Bieži biznesā ir nepieciešams nosūtīt svarīgu uzņēmuma komunikāciju cilvēku grupai, informējot viņus par izmaiņām vai izmaiņām uzņēmuma politikā un procedūrās. Ja šie cilvēki pieder oficiālai grupai, ir vairākas iespējas, kā tām adresēt vēstuli.
Grupas adresēšana vēstulē
Izmantojiet oficiālo izraudzīto grupas nosaukumu, ja grupa ir oficiāli organizēta un atzīta ar šo nosaukumu. Ja grupa, piemēram, ir Amerikas revolūcijas meitas, ir pilnīgi pareizi adresēt vēstuli grupai, izmantojot "Dārgās Amerikas revolūcijas meitas." Tas ir visprecīzākais veids, kā apstiprināt vēstulē sniegto informāciju. Tomēr ir apšaubāms, vai pati vēstule tiks dalīta ar grupu kopumā, bet gan tās darbiniekiem un vadītājiem.
Tāpat ir pieļaujams vērsties pie grupas ar savu kolektīvo nosaukumu, atsakoties no nosaukuma "Dārgais". Jūs varat sākt vēstuli ar “Uz visiem konta pārvaldniekiem” vai “Uz nakti pāriet uzraugiem”.
Ja grupa ir tāda, kurā jūs vēlētos vērsties pie indivīda, kura nosaukums un vārds nav zināms, ir lietderīgi izmantot sveicienu „Kam tas attiecas”. Lai gan šī frāze pieņem, ka tā ir paredzēta indivīdam, tā ir piemēroti, kad adresējat grupu. Šai apsveikumam, lai gan tas ir pareizs un piemērots, trūkst autoritātes, kas nāk no svarīgas vēstules adresēšanas ar pareizo kontaktpersonas vārdu un nosaukumu.
Izmantojiet vienkāršu apzīmējumu, piemēram, „Izplatīšana” vai pat „Skatīt izplatīšanu” biznesa memoranda laukā “To”, īpaši, ja vēstule ir iekšēja. Visu izplatīšanas sarakstā iekļauto personu vārdi ir pilnībā jāatklāj vēstulē, parasti kā daļa no kājenes sadaļas. Šo sarakstu var organizēt alfabētiskā secībā vai pēc organizācijas hierarhijas ar augstākā līmeņa vadītāju vārdiem, kas uzskaitīti pirmās kārtas secībā, kam seko alfabētiskais visu padoto saraksts.
Uzskaitiet visu iesaistīto pušu vārdus, nosaukumus un adreses, ja grupa ir maza un nav saistīta ar vienu uzņēmumu. Šī metode ir izdevīga vēstules saņēmējiem, kuriem ir pieejama ērta atsauces rokasgrāmata visām pusēm vienā paziņojumā.
