stilam. Visefektīvākie biznesa vēstījumi nodrošina līdzsvaru starp šīm divām galējībām. Lai gan biznesa vēstules laika gaitā ir kļuvušas mazāk formālas, rakstīšana, kas ir pārāk nejauša, var saskarties kā neprofesionāla un netaisnīga. No otras puses, pārāk formāla rakstīšana var atsvešināt lasītājus, kuri, iespējams, nesaprot jūsu nozares specifisko valodu, terminoloģiju un formulējumu. Tāpat kā visiem rakstiem, jums ir jāatbilst toni ar skatītāju. Tas dod jums daudz rīcības brīvības attiecībā uz izvēlēto stilu.
Ja vien jūs nestrādājat īpaši formālā nozarē, piemēram, banku sektorā, jums vajadzētu censties izmantot ikdienas vārdus, nevis to oficiālo ekvivalentu - "start", nevis "sākt", "beigas", nevis "pārtraukt" un "mēģināt", nevis "centieties." Vienkārša saglabāšana var šķist pretrunīga, jo lielākā daļa cilvēku profesionālo vārdu krājumu saista ar garākiem un sarežģītākiem vārdiem. Tomēr skaidrība ir svarīga. Svarīgāk ir tas, ka jūsu saņēmējs saprot jūsu vēstuli ar minimālu piepūli, nekā jūs, lai parādītu savu iespaidīgo vārdu krājumu.
Izvairieties no kontrakcijām, piemēram, "es", "nevar" un "nav", ja vien tās nav jūsu uzņēmuma mājas stila īpaša iezīme. Daži uzņēmumi, runājot patērētājiem, vēlas izmantot neformālāku balsi, lai atvērtu sarunu; citi to vietā radītu formālu toni. Svarīgums ir konsekvence. Ja dodat priekšroku vienam rakstīšanas veidam pār otru, pārliecinieties, ka paziņojat par savu stila izvēli visā organizācijā un pārliecinieties, ka visi ievēro to pašu stila rokasgrāmatu.
Biznesa vēstules piemērs
Visu to apvienojot, šeit ir īsa biznesa vēstules piemērs bloka formātā:
Kurt O'Ryan kungs ABC Limited Pilsētas iela Townsville, Kentucky 395494 2018. gada 11. janvāris Godātais kungs O'Ryan: Es vēlreiz vēlos pateikties jums par jūsu aktīvo atbalstu mūsu Townsville "Grow Wild" sabiedrības informēšanas programmā. Jūsu atgriezeniskā saite, jūsu konstruktīvā kritika un jūsu vērtīgā pieredze ievērojami veicināja šī projekta veiksmīgu īstenošanu. Tagad mēs esam saņēmuši pilnīgu finansējumu mūsu turpmākajam projektam, kas ir provizoriski nosaukts par "Daba uz jūsu durvīm". Mēs būtu priecīgi, ja jūs varētu piekrist turpināt sadarbību šajā projektā. Mēs noteikti varētu izmantot jūsu ieskatu un zināšanas. Es pievienoju īsu brošūru, kurā aprakstīts jūsu iecelšanas priekšlikums. Es gribētu tikties ar jums, lai apspriestu mūsu nākamos soļus, un nākamajā nedēļā, lai ieplānotu iecelšanu amatā, mēs piezvanīsim jūsu birojam. Paldies jau iepriekš par jūsu atlīdzību. Ar cieņu, Jane Doe Iekļauts:
