Veicot uzņēmējdarbību, tās ieinteresētās personas, vadītāji un klienti sagaida efektivitāti, uzticamību un drošību. Tas jo īpaši attiecas uz finanšu darījumiem. Iekšējā kontrole nodrošina, ka visi biznesa vai organizatoriskie procesi atbilst šīm prasībām. Tomēr ir svarīgi noteikt jebkādas nepilnības jūsu iekšējās kontroles sistēmā. Ir vairāki līdzekļi šo trūkumu noteikšanai un informācija ir pieejama, lai palīdzētu jums. Piemēram, Vērtspapīru un biržu komisija ir izstrādājusi iekšējās kontroles uzraudzības pamatnostādnes.
Kataloga visas jūsu iekšējās kontroles procedūras. Tas ietvers finanšu darījumu dokumentēšanu, produktu projektēšanu un testēšanu, iepirkuma procedūras un iekšējo auditu. Precīzi zināt, ar ko jūs strādājat, pirms jūs vēlreiz pārbaudāt procedūras. Mēģiniet identificēt uzņēmuma vai organizācijas daļas, kas var būt vairāk apdraudētas nekā citas. Novērtējiet arī savu vadības ierīču dizainu. Tas parasti ietver dokumentāciju, organizāciju, pienākumu nodalīšanu, atgriezenisko saiti un apmācību.
Veiciet riska novērtējumu visām jūsu kontroles procedūrām. Identificējiet visticamākos trūkumus jūsu uzņēmumā vai organizācijā. Riska novērtēšana parasti notiek tabulas veidā. Katrs jauns risks tiek ievietots rindā. Lai pārbaudītu risku, pievienojiet vairākas kolonnas, kas norāda uz to, kas varētu būt nepareizi, kāpēc, kurš ir atbildīgs par šo konkrēto procesu, kurš to pārbaudījis, risinājumus un atbildīgās personas rīcību.
Veikt iekšējo revīziju. Tas ietvers akciju un aktīvu krājumus, skaidras naudas saskaņošanu un parādus. Naudas saskaņošana nozīmē, ka uzņēmuma īpašumā esošās likvīdās naudas summa ir pareiza salīdzinājumā ar ienākumiem un izdevumiem. Pārskaitāmie konti nozīmē pārbaudīt, vai visi maksājumi tiek veikti pareizajam uzņēmumam vai indivīdam. Tie būtu jāsaista ar visiem finanšu pārskatiem, gan iekšējiem (kontu departamentiem), gan ārējiem (bankām).
Izglītot darbiniekus par mūsdienu iekšējās kontroles procesiem un metodēm. Iekšējā kontrole, tāpat kā daudzi citi uzņēmējdarbības aspekti, pastāvīgi attīstās. Informējiet savus darbiniekus par visām izmaiņām un labi apmāciet. Zināšanu un apmācības trūkums ir galvenais iemesls iekšējās kontroles nepilnībām. Pārbaudīt darbinieku zināšanas un personāla apmācības laikā veikt pārskatīšanas sesijas.
Uzraudzīt savu iekšējās kontroles personālu. Riska novērtēšanu parasti veic iekšējās kontroles veicēji. Ārējo pārbaužu uzraudzība vai veikšana ļauj trešai personai identificēt iespējamās nepilnības, kādas personai vai komandai ir palikušas garām. Tie var būt no paša procesa līdz to, kas to kontrolē. Ārējās revīzijas uzņēmums parasti veic šādas pārbaudes. Vairumam uzņēmumu ir attiecības ar uzticamiem ārējiem revidentiem.
Izpētīt klientu un ieinteresēto personu atsauksmes. Vai pastāv kopīgas sūdzības? Vai bija iekšējās kontroles pārkāpumi? Piemēram, ja vairāki klienti ziņo par to pašu produkta kļūmi, piemēram, kļūdainu pogu, jūs varat strādāt atpakaļ, izmantojot uzņēmuma procedūras, lai atrastu problēmu. Tas parasti nozīmē pārskatīšanu, apgrieztā secībā, piegādi, montāžu, ražošanu, testēšanu un dizainu.
Paskatieties uz departamenta ziņojumiem. Vai ir uzņēmuma daļas, kas ir kļuvušas sliktākas vai nepalielinās, kā paredzēts? Šādi jautājumi var būt saistīti ar citiem faktoriem, bet var būt arī zināms iekšējās kontroles traucējums. Katrs departaments spēj kontrolēt un uzraudzīt, ko tā dara; taču departamentu ziņojumi ir jāapvieno, lai atspoguļotu uzņēmumu kopumā. Pārbaudiet, vai katram departamentam ir pietiekami spēcīgs mehānisms, lai tās darbinieki varētu ziņot par kontroles nepilnībām.
