Konferenču zāli izmanto uzņēmuma vadītāji, lai rīkotu sanāksmes un rīkotu pasākumus kolēģiem vai viesstrādniekiem. Konferenču telpas uzstādīšana var būtiski ietekmēt to, kā cilvēki piedzīvo tikšanos, jo tie, kas sēž aizmugurē, var nebūt spējīgi dzirdēt vai redzēt visu, kas notiek istabas priekšpusē. Pirms sākat konferenču telpas iestatīšanu, analizējiet telpu, lai noteiktu, kura iestatīšana vislabāk atbilst konkrētajai telpai. Tādā veidā visiem iesaistītajiem būs tāda pati pieredze prezentāciju vai pasākumu laikā.
Pirms sākat telpu projektēšanu, staigājiet pa konferenču zāli. Atrodiet visas vietas elektrības kontaktligzdas, jo telpas priekšpusē var būt nepieciešami elektrības kontaktligzdas. Projektoriem un ekrāniem var būt nepieciešama elektrība, tāpēc iestatiet telpas priekšpusi, kur ir pieejami noieta tirgi. Tas tiek darīts, lai minimizētu vadus uz grīdas, jo cilvēki var pārbraukt pa tiem, kad viņi staigā pa konferenču zāli.
Analizējiet telpas lielumu un salīdziniet lielumu ar uzņēmuma vajadzībām. Ja uzņēmums meklē vietu, kur vienā reizē tiek organizētas tikšanās ar 20 cilvēkiem vai mazāk, galdu un krēslu uzstādīšana atšķiras no vietas, kur nepieciešams noteikt simtiem cilvēku noteiktā laikā. Teātra stila iestatījumu izmantošana ar paaugstinātām rindām var būt efektīvāka simtiem cilvēku, nevis U-veida iestatīšana, jo U-veida konfigurācija ir vairāk piemērota 20 cilvēkiem vai mazāk. Vienu konferenču galdu vajadzētu izmantot tikai tad, ja uzņēmums plāno uzņemt tikai mazāk par 15 cilvēkiem vienā reizē, jo darbinieki, kas atrodas galda vienā galā, var dzirdēt cilvēkus, kas sēž pretējā galā.
Pirms galdu un krēslu pievienošanas telpai pievienojiet prezentācijas ekrānu vai projektoru. Pievienojiet visas elektriskās ierīces un slēpt vadus pa sienām vai zem paklājiem.
Novietojiet tabulas vēlamajā konfigurācijas telpā, ko esat izvēlējies konferenču telpā. Ja izmantojat U-veida metodi, tabulas jānovieto tuvu kopā. Teātra uzstādīšanai ir nepieciešamas tabulas uz paceltām kastēm vai platformām. Pirms sākat pievienot tabulas, novietojiet platformu vēlamajā vietā.
Apmeklējiet telpu un novietojiet sevi aiz galda, lai pārbaudītu, vai katrs sēdeklis ir pieņemams, redzot telpas priekšpusi bez šķēršļiem. Nenovietojiet kādu vietu sēdeklī, kur viņa nevar redzēt priekšējo. Dariet to, pirms krēsli ir pievienoti istabai, jo var būt grūtāk mainīt telpu ar krēsliem un galdiem.
Pievienojiet konferenču zālē visus krēslus un ielieciet krēslus zem galdiem, lai saglabātu platību. Tas padarīs konferenču telpu plašāku un organizētāku.
Pirms pasākuma konferences galdiem pievienojiet pudeles ūdens, pildspalvas, papīra un, iespējams, augļus.
