Pāreja no manuālas uz datorizētu grāmatvedību ir solis pa solim process, ko var viegli un efektīvi paveikt. Ja tas ir finanšu gada beigas, jūs varat sākt ar jaunā finanšu gada sākumu. Nav nepieciešams ievadīt datus no iepriekšējiem periodiem, izņemot gada beigu finanšu pārskatus. Ja tas nav gada beigas, jums jāizlemj, vai vēlaties gaidīt līdz gada beigām vai ievadīt sistēmā visus detalizētos datus līdz šim punktam gadā.
Izpētīt un lemt par datortehniku, kas jums būs nepieciešama jūsu datorizētajai grāmatvedības sistēmai. Lielākajai daļai datoru šodien ir iespēja veikt mazo uzņēmumu grāmatvedības paketes. Pārliecinieties, vai datorā ir cietais disks ar vairākiem gigabaitiem atmiņas. Laika gaitā jūsu datorizētie ieraksti pieaugs un jūs vēlaties, lai dators ilgtu dažus gadus. Jūs vēlaties arī teksta apstrādes un izklājlapu programmas, kā arī interneta un e-pasta iespējas.
Iestatiet datora aprīkojumu un izveidojiet savu interneta savienojumu. Šis solis ir svarīgs, jo visām grāmatvedības programmatūras pakotnēm būs pieejama tiešsaistes palīdzība, ja rodas problēmas. Datora iestatīšanas ietvaros izveidojiet arī failu dublēšanas līdzekļus. Jums vajadzētu dublēt datus katru dienu vai pat biežāk, strādājot ar kaut ko kritisku. Failus var viegli papildināt ar portatīvajiem diskiem. Ir svarīgi saprast, ka grāmatvedības sistēma ir datu bāze, no kuras informācija tiek iegūta, kad tas ir nepieciešams.
Izpētīt un izlemt, kura grāmatvedības programmatūras pakotne ir vislabākā jūsu uzņēmumam. Lielākā daļa mazo uzņēmumu veic naudas sodu ar ārpakalpojumu programmatūras pakotni, piemēram, QuickBooks vai Peachtree.
Iestatiet programmatūras pakotni, sekojot iebūvētajām izvēlnēm. Izveidojiet kontu sarakstu jūsu galvenajam virsrakstam. Iestatiet savus bankas kontus un pievienojiet nepieciešamo informāciju par saviem piegādātājiem un klientiem.
Ievadiet detalizētus darījumu datus, kas nepieciešami, lai atjauninātu datorizētās grāmatas. Jums būs jāievada gada beigu finanšu pārskati par iepriekšējo gadu kā sākuma atlikumi kārtējam gadam. Pēc tam ievadiet detalizētus darījumu datus par katru kārtējā gada mēnesi, līdz esat atjauninājies. Ja tas ir gada beigas, vienkārši izveidojiet sākuma atlikumus jaunajam gadam un turpiniet darbu, ievadot grāmatvedības datus kā darījumus un notikumus. Tagad jūs strādājat ar datorizētu grāmatvedības sistēmu.
Izlemiet, vai vēlaties, lai iepriekšējā gada finanšu pārskati tiktu ievadīti sistēmā. Lai sniegtu vēsturi datorizētajos ierakstos, varat pievienot iepriekšējo gadu finanšu pārskatus. To var izdarīt katru mēnesi, reizi ceturksnī vai katru gadu, atgriežoties vairākus gadus. Detalizētu darījumu datu pievienošana vēsturē nav nepieciešama, taču vajadzētu būt ceļam, kas dodas atpakaļ uz manuālajiem ierakstiem.
