Lai pārliecinātos, ka tie atbilst Iekšējo ieņēmumu dienesta (IRS) noteikumiem un valsts un pašvaldību likumiem, uzņēmumiem ir jāiekļauj izšķiroša informācija par darbinieku un uzņēmumu algas sistēmās. Lai izveidotu un pārvaldītu dažādus elementus, kas ietver algas sistēmu, nepieciešama pienācīga rūpība un adekvātas zināšanas par nodokļu likumdošanu. Tā rezultātā ir ierasts, ka uzņēmumi pieņem darbā ārējo konsultantu, grāmatvedi vai algu pakalpojumu, lai noguldītu nodokļu maksājumus, apstrādātu W-2s, pārvaldītu pensiju un apdrošināšanas plānus un pildītu citus ar algām saistītus pienākumus.
Darbinieku informācija
Jaunā nomas procesa laikā uzņēmumiem ir jāsavāc informācija, piemēram, medicīniskā apdrošināšana un W-4 veidlapas, lai noteiktu, kas būtu jāatskaita no darbinieka algas. Šīs veidlapas arī nodrošina darba devējiem būtisku informāciju, piemēram, darbinieka sociālās apdrošināšanas numuru un to ieturējuma summu federālajos un valsts nodokļu nolūkos. Sistēmai ir arī jāseko un jāmaina izmaiņas, kas veiktas darbinieka atbrīvojuma statusā, pensijās, apdrošināšanas plānos vai pensiju fondos.
Algas informācija
Kā daļu no jaunā nomas procesa algas sistēmas ietver sastāvdaļu, kas norāda, kuri darbinieki ir pilna laika, nepilna laika un līgumslēdzēji. Darbinieku klasificēšana algas sistēmā ir svarīga, jo valdība iekasē augstus sodus uzņēmumiem, kas nepareizi klasificē darbiniekus.
Laika lapas
Nezinot, cik stundu ir strādājis darbinieks, darba devēji nevar noteikt, ko maksāt darbinieks. Lai gan dažiem darba ņēmējiem tiek izmaksāta alga, citi tiek kompensēti stundas laikā vai arī tie tiek norīkoti kā bezpeļņas darbinieki. Darba samaksas sistēmas ietver laika kontrolsaraksta informāciju vai jomas, kurās tiek reģistrētas stundas un bez darba laika, un tiek pārskatītas precizitātes dēļ. Informāciju var savākt, izmantojot datorizētu laika pulksteni, perforatora kartes zīmogu vai papīra laika kontrolsarakstu.
Piemērojamie nodokļi un atskaitījumi
Lai gan IRS sniedz uzņēmumiem nodokļu tabulas, lai aprēķinātu darbinieku nodokļa ieturējumus, pārdevēji un algas datoru sistēmas var arī sniegt šo informāciju. Darba devējiem, apkopojot piemērojamos nodokļus, jāapsver gada peļņa, algas un nodokļu atvieglojumi. Turklāt algas sistēmām jāaprēķina atskaitījumi, kas veikti, izmantojot pensiju plānus, 401 (k) s, apdrošināšanas plānus, arodbiedrības nodevas un iemaksas. Darba samaksas departaments arī uzrauga aizdevumus un citus atskaitījumus, kuriem ir maksimālās summas, un pārtrauc atalgojuma atskaitījumus, ja kopējā summa ir atmaksāta.
Algas reģistrs
Darba samaksas reģistrs apkopo darbinieku ienākumus un atskaitīšanas informāciju žurnāla ierakstā, kas tiek iekļauts grāmatvedībā grāmatvedības un vispārējo pētījumu mērķiem. Algu reģistrus izmanto arī, lai izveidotu nodokļu pārskatus. Šos dokumentus sagatavo algu saraksta darbinieki vai arī tos izmanto, izmantojot algas datoru sistēmas.
Manuālie maksājumi
Reizēm uzņēmumi izsniedz darba ņēmējiem manuālu atalgojumu starp atalgojuma periodiem sakarā ar līguma izbeigšanu vai algu kļūdu. Darba samaksas sistēmām ir jāatskaitās čeku summa algu reģistrā nodokļu un pārskatu sniegšanas nolūkos. Tas nodrošina, ka darba devēja nodokļa ieturējuma summa tiek saskaņota ar darbinieku atskaitījumiem.
