Saziņa organizācijā ir kritiska. Jo vairāk strādājošie un informētāki darbinieki, jo vairāk uzticas viņu darba devējam. Pētījumi liecina, ka darbinieki dod priekšroku mijiedarbībai ar saviem priekšniekiem, bet laika ierobežojumi un organizācijas lielums ne vienmēr ļauj šādu pieeju. Uzņēmuma piezīmes ir vēl viens veids, kā organizēt svarīgu informāciju organizācijas iekšējai auditorijai. Mazāk formāla nekā biznesa vēstules, tās var paziņot par jaunām politikām vai organizatoriskām izmaiņām, sniegt pieprasīto informāciju vai kalpot par projekta atjauninājumu. Mācīšanās rakstīt uzņēmuma piezīmi, kas sniedz informāciju darbiniekiem, palīdzēs nostiprināt jūsu uzņēmuma „spēku”.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Uzņēmuma logotipa digitālais attēls
-
Darbvirsmas publicēšanas programmatūra
-
Printeris
-
Papīrs
Lapas augšdaļā ievietojiet uzņēmuma logotipu kā attēlu.
Izveidojiet virsrakstu, kas lasa (visos lielajos burtos) “MEMO”, “MEMORANDUM” vai “INTEROFFICE CORRESPONDENCE”. Tas var būt centrēts augšpusē vai saskaņots ar kreiso malu.
Pēc nosaukuma ievietojiet rindas rindiņu un pēc tam vārdus “TO:”, “FROM:”, “DATE:” un “SUBJECT:” (varat aizstāt “RE:” vietā “SUBJECT:”) ar atbilstošu informāciju, kam seko smaga atgriešanās. Vienošanās var atšķirties. Katram vienumam var būt sava līnija, kas sastāv no četrām līnijām, vai arī varat sadalīt divās kolonnās: pirmā, kas satur “TO:” un “FROM:” un otrā ar “DATE:” un “SUBJECT”. iekļauj iekšējo adresi vai sveicienu (“Dear…”).
Sāciet piezīmes virsrakstu otrajā vai trešajā rindā zem virsraksta. Ja jūsu piezīme ir ikdienas ziņojums, kas ir atvērts tiešā veidā. Atgādinājumiem, kas sniedz sliktas ziņas, vajadzētu atvērt neitrālu paziņojumu, kas ir cieši saistīts ar piezīmes tēmu, kas biznesa komunikācijā pazīstams kā buferis, lai sagatavotu lasītājus negatīvajai informācijai. Atkarībā no ziņām, jūs varat izvēlēties starp vairākām šīs atvēršanas stratēģijām. Pārliecinieties, ka tas ir sirsnīgs, būtisks, godīgs un īss.
Izmantojiet atlikušo vietas daļu, lai sniegtu svarīgus datus. Signālam jābūt sarunvalodīgam. Izmantojiet apakšpozīcijas, lai padarītu garākas piezīmes vieglāk lasāmas. Jūs varat iekļaut arī tabulas, grafikus vai citus attēlus. Rakstniekiem, kas vēlas pārliecināt savu auditoriju, jāiekļauj, kā / kāpēc šī informācija būs izdevīga darbiniekiem personīgi vai uzņēmumam kopumā.
Beidzieties pozitīvā, draudzīgā piezīmē. Neietveriet bezmaksas aizvēršanu vai parakstu.
Izdrukājiet piezīmi un sākotnējo ar savu vārdu augšpusē vai sagatavojiet e-pasta ziņojumu (jūs varat zaudēt daļu no formatēšanas, nosūtot elektroniski). Ja piezīme tiks nosūtīta vairākiem adresātiem, var būt lētāk izdrukāt vienu kopiju, to sākotnēji izdrukāt un pēc tam kopēt.
Izplatiet. To var piegādāt ar roku, nosūtīt pa e-pastu, nosūtīt pa pastu vai pa pastu.
Padomi
-
Izmantojiet bloka formātu (bez ievilkuma) ar atstarpi starp katru rindkopu. Koncentrējieties uz vienu tēmu. Mēģiniet saglabāt piezīmi divās lappusēs. Piezīmes ir jāizmanto tikai starp jūsu iekšējo auditoriju. Nesūtiet piezīmi cilvēkiem ārpus jūsu uzņēmuma. Tā vietā uzrakstiet vēstuli. Ja jūs adresējat piezīmi konkrētām personām, nevis visam departamentam vai personālam kopumā, alfabēta secībā norādiet saņēmēju sarakstu, ja vien noteiktās pozīcijās nav cilvēku, kuriem būtu jāpiešķir svarīgāks izvietojums.
