Tā kā jūsu uzņēmums paplašinās un kļūst veiksmīgāks, tā papīra kartotēkas sistēma var kļūt garlaicīga, kā arī nepraktiska. Tāpēc daudzi uzņēmumu īpašnieki izvēlas izmantot datubāzi. Lai gan datubāzes palīdz padarīt organizācijas veiksmīgākas, tās nav bez trūkumiem. Datu bāzes izveide var būt dārga un laikietilpīga. Tehniskas problēmas var izraisīt plašu kaitējumu. Tāpat uzņēmumam ir jātērē laiks darbinieku apmācībai, lai izmantotu jauno datubāzi.
Laika patēriņa dizains
Konvertēšana no papīra failiem uz elektronisku datu bāzes sistēmu var būt sarežģīta, sarežģīta un laikietilpīga. Pārslēdzoties uz datu bāzi, jāievēro vairāki soļi. Projekta vadītājam ir jānosaka datubāzes mērķis un jāapkopo visa organizējamā informācija. Datubāzes izstrādātājam jāizveido nepieciešamās tabulas, kas sadalīs informāciju, norādīs primārās atslēgas, izveidos tabulas attiecības, pilnveido dizainu un pielieto normalizācijas noteikumus, kas neļauj saglabāt lieku informāciju vairākās vietās. Atkarībā no prasmju līmeņa datu bāzes izstrāde var ilgt vairākas dienas līdz vairākas nedēļas.
Tehniskās problēmas
Reizēm datu bāzē var rasties kļūdas, kas praktiski sabojā visu tajā esošo informāciju. Atšķirībā no papīra failiem, ja datu bāzē ir kļūda, tam var būt domino efekts. Nelieli kļūdaini aprēķini var novest pie nepieciešamības pēc būtiskas sistēmas pārskatīšanas. Regulāri rezerves kopijas ir būtiskas, lai ierobežotu kaitējuma iespējamību.
Dārgi
Konvertēšana uz datu bāzi var būt ļoti dārga. Uzņēmuma īpašniekam radīsies vairākas izmaksas. Jo sarežģītāka ir datu bāze, jo vairāk tas maksās. Uzņēmumam ir jāiegādājas programmatūras pakotne, kas piedāvā maksimālu elastību pēc pasūtījuma izstrādātas datu bāzes un nodrošina izaugsmi. Daudzos gadījumos uzņēmuma īpašniekam būs jāpieņem profesionālis, lai nodrošinātu, ka darbs tiek veikts pareizi. Viņai ir jāiegulda pietiekami daudz datu bāzes struktūras plānošanā, lai nodrošinātu vislabākos rezultātus.
Nepieciešama apmācība
Konvertēšana uz datu bāzi nozīmē, ka uzņēmuma īpašniekam ir jāapmāca darbinieki izmantot jauno programmatūru. Darbiniekiem jāapmāca laiks, lai viņi varētu mācīties parastās darba funkcijas. Uzņēmuma īpašniekam var būt arī jāpieņem instruktori, lai vadītu apmācības nodarbības. Daži darbinieki var būt izturīgi pret jauno tehnoloģiju. Apmācības var ilgt no vairākām stundām līdz vairākām dienām, un pilnīga tehnoloģijas ieviešana var aizņemt daudz ilgāku laiku. Atkarībā no tā, cik ilgi darbiniekiem jāzina, kā virzīties sistēmā, apmācība un adopcija var palēnināt produktivitāti.
