Kopienas dienests ir cēls darbs, bet bieži vien tas nenotiks bez ievērojama darbiem, kas notiek aiz ainas. Sabiedrisko pakalpojumu pasākuma organizēšana ir daudzpusīgs darbs, un priekšsēdētāja pienākums ir rūpēties par katru detaļu. Iepriekšēja plānošana ir būtiska, iesaistot visu, sākot no mērķu noteikšanas līdz uzdevumu deleģēšanai. Ja jūs savlaicīgi adresējat komponentu sarakstu, palielināsiet iespēju, ka jūsu pasākums būs veiksmīgs.
Izvēlieties iemeslu. Daudzi projektu veidi ietilpst sabiedrisko pakalpojumu jomā. Dažas idejas ietver projektus, lai veicinātu vidi, veicinātu drošību, cīnītos pret noziedzību vai palīdzētu bezpajumtniekiem.
Apsveriet galveno iemeslu, kādēļ projekts ir nepieciešams. Ja plānojat pasākumu organizācijas vārdā, ņemiet vērā, vai pasākums atbilst tās organizatoriskās misijas garam.
Iestatiet mērķus. Precizējiet projekta konkrētos mērķus un pārliecinieties, ka tie ir izmērāmi. Mērāmie mērķi palīdzēs novērtēt notikumu pēc tā beigām.
Izveidojiet pasākumu. Izvēlieties datumu, laiku un vietu. Tad apsveriet, ko tas varētu veikt, piemēram, interesantu runātāju, pārtiku vai unikālu darbību, lai cilvēki varētu apsvērt notikumu jautri un lietderīgi.
Norādiet personāla vajadzības. Sīki izklāstiet konkrētus pienākumus un kas veiks šos pienākumus. Piesaistīt brīvprātīgos, lai aizpildītu šīs pozīcijas.
Uzskaitiet nepieciešamos resursus, materiālus un materiālus. Budžeta nolūkos ņemiet vērā, vai katrs vienums tiks ziedots vai iegādāts. Ja esat ziedojis, ierakstiet to natūrā.
Ar rakstisku komunikāciju vai personisku prezentāciju palīdzību aiciniet potenciālos partnerus - piemēram, iespējamos pasākumu sponsorus - piedalīties pasākumā. Kopīgojiet pārliecinošu stāstu par to, kā jūsu projekts pozitīvi ietekmēs kopienu. Tad izskaidrojiet viņiem, ko viņi var darīt, lai palīdzētu.
Aizpildiet ierosināto budžetu, norādot visus paredzamos ienākumus un izdevumus. Iekļaut visus resursus, materiālus un piegādes no sava saraksta izdevumu budžetā. Pārliecinieties, ka ziedoto objektu vērtība tiek atspoguļota budžetā.
Veicināt pasākumu. Sazināties ar notikumu, izmantojot visus iespējamos līdzekļus, piemēram, ziņu izlaidumus, tiešo pastu, personiskos ielūgumus, plakātus, tīmekļa vietnes paziņojumus un dažādus sociālo mediju pakalpojumus. Vienkāršs vārds no mutes arī ir ļoti efektīvs, lai iegūtu vārdu. Noteikti reklamējiet pasākumu apgabala skolās (ja nepieciešams), jo daudziem studentiem ir pienākums veikt kopienas darba stundas un var būt gatavs piedalīties.
Izstrādāt alternatīvu plānu, ja kaut kas noiet greizi - nekad nav sāpīgs plāns B. Aprakstiet iespējamās problēmas (piemēram, sliktos laika apstākļos), kas varētu kavēt veiksmīgu projekta pabeigšanu. Tad formulējiet šo problēmu risinājumus (piemēram, notikuma pārvietošanu iekšā).
Izstrādāt konkrētu rīcības plānu. Uzskaitiet konkrētos pasākumus, lai projektu veiksmīgi pabeigtu. Rādīt katram solim plānotos datumus. Izlaist pasākumus notikuma dienai uz atsevišķu sarakstu, jo tas var būt visprecīzākais un visatbilstošākais saraksts pasākuma laikā.
