Grāmatvedība ir notikumiem, kas ir būtiski uzņēmumam nozīmīgi, reģistrēšana, analīze un ziņošana. Kontos ir ieraksti par aktīvu, saistību, pašu kapitāla, ieņēmumu un izdevumu izmaiņām. Ieraksta procesa parastā secība ietver analīzi, žurnāla ierakstu sagatavošanu un šo ierakstu publicēšanu virsgrāmatā. Turpmākie grāmatvedības procesi ietver izmēģinājuma bilances sagatavošanu un finanšu pārskatu apkopošanu.
Pamati: debeti un kredīti
Debeti un kredīti ir galvenie grāmatvedības instrumenti kontu maiņai. Debeti palielina aktīvu un izdevumu kontus, un tie samazina saistību, pašu kapitāla un ieņēmumu kontus. Kredīti palielina saistību, pašu kapitāla un ieņēmumu kontus un samazina aktīvu un izdevumu kontus. Debeti un kredīti ir attiecīgi T-konta kreisajā un labajā pusē, kas ir visvienkāršākā konta pārstāvības forma.
Analīze
Pirmais solis ierakstīšanas procesā ir veikt darījuma analīzi, noteikt grāmatvedības ierakstus un reģistrēt tos atbilstošajos kontos. Analīze ietver dokumenta vai elektroniskā dokumenta pārbaudi, piemēram, rēķinu, pārdošanas kvīti vai elektronisku pārskaitījumu. Kopējie darījumi ietver produktu pārdošanu, pakalpojumu piegādi, piegāžu pirkšanu, algu maksāšanu, reklāmas pirkšanu un procentu maksājumu reģistrēšanu. Uzkrājumu grāmatvedībā uzņēmumiem ir jāreģistrē darījumi tajā pašā periodā, kādā tie notiek, neatkarīgi no tā, vai nauda mainās rokās. Ieņēmumu un izdevumu darījumi ietekmē atbilstošos peļņas vai zaudējumu aprēķina kontus, kā arī bilances kontus. Daži darījumi var ietekmēt tikai bilances kontus.
Dienasgrāmatas ieraksti
Žurnāla ieraksti ir otrais solis ierakstīšanas procesā. Žurnāls ir darījumu hronoloģisks ieraksts. Ieraksts sastāv no darījuma datuma, debeta un kredīta summas attiecīgajiem kontiem un īsu piezīmi par darījumu. Piemēram, skaidras naudas pārdošanas darījuma žurnāla ieraksti attiecas uz pārdošanu un debeta (palielinājuma) naudas kredītu (palielināšanu). Žurnāla ieraksti atklāj visas darījuma sekas vienā vietā. Tās ir noderīgas arī kļūdu atklāšanā un labošanā, jo debeta un kredīta summas ir jāsabalansē perioda beigās.
Ierakstīšana Ledger
Trešais un pēdējais solis ierakstīšanas procesā ir publicēt žurnāla ierakstus galvenajā grāmatā, kurā ir visu kontu kopsavilkuma ieraksti. Katram ierakstam ir lauki darījuma datumam, komentāriem, debetiem, kredītiem un atlikumam. Iepriekšējā pārdošanas darījuma piemērā norīkošanas process ietver kredīta summas iegrāmatošanu pārdošanas kontam, debeta summu skaidras naudas kontam un attiecīgo atlikumu atjaunināšanu. Ģenerālgrāmata var būt saistviela, indeksa kartes vai programmatūras lietojumprogramma.
