Algu ierakstu drošība un darbinieki, kas ar viņiem strādā, ir pastāvīgs darba samaksas administratoru un korporatīvās vadības jautājums. Darba samaksas nodrošinājums ietver algu saraksta, algu saraksta un algas darbinieku konfidencialitātes un drošības nodrošināšanu un uzturēšanu. Algu pārvaldnieks, grāmatvedis vai cilvēkresursu menedžeris var uzņemties atbildību par algas drošību kopā ar augstāko vadību. Katras algas nodaļas mērķis ir izveidot ļoti drošu un efektīvi organizētu algu sarakstu.
Organizācija
Algu pārvaldes, personāla un procesu organizēšana ir ļoti svarīga algu drošības nodrošināšanai. Lai nodrošinātu drošu algu pārvaldību, ir nepieciešama skaidra komandķēde, loģiska departamenta organizatoriskā shēma un skaidra algas pienākumu deleģēšana. Departamentā ir jāorganizē vadītājs, algas procesors, speciālistu darba samaksas situācijas speciālists, piemēram, darba samaksa un FMLA un darbinieku kompensācijas lapas, darbinieku uzskaites darbinieki un citi algas darbinieki, lai nodrošinātu konfidenciālu, efektīvu, drošu un juridiski atbilstošu algu apstrādes procesu.. Ikvienam, kas veic algas, jābūt skaidri definētiem pienākumiem, lai izvairītos no drošības pārkāpumiem un nepilnībām algu aprēķināšanā un novērstu tās.
Kontroles piekļuve
Visa piekļuve algas papīra dokumentiem, fiziskiem uzglabāšanas failiem, datoriem un datorziņojumiem un jebkura cita veida piekļuvei ir stingri jākontrolē un jāievieš, lai nodrošinātu konfidenciālu informāciju par algām. Lai noteiktu, kāds piekļuves līmenis ir nepieciešams, katra algu darbinieku pienākumi ir jāpārskata algas pārvaldniekam. Piekļuve fiziskiem algas dokumentiem, piemēram, darba laika uzskaites lapām, atļauju izsniegšanai, prēmiju un komisijas dokumentiem un citiem ar algām saistītiem dokumentiem ar konfidenciālu un konfidenciālu finanšu informāciju ir jāierobežo tikai tiem, kas apstrādā darījumus. Failu skapjiem un datoriem ar algas informāciju, datiem un arhīviem jāatrodas drošās vietās, kur tikai tie, kam ir drošības pārbaude, var tos apskatīt un strādāt. Piemēram, laika kontrolsarakstu darbinieki, kas ievada darba stundas tikai datora algas sistēmā, nedrīkst piekļūt galīgajiem iesniegšanas procesiem vai algu un pabalstu dokumentācijai.
Dokumentu procedūras
Darba samaksas procedūras ir rūpīgi jādokumentē un jāīsteno, lai nodrošinātu algas procesa un personāla drošību. Katram algas darbinieka pienākumam jābūt skaidri definētam viņu darba aprakstā, viņu veiktajās algu aprēķināšanas procedūrās un algas nodaļas standarta lietošanas pamācībā. Procedūras jāievēro, jāpārskata, kad kaut kas mainās, un jāpārskata vismaz reizi gadā, ja ne biežāk, lai aizsargātu procesu integritāti un izvairītos no drošības nepilnībām.
Fiziskā drošība
Būtiska nozīme ir algu uzskaites, datņu, datu un sistēmu fiziskajai drošībai, kā arī algas fondiem un personālam. Darba samaksas drošība un konfidencialitāte nedrīkst tikt apdraudēta, ietaupot naudu, apstrādājot algas uzņemšanas laikā vai padarot vienu algas darbinieku, veicot pienākumus, neveicot divkāršu pārbaudi. Failu skapjiem jābūt bloķētiem ar ierobežotu piekļuvi. Biroji, galvenie rāmji un galddatori ar algas datiem un apstrādes programmatūru nedrīkst atrasties kopējās telpās, bet drošās vietās, kuras var viegli aizslēgt. Algas darbiniekiem ir jābūt drošai darba videi no darbinieka un apmeklētāju satiksmes, un viņiem jābūt vienkāršiem veidiem, kā veiksmīgi nodrošināt informāciju, ko viņi strādā, lai viņi netiktu pakļauti dusmīgiem vai emocionāliem darbiniekiem. Jebkurām algu saraksta kļūdām, neatbilstībām un sūdzībām jābūt skaidriem procesiem, un tiem jārisina vadītāji vai uzraudzītāji, nevis tieši ar algas darbiniekiem.
