Biznesa korespondence parasti ir kodolīga un labi organizēta, un rakstnieka domas ir pietiekami īsas, lai tās ietilptu vienā lapā. Tomēr ir gadījumi, kad ziņai, kas jums jāpārsūta, ir nepieciešamas divas lappuses. Pareizi formatējot biznesa vēstules otro lappusi, lasītājs nepamanīs jūsu galīgās domas.
Otrās lapas galvenes formatēšana
Otrās lapas galvenes formāts, kuru izvēlaties, ir atkarīgs no jums, bet tajā vienmēr jāiekļauj vismaz tās personas vārds, uz kuru ir rakstīta vēstule. Otrās lapas galvenē var būt arī lapas numurs un datuma datums.
Daži rakstnieki dod priekšroku izmantot vienu rindiņu savā biznesa vēstules otrajā lapā. To sauc par horizontālo formātu. Piemēram, tie ieraksta adresāta vārdu uz kreisās malas, centrē lapas numuru un ieraksta datumu, kas ir pamatots ar labo robežu. Izmantojot šo formātu, gandrīz šķiet, ka veidojat trīs slejas.
Vēl viens veids, kā formatēt otro lapu, ir izmantot bloka formātu, kas nozīmē, ka ierakstāt adresāta vārdu augšējā rindā zem vienas collas robežas un pēc tam ierakstiet lapas numuru nākamajā rindā un datumu trešajā rindā. Piemēram:
Davey Jones kungs
Lapa 2
2018. gada 1. oktobris
Tā vietā, lai izmantotu labo pamatojumu, vienkārši atveriet lapas pēdējo daļu gandrīz līdz pat labajai malai. Kad lasītāji aplūko otro lapu, pirmā lieta, ko viņi redz, ir viņu vārds, lapas numurs un datums. Tādā veidā, ja izvēlaties štāpeļšķiedrām pirmo un otro lapu, skavotā vieta neaptver otrās lapas virsrakstu.
Tiklīdz jums būs virsraksts, pirms pārējās jūsu biznesa vēstules iekļaušanas jums vajadzētu atstāt trīs tukšas rindas. Noteikti ir pietiekami daudz teksta, lai pamatotu otru lapu. Ja jums ir tikai papildu līnija vai divas, mēģiniet samazināt vēstuli, lai tā atbilstu vienai lapai. Tāpat pārliecinieties, vai nesākat otrā vēstules lapu teikuma vidū. Ja iespējams, otrajā lapā sāciet jaunu rindkopu, lai jūsu vēstule kļūtu labāk.
Otrās lappuses robežas izveide
Ja jums ir divu lappušu biznesa vēstule, jūs, iespējams, vēlēsities kopēt abas lapas kopā. Tomēr tas ir pieņemami, ja jūs vienkārši nolokāt divas vēstules lapas, lai tās ietilptu aploksnē. Ja lapas tiek štāpeļšķiedras, lasītājs acīmredzot zina, ka jūsu ziņojumā ir vairāk nekā pirmajā lapā esošais saturs. Tomēr, ja izvēlaties neiesaiņot, pārliecinieties, ka sākat formatēšanu pietiekami tālu no otrās lapas augšējās malas, lai lasītājs saprastu, ka otrā lapa ir tikpat svarīga kā pirmā. Parastā ir viena collas robeža no lapas augšdaļas. Tādā gadījumā jūs sāksiet otrās lapas virsrakstu.
Iegūstiet adresāta informāciju pa labi
Tā kā jūsu biznesa vēstules otrajā lapā ir adresāta vārds, ir svarīgi, lai adresāta vārds tiktu pareizi ievadīts vēstules pirmajā lapā, kam seko pareizais nosaukums un adreses adrese. Jūsu biznesa vēstules pirmajā lapā adresāta informācija atbilst datumam un jūsu atgriešanās adresei.
Ja neesat pārliecināts par adresāta informācijas pareizrakstību, pārbaudiet uzņēmuma tīmekļa vietni vai zvaniet uzņēmuma sekretāram vai administratoram. Neļaujiet sevi mulsināt un, iespējams, pārkāpt adresātu, izmantojot nepareizu vai novecojušu informāciju.
