Nosūtīšanas vēstules, ko sauc arī par pavadvēstuli, pievieno faksiem un e-pastiem, lai aprakstītu faksu nosūtīto dokumentu saturu vai e-pastam pievienotos failus. Pārsūtītās vēstules arī nodrošina, ka dokumenti tiek nodoti pareizajai personai, ja tie tiek nosūtīti uz kopīgu faksa vai e-pasta adresi. Šīs vēstules parasti ir īsas un tikai sniedz nepieciešamo informāciju. Tā kā nosūtīšanas vēstules ir uzņēmējdarbības korespondences veids, jums ir jāievēro daži standarti, lai pareizi uzrakstītu vienu.
Dokumenta augšdaļā ierakstiet savu vārdu vai uzņēmuma nosaukumu, adresi, tālruņa numuru un citu kontaktinformāciju, atrodot to lapas labajā pusē. Varat arī rakstīt vēstuli uz firmas veidlapas.
Izlaidiet rindu un norādiet datumu zem savas informācijas lapas labajā pusē.
Lapas kreisajā pusē ierakstiet saņēmēja vārdu, adresi un, ja nepieciešams, konta numuru vai citu identifikācijas informāciju, sākot no datuma - divas līnijas.
Rakstiet vēstuli tieši personai, kas to saņems. Ja jūs nezināt indivīda vārdu, pietiek ar rakstu "Dear Sir or Madam".
Uzskaitiet iemeslu, kāpēc rakstāt vēstuli pirmajā teikumā. Norādiet, vai nosūtāt atsākšanas, uzņēmējdarbības priekšlikumu, pārskatu vai informāciju par produktu vai pakalpojumu.
Sniedziet fona informāciju par dokumentu, ko nosūtāt otrajā daļā. Tas var ietvert datumus, līdz kuriem lasītājam ir jārīkojas saskaņā ar dokumentā ietverto informāciju, vai, ja dokumentam ir vairākas lapas, īss paskaidrojums par iekļautajām lapām. Jūs varat arī atgādināt lasītājam par visām sarunām vai saraksti, kas jums bija ar viņu saistībā ar dokumentu.
Paldies lasītājam par viņas pēdējās rindkopas laiku un lūdziet viņu sazināties ar jums, ja viņam ir kādi jautājumi.
Lapas apakšdaļā ievadiet savu vārdu, nosaukumu un kontaktinformāciju, piemēram, savu e-pasta adresi vai tālruņa numuru. Rakstiet savu parakstu virs sava vārda.
