Algu aprēķināšanas politika apraksta algu aprēķināšanas procesu, jo tā attiecas uz algu, laika uzskaites, algas grafiku un maksājumu metožu pārvaldību. Dokumentētas procedūras nodrošina skaidru un noteiktu apstiprināšanas procesu, efektīvu algu darbību, veidlapu pieejamību un atbilstošu kontroli. Organizācija ar noteiktu atalgojuma politiku un procedūrām var nodrošināt darbiniekiem precīzu un savlaicīgu algu un algas samaksu.
Nozīme
Algas ir viena no lielākajām izmaksām jebkurā organizācijā. Darba samaksas politika nosaka iekšējās pārbaudes un atlikumus, lai kontrolētu un aizsargātu šos izdevumus. Tas samazina kļūdu un krāpšanas iespēju. Lielos uzņēmumos algas process ietver daudz laika un resursu. Darba samaksas procedūras rada efektivitātes uzlabojumus laika savākšanas, dokumentu apstrādes, datu ievades, maksājumu un uzskaites jomā. Iekļaujot automatizāciju un sistēmas tehnoloģiju attīstību, procedūras var būt rentablas un ietaupīt uzņēmuma naudu.
Mērķis
Darba samaksas politika garantē, ka darbinieki vienmēr saņems pareizu atalgojumu īstajā laikā. Tas nodrošina, ka uzņēmums ievēro federālos, valsts un vietējos likumus, īpaši tos, kas attiecas uz nodokļiem, Medicare, sociālās drošības un taisnīgiem darba standartiem. Atbilstība tiesību aktiem palīdzēs uzņēmumam izvairīties no sodu maksāšanas. Algu aprēķināšanas procedūras atbalsta arī izveidoto kompensācijas struktūru un sistēmu īstenošanu, departamentu budžetus un koplīgumus.
Iespējas
Algu aprēķināšanas politika nosaka algas darbinieku un vadītāju atbildību un atbildību. Tā kā algas ietver konfidenciālu informāciju, politikā ir jānorāda piekļuves un drošības līmeņi. Tā arī identificē apmācības, kas nepieciešamas dažādām darbinieku grupām. Darba samaksas procedūras sīki apraksta procesu, sākot no brīža, kad darbinieks ir pieņemts darbā. Tie ietver algas darbības un veidlapas, kas nepieciešamas jaunu nomu apstrādei, nodarbinātības izmaiņas, informācijas atjaunināšana, īpašie maksājumi, atskaitījumi, laika atskaite un izbeigšana.
Apsvērumi
Lai samazinātu krāpšanas risku, algu aprēķināšanas politikā jāiekļauj iekšējās kontroles. Viens no kontroles veidiem ir pienākumu nodalīšana. Piemēram, ja algotu darbu apstrādē ir iesaistīti divi darbinieki, būtu iespējams sagatavot algas dokumentus, bet otrs to apstiprinātu un apstiprinātu. Apstiprinošajai iestādei ir jāpārskata visa informācija par atalgojumu un atvaļinājumu. Cita grupa vai departaments, piemēram, grāmatvedība, var veikt algu saraksta darījumu revīziju. Darba samaksas procedūrām ir jāaizsargā arī algas informācijas konfidencialitāte, nodrošinot, ka viņiem ir piekļuve tikai pilnvarotām personām.
Pienākumi
Darba samaksas departaments ir atbildīgs par algas darba plūsmas pārvaldību, lai nodrošinātu efektīvu un savlaicīgu algu aprēķinu apstrādi. Tas nosaka algas grafikus un algas dokumentu iesniegšanas termiņus. Algas darbinieki piešķir un kontrolē piekļuvi algas sistēmas sistēmai. Tie ievada informāciju sistēmā un veic nepieciešamās izmaiņas. Vadītājiem ir jānodrošina, lai nepieciešamie algas dokumenti tiktu aizpildīti un nosūtīti noteiktajā termiņā. Darbinieki ir atbildīgi par maksājumu un atskaitījumu pārskatīšanu, kā arī par darba samaksas departamenta konsultēšanu par jebkādām neatbilstībām. Viņiem arī jāsaglabā sava informācija.
