Nekustamā īpašuma virsgrāmatā tiek uzskaitīti ar nekustamo īpašumu saistītie ienākumi un izdevumi. Nekustamā īpašuma virsgrāmatas izveidošana nav pārāk atšķirīga no jebkura cita veida biznesa virsgrāmatas izveidošanas. Pirmais solis, neatkarīgi no tā, kāda veida virsraksti tiek veidoti, ir izlemt, vai to darīt manuāli vai izmantojot datorizētu programmatūru. Abām ir priekšrocības un trūkumi.
Saglabājot manuālu virsgrāmatu, var šķist, ka tas ir novecojis datora laikmetā, mazam uzņēmumam vai atsevišķam aģentam. Lielākā papīra virsgrāmatas priekšrocība ir tā, ka jūs varat redzēt visu vienā mirklī, nav ritināšanas un nav izdomāts, kā lapas drukā kopā. Citas priekšrocības ietver iespēju to ņemt līdzi jebkurā vietā, spēju jebkurā laikā atvērt to atvērtā veidā un apskatīt savus ierakstus un neuztraucoties par datoru avārijām, kas iznīcina jūsu datus.
Papīra virsgrāmatu trūkumi ir tādi, ka jums ir nepieciešams manuāli pievienot un atņemt, kas var viegli novest pie kļūdām. Tie var arī būt laikietilpīgāki, ja jums ir jāievada liels datu apjoms. Turklāt nav viegli koplietot informāciju ar citiem. Jūs nevarat ātri sūtīt e-pastu vai augšupielādēt papīra virsrakstu.
Programmatūras priekšrocības ir automātiskie aprēķini, ātra un vienkārša iekļūšana, spēja ātri koplietot informāciju ar savu grāmatvežu vai citiem, kā arī fakts, ka ir vairākas programmas, kas īpaši izveidotas nekustamajam īpašumam. Jūs varat arī saņemt tūlītēju tiešsaistes atbalstu, ja jums ir jautājumi par to, kur un kā preces jāievada.
Programmatūras trūkumi ir tādi, ka datorproblēmu gadījumā jums ir pastāvīgi jāizveido dublējums, jūsu virsgrāmata nav tik pārnēsājama, ja jums nav klēpjdatora, un bieži ir vieglāk numurus ievietot nepareizās kolonnās nekā papīra formātā virsgrāmatu, kur var redzēt visu lapu.
Kad esat nolēmis, kura metode jums ir piemērota, ir pienācis laiks izlemt par kategorijām jūsu virsgrāmatā.
Šis solis ir vienāds gan uz papīra, gan uz programmatūras bāzes, tomēr, ja iegādājaties programmatūru, piemēram, nekustamā īpašuma aģentu paātrinātāju, daudzas no kategorijām jau būs jūsu vietā. Šādā gadījumā izveidojiet kategoriju sarakstu un pievienojiet to, ko programmatūra vēl nav pievienojusi jums.
Ja izveidojat kategorijas no nulles, paņemiet papīra gabalu un izveidojiet divas kolonnas - vienu izdevumiem un vienu - par ieņēmumiem. Jūs varat būt tik detalizēts, cik vēlaties, bet izvairieties no pārāk vispārējas. Jūs gribēsiet nodalīt atsevišķas ienākumu plūsmas nodokļu vajadzībām, piemēram, komisijas maksas un prēmijas.
Ieņēmumu slejā domājiet par visiem ienākumu veidiem, kurus jūs plānojat saņemt, un uzskaitiet tos. Pārliecinieties un ietveriet arī kategoriju "dažādi" vai "citi", jo vienmēr ir negaidīti vienumi, kas nekur citur nav piemēroti.
Dariet to pašu izdevumu pusē. Padomājiet par dažādiem izdevumu veidiem, kas rodas un uzskaitiet tos. Tos var kombinēt vai atdalīt, kā redzat, bet jūs vēlaties saglabāt savus nodokļus, kas savās kolonnās atšķiras. Piemēram, jums varētu būt saraksts ar biroja piederumiem un tīrīšanas piederumu sarakstu, vai arī tos var apvienot vienā kategorijā, jo tie abi tiek atskaitīti tāpat kā jūsu nodokļi (kā uzturēšanas izdevumi). Jautājiet padomu savam nodokļu grāmatvedim, bet daži priekšmeti, kas, iespējams, ir atsevišķi, ir ceļa izdevumi un lielākie pirkumi, piemēram, transportlīdzekļi, jo šie izdevumi tiek atskaitīti citādi.
Pēdējais solis ir vienkārši aizpildīt kolonnu virsotnes ar izveidotajām kategorijām un sākt veidot ierakstus katrā slejā, kad tās notiek.
Ja izmantojat papīra virsgrāmatu, bieži vien ir vieglāk pusi pusi no izdevumiem veltīt izdevumiem un otru pusi - ieņēmumiem. Skaidrais sadalījums starp abiem palīdzēs izvairīties no ieejas kļūdām.
Ja izmantojat izklājlapu programmu, iespējams, vēlēsities apsvērt iespēju izveidot divus atsevišķus failus - vienu par ieņēmumiem un vienu - par izdevumiem, lai izvairītos no neskaidrībām. Dažas programmas automātiski nosaka šīs divas kategorijas, kas palīdz izvairīties no kļūdām.
