Daudzās darbavietās memorands kalpo kā ērts un efektīvs saziņas līdzeklis. Atbildot uz jautājumiem memorandā, tā vietā, lai sazinātos ar aci, jūs varat gan palielināt darbinieku skaitu, ko jūsu atbilde sasniedz, gan nodrošināt darbiniekiem fizisku vai elektronisku dokumentu, lai vēlāk atsauktos, ja viņi aizmirsīs jūsu sniegto atbildi. Lai nodrošinātu, ka jūsu piezīme ir pēc iespējas efektīvāka, formatējiet savu komunikāciju pareizi un rūpīgi sastādiet to ar savu auditoriju.
Izveidojiet piezīmes virsrakstu. Iekļaujiet "Datums", kam seko pilns datums, kurā jūs izsūtāt savu piezīmi, "To:" ar paskaidrojumu par to, kas jūs sūtāt memorandu uz "No:" ar savu vārdu, un "Temats:" ar īss priekšmeta apraksts. Ja sagatavosiet savu memorandu pa e-pastu, šī pozīcija, iespējams, jau būs jūsu vietā. Ievadot savu piezīmi, ievietojiet visu šo informāciju piezīmes augšpusē, kas sakārtota pa kreisi.
Ievietojiet jautājumu tematu rindā. Ja jautājums, uz kuru jūs pievērsieties, bija pārāk garš, to saīsiniet, saīsinot to ar diviem vai trim nozīmīgiem vārdiem. Ja savā memorandā plānojat risināt vairāk nekā vienu jautājumu, uzskaitiet jautājumu tematu, kam seko “Q&A”, lai brīdinātu darbiniekus par piezīmes saturu. Ievietojot šo jautājumu vai Q&A apzīmējumu tematiskajā rindiņā, darbiniekiem ir vieglāk atrast piezīmi, ja viņiem tas būs nepieciešams vēlāk.
Atbildiet uz jautājumu vai uzdodiet jautājumus skaidri un skaidri. Darbinieki vēlas saņemt atbildes uz saviem jautājumiem, nevis verbozi. Saglabājot atbildi skaidru un īsu, jūs varat palielināt iespēju, ka lasītāji varēs saprast atbildi un efektīvi reaģēt uz to.
Pastāstiet darbiniekiem, kuriem jāsazinās, ja viņiem nepieciešama papildu informācija. Ja vēlaties paši izskaidrot neskaidrības par jautājumiem, lūdziet viņiem runāt ar jums. Ja jūsu uzņēmumā ir vēl viena nodaļa, kas būtu labāk piemērota, lai atbildētu uz jautājumiem par šo tēmu, pastāstiet saviem darbiniekiem, lai norādītu konkrētu personu šajā nodaļā, un iekļaujiet šīs personas kontaktinformāciju.
