Neatkarīgi no tā, vai tā ir darbinieku sapulce vai kāda ir saistīta ar vadītājiem, darbiniekiem, vadītājiem un investoriem, kādam ir jābūt, lai reģistrētu sanāksmi un dalītos informācijā ar citiem, kas tur nebija. Un, tā kā atmiņas var būt īsas, sanāksmes protokoli arī kalpo kā atgādinājums tiem, kas piedalās diskusijās par apspriestajiem jautājumiem, pieņemtajiem lēmumiem un pasākumiem, kas cilvēkiem jāveic. Tā kā protokoli kalpo kā vadlīnijas turpmākajiem darījumiem uzņēmējdarbībā, ir svarīgi organizēt un iekļaut pareizo informāciju. Tas sākas ar uzticamiem rīkiem.
Izvēlieties savus rīkus
Kad runa ir par rīku izvēli, atlasiet tos, kas vislabāk atbilst jums, un ļaus jums palikt virs sanāksmes notiekošajiem notikumiem un veikt saskaņotas piezīmes. Dažiem cilvēkiem tas ir klēpjdators vai planšetdators; citiem, tas ir piezīmjdators un pildspalva. Ierakstīšanas ierīces, piemēram, balss ierakstītāja vai viedtālruņa ar ierakstīšanas lietotni, izmantošana var palīdzēt jums pārskatīt sanāksmi vēlāk. Ja izmantojat viedtālruni, planšetdatoru vai datoru, izslēdziet visas skaņas, spēles vai sociālo mediju lietojumprogrammas, lai sapulces laikā netiktu traucēts. Šie rīki var palīdzēt ātrāk ņemt piezīmes - bet jums vienmēr ir jābūt piezīmjdatoram un dažiem pildspalvas vai zīmuļiem kā rezerves kopija.
Izmantojiet veidni
Veidlapas izstrāde var palīdzēt ietaupīt jūsu laiku, jo sanāksmes laikā jums nebūs jātērē dārgie mirkļi, izrunājot apspriestās tēmas. Datorprogrammas, tostarp Microsoft Office, piedāvā biznesa tikšanās veidnes, ko var izmantot - vai arī varat izveidot savu tukšu dokumentu, izmantojot darba kārtību, ko saņemat pirms sanāksmes. Šajās veidnēs parasti ir sadaļas, kas ietver "Dalībniekus", "Darbības vienības", "Jauns bizness" utt., Bet pārbaudiet savu darba devēju, lai noskaidrotu, vai ir nepieciešami citi priekšmeti, piemēram, dalībnieku vārdi, viesiem un sanāksmes vietu. Katras sadaļas augšdaļā izveidojiet nelielu lodziņu ar vārdu "Laiks", lai jūs varētu pierakstīt laika posmu, kas sākās. Datorā saglabājiet veidni programmā Word vai citā rediģējamā formātā, atstājot dažas nodaļas atstarpes. Ja veidojat veidni drukāšanai un pēc tam aizpildiet ar roku, katrā sadaļā atstājiet pietiekami daudz vietas. Ja rakstāt piezīmes steigā, jūs bieži rakstīsiet lielākus un aizņemsiet vairāk vietas nekā tad, ja jums būtu vairāk laika.
Ko iekļaut un ko atstāt
Sapulces protokolu nolūks nav ierakstīt katru lietu, par kuru cilvēki diskutē, bet gan ieraksta notikušās lietas, ierosina "Roberta kārtības noteikumus", īsu grāmatu, kurā izklāstīts, kā rīkoties ar parlamenta sanāksmēm. Šo grāmatu bieži izmanto bezpeļņas organizācijas un uzņēmumi kā vadlīnijas sanāksmju vadīšanai. Runājot par sanāksmju piezīmēm, netērējiet savu laiku, pierakstot katru argumentu, kas, piemēram, ir veikts kādai konkrētai uzņēmējdarbības darbībai vai pret to. Ja kāds ierosina, piemēram, pierakstiet precīzu priekšlikuma formulējumu, kurš to izteicis, un balsojuma galīgos rezultātus. Tomēr jums nav nepieciešams pierakstīt ikviena komentāru par vai pret šo priekšlikumu. Kad kāds sagatavo ziņojumu, pierakstiet, kas sagatavoja ziņojumu, ziņojuma nosaukumu, īsu ziņojuma kopsavilkumu un veiktos pasākumus. Un, tā kā jūs lietojat "minūtes", rakstiet arī lēmuma pieņemšanas laiku, kā arī laiku, kad cilvēki sāka apspriest šo jautājumu.
Īslaicīga teksta izstrāde
Pat ja neesat pierakstījis katru gadījumu, kas noticis, reizēm sapulces darbība var iet ātrāk, nekā jūs varat sekot līdzi. Kad tas notiek, izmantojiet savu stenogrāfiju. Piemēram, jūs varat izmantot saīsinājumus parastiem biznesa vārdiem, piemēram, "mgmt" pārvaldībai vai "prod" produktu vai produktivitāti. Izmantojiet iniciāļus sanāksmē iesaistītajiem cilvēkiem, piemēram, "JS" John Smith. Simboli, piemēram, jautājuma zīme, var būt arī "jautājuma" īss apraksts. Piemēram, jūs varat rakstīt "JS?" lai norādītu, ka Džons Smits uzdeva jautājumu. Izstrādājiet savu īsziņu un pēc tam tulkot to terminos, ko ikviens var saprast pirms sapulces piezīmju publicēšanas.
