Degvielas krājumu uzskaitei nepieciešama funkcionāla tilpuma mērīšanas metode gan degvielas saņemšanas, gan izsniegšanas laikā. Vides faktori var izraisīt uztveramo inventāra trūkumu; piemēram, augstās temperatūrās, daļa no degvielas nesaspiestās tvertnēs var iztvaikot un tādēļ nav pieejamas šķidruma tilpuma mērīšanai, vai pat izvairīties, kad kuģis ir atvērts, lai veiktu manuālu mērīšanu. Alternatīvi, aukstais laiks var izraisīt šķidrās degvielas krājumu apjoma sarukumu. Lai saglabātu precīzu degvielas uzskaiti, svarīga ir arī zādzību novēršana, lai gan arī bloķēšanas mehānismu izmantošana.
Reģistrē degvielas darījumus žurnālā. Uzņēmumiem ar vairākām atrašanās vietām ir jābūt žurnālam par katru izsniegšanas vietu, ko periodiski atjaunina vietnes administratīvais personāls. Uzņēmuma vadītājiem jāglabā personīgais degvielas darījumu žurnāls. Kopīgajiem transportlīdzekļiem papildus neatkarīgiem autovadītāju žurnāliem jābūt savam log-in, lai abas datu kopas vēlāk varētu savstarpēji atsaukties. Transportlīdzekļu un vadītāju žurnālos jāiekļauj arī attālums, ko veic katru dienu, lai uzraudzītu degvielas patēriņa efektivitāti.
Regulāri apvienojiet žurnāla datus no datora izklājlapas, lai izveidotu lielāku priekšstatu par organizatorisko degvielas izmantošanu. Uzņēmumi ar degvielas krātuvēm var izmantot žurnāla datus, lai noteiktu, cik daudz degvielas ir noliktavā.
Manuāli pārbaudiet un reģistrējiet faktisko degvielu uzglabāšanā periodiski, izmantojot gan mehanizētos indikatorus, gan manuālo displeju. Salīdzinot faktisko degvielas krājumu ar žurnāla izklājlapas aprēķinu, uzņēmums var brīdināt par bojātu sūkņu aprīkojumu vai zādzībām. Saskaņā ar Cantest Solutions Inc. degvielas iztvaikošanu nedrīkst radīt vairāk nekā 0,125% mērījumu atšķirības pat vidējā vasaras dienā. Atšķirības ir ievērojami augstākas nekā problēmas.
Bloķējiet sūkņus un gāzes vāciņus, kad tie netiek izmantoti. Tas novērš krājumu samazināšanos zādzību dēļ.
Salīdziniet datus no viena mēneša uz nākamo, izmantojot datus no žurnāliem un izklājlapām. Datu savstarpēja atsauce var atklāt tendences par degvielas patēriņu, un tās pat var būt noderīgs rādītājs transportlīdzekļu tehniskajai apkopei, jo ieraksti sekos katra transportlīdzekļa degvielas patēriņam.
Padomi
-
Vairāku izklājlapu izveide, pamatojoties uz žurnāla datiem, var ļaut grāmatvedības darbiniekiem izsekot dažādiem ar uzņēmējdarbību saistītiem faktoriem. Daži uzņēmumi, tāpat kā degvielas uzpildes stacija, var būt noderīgi, lai ierakstītu vienkāršus degvielas un degvielas avotus, savukārt uzņēmumi, kas izmanto flotes transportlīdzekļus, var iegūt noderīgu ieskatu no sarežģītākas uzskaites un ziņošanas.
Brīdinājums
Ir svarīgi laiku pa laikam veikt manuālos nolasījumus, jo īpaši, ja tiek vadītas pazemes degvielas tvertnes. Mehānizētās nolasīšanas ierīces var neizdoties un tvertnes var izplūst, kas nozīmē, ka vienkāršais tilpuma tests ar mērstieņu lineālu var izraisīt problēmu, pirms tas sniega bumbu kaut ko smagāk.
