Tāpat kā tik daudzās mūsdienu dzīves jomās, datori ir pārveidojuši grāmatvedības uzskaites veidu gan personīgo finanšu, gan mazo un lielo uzņēmumu vajadzībām. Tā vietā, lai veiktu nebeidzamas manuālo ierakstu rindas un veiktu aprēķinus ar rokām, datori ir veikuši lielāko daļu grāmatvedības procesu pēc pamatdatu ievadīšanas. Taču datorizēta grāmatvedība nav neizdevīga, un pirms datorizētas grāmatvedības izmantošanas ir jāņem vērā arī plusi un mīnusi.
Palielināta produktivitāte
Datori ir pazīstami ar efektivitāti, un grāmatvedība nav izņēmums no šī noteikuma. Datorizētas uzskaites izmantošana novērš ierakstu dublēšanu, ar roku rakstītām grāmatām un piezīmēm un manuāliem aprēķiniem, ietaupot darbinieku laiku un ļaujot tiem pašiem darbiniekiem rīkoties ar lielāku skaitu darījumu un pārskatu.
Automatizēta pārskatu sagatavošana
Tā vietā, lai katru reizi, kad tie ir vajadzīgi, būtu spiesti izveidot standarta finanšu pārskatus ar rokām, datorizētā grāmatvedība nodrošina gandrīz tūlītēju standarta ziņojumu izveidi, piemēram, kontu atlikumus, izmēģinājuma atlikumus, vispārējās grāmatzīmes, peļņas un zaudējumu pārskatus un citas tipiskas pārskatu sniegšanas prasības.
Uzlabota precizitāte
Tā kā precīzai uzskaitei ir vajadzīgi tik daudzi aprēķini, datori ir ideāls risinājums cilvēku kļūdām. Lai gan datu ievades laikā joprojām var rasties kļūdas, datora aprēķini palielinās uzņēmuma pārskatu precizitāti un ticamību.
Elastīgums un savlaicīgums
Datorizēta grāmatvedība izceļas ar manipulācijām ar datiem un nodrošina elastīgumu pārskatu un datu analīzē, ko nevar salīdzināt ar manuālo uzskaiti. Turklāt, kamēr dati tiek ievadīti savlaicīgi, var nekavējoties izveidot atjauninātus ziņojumus, kuros ir iekļauta uzņēmuma jaunākā informācija.
Datu aizsardzība
Ja dati ir bojāti vai ziņojumi ir bojāti vai pazaudēti, datorizēta grāmatvedība nodrošina tūlītēju atjaunošanu no dublējuma, nodrošinot, ka kritiskā informācija netiek zaudēta. Digitālie dublējumi var tikt saglabāti uz vietas vai ārpus tās, lai nodrošinātu papildu svarīgu informāciju.
Darbinieku apmierinātība
Novēršot lielāko daļu rutīnas darbu, kas saistīts ar manuālo grāmatvedību, datorizēta grāmatvedība ļauj darbiniekiem koncentrēties uz plašākiem uzdevumiem un līdz minimumam samazina laiku, kas pavadīts, veicot urbšanas, atkārtotus uzdevumus, piemēram, manuālos aprēķinus. Rezultātā darbinieki var sagaidīt lielāku apmierinātību ar darbu.
Sākotnējās izmaksas
Neskatoties uz daudzām priekšrocībām, viens no datorizētās uzskaites trūkumiem ir sākotnējās sistēmas izveides izmaksas. Lai gan datoru cena gadu no gada ir krasi samazinājusies, grāmatvedības programmatūra joprojām ir dārga un var maksāt tūkstošiem dolāru.
Personāla apmācība
Datorizētajām grāmatvedības sistēmām ir nepieciešama arī personāla īpaša programmatūras apmācība, kas rada papildu izmaksas apmācībai uzņēmumā un pagarina laiku, kas nepieciešams sistēmas ieviešanai, pirms to var izmantot.
Uzticamība
Datorizētas grāmatvedības sistēmas pēc būtības ir pakļautas tādiem jautājumiem kā datoru vīrusi, elektroenerģijas atteices un aparatūras kļūmes, kas var ietekmēt sistēmas uzticamību un pieejamību. Datoru problēmu novēršana radīs zaudēto laiku un produktivitāti.
Izvietošanas jautājumi
Būtiskas grūtības uzņēmumam var rasties, ja grāmatvedības programmatūra nav pareizi uzstādīta, vai arī izvēloties nepareizu programmatūras paketi, kas atbilst uzņēmuma vajadzībām.Var rasties nepietiekami vai neprecīzi ziņojumi, kas prasa zaudēt laiku, lai labotu problēmu vai izvietotu jaunu programmatūras risinājumu.
