Precīzu piezīmju pieņemšana konferences zvana laikā var nodrošināt, ka jums ir skaidrs ieraksts par to, kas tika apspriests. Klausīšanās laikā labāk ir ņemt piezīmes, cik vien iespējams detalizēti, nekā mēģināt izlemt, kas ir svarīgs klausīšanās laikā. Jūs vienmēr varat atgriezties un izvilkt svarīgākos akcentus vēlāk, bet šķietami nenozīmīga detaļa, kas tika iesniegta agri, vēlāk varētu būt nozīmīgāka sarunā.
Ierakstiet zvanu
Daudzi konferences zvanu pakalpojumi ļauj ierakstīt zvanus. Ja ierakstāt, jums jābrīdina visi dalībnieki, ka zvans tiek ierakstīts sarunas sākumā. Sarunas ierakstīšana ļauj atgriezties un pārskatīt zvanu tik reižu, cik nepieciešams, nodrošinot, ka jūs nepalaidāt garām svarīgas detaļas. Metodes, ar kurām jūs varat ierakstīt zvanu, ir atkarīgas no pakalpojumu sniedzēja. Pieprasiet norādījumus konferences zvanu ierakstīšanai no jūsu pakalpojumu sniedzēja.
Zvaniet dalībniekiem
Atzīmējiet, kurš sarunas sākumā ir konferences zvanā. Pievērsiet uzmanību tam, kurš saka, kas sarunas laikā ir nozīmīgs, un jāpiešķir svarīgas liecības personai, kas tās ir ierakstījusi piezīmēs. Sekojiet līdzi jebkuriem uzdevumiem vai projektiem, par kuriem persona uzņemas atbildību sarunas laikā, un ņemiet vērā, kam ir kāds uzdevums. Ja tiek apspriests, ņemiet vērā arī to, ko nozīmē katrs uzdevums.
Sarunas tēmas
Sekojiet līdzi katrai dažādai sarunu tēmai, kā arī katrai no tām. Ja ir izsaukuma darba kārtība, ņemiet vērā, kuras tēmas tika izskatītas un kas tika apspriests. Darba kārtība var kalpot par aptuvenu jūsu piezīmju izklāstu. Atzīmējiet visus zvana laikā iesniegtos atjauninājumus, jaunumus, risinājumus un idejas. Dabas saruna var lēkt ap diezgan daudz, bet mēģinājums formatēt piezīmes pēc tematiem būs noderīga tiem, kas tos pārskata.
Galīgo piezīmju formatēšana
Sākotnējās piezīmes, iespējams, izskatīsies pēc sarunas pabeigšanas. Organizējiet piezīmes sadaļās, kas attiecas uz dažādām uzaicinājumā iekļautajām tēmām. Nosakiet, kas runāja, kad formatējat piezīmes. Jūs varētu iekļaut arī īsu kopsavilkumu, kurā uzsvērts, kas tika paveikts vai nolemts sarunas laikā, vai galvenie diskusiju punkti. Iekļaujiet šo kopsavilkumu dokumenta sākumā. Varat arī izveidot citu sadaļu, kurā norādīti uzdevumi, kas tika uzdoti sarunas laikā un kurš ir atbildīgs par tiem. Tas ļauj vecākajām amatpersonām ātri atsaukties uz to, kas notika sarunas laikā, neizlasot detalizētas piezīmes.
