Rūpīgi izstrādājot atbildi uz biznesa e-pastu - vai nu no klienta, izredzes, priekšnieka vai kolēģa - var panākt visu, lai nodrošinātu vēlamo reakciju un reakciju.
Saprast Rakstnieku
Uzmanīgi apskatiet, kas rakstīja e-pastu, jo tam ir nozīme formalitātes līmenis jūs izmantojat, lai atbildētu. Piemēram, e-pasta etiķetes eksperts Lindsay Pollak iesaka atbildēt uz e-pastu, kas izmanto oficiālo valodu, izmantojot līdzīgu formālu un pieklājīgu valodu. Ja sūtītājs izmanto neoficiālu signālu, izmantojiet atvieglotu toņu, bet saglabājiet to profesionāli.
Nosakiet rezultātu
Izdomājiet, ko darbību, kuru vēlaties lasītājam veikt kad jūs atbildēsiet. Piemēram, ja sūtāt atbildi uz izredzes, jūs vēlaties, lai viņi to iegādātu. Tomēr, ja nosūtāt atbildi uz savu priekšnieku, jūs vēlaties, lai viņa domā, ka jūs esat profesionāls un spējīgs. Atbildes par cilvēkiem klientu apkalpošanas jautājumi būtu jārada laimīgs klients, kurš jūtas viņa vajadzībām.
Padomi
-
Pagaidiet, līdz esat nomierinājies, lai atbildētu uz pretrunīgu e-pastu.
Aprakstiet secinājumus teikumā 1
Izmantojiet atbildes pirmo teikumu aprakstiet to, ko vēlaties sasniegt, ierosina Geoffrey James, kas ir ieguldītāja redaktors Inc. Piemēram, ja klients nosūta e-pastu ar sūdzību, izmantojiet savu pirmo teikumu, lai pateiktu, ka vēlaties atrisināt šo problēmu, lai klients justos laimīgs un apmierināts ar pirkumu.
Padariet savus punktus
Tagad ir pienācis laiks izskaidrot, kā jūs plānojat veikt savu pirmo teikumu. Izmantot nelieli punkti lai padarītu savus punktus. Džeimss iesaka izmantot pierādījumus, lai dublētu jūsu atbildē aprakstītās idejas. Atkarībā no nepieciešamās tēmas un darbības pierādījumi var būt tikpat vienkārši, kā norādot faktu vai tik plašu, cik daudzas detaļas ir specifiskas šai tēmai. Piemēram, ja jūsu priekšnieks jautā, kāpēc vēlaties saņemt apstiprinātu izdevumu, sniedziet faktu vai divus jautājumus par to, kā izdevumi tiks apstiprināti departamentam vai uzņēmumam kopumā.
Sniedziet aicinājumu rīkoties
Izmantojiet savu pēdējo teikumu atkārtot to, ko vēlaties lasītājam darīt tālāk. Šis teikums iet roku rokā ar jūsu atklāšanas punktu. Piemēram, lai klients būtu apmierināts, paskaidrojiet, kādu soli vēlaties veikt, lai atrisinātu šo problēmu.
Izlogoties
Visbeidzot, izmantojiet izrakstīšanās vārdi, piemēram, "Labākais" vai "Paldies", lai saņēmējs zinātu, ka ir sasnieguši e-pasta beigas, iesaka Forbes personāla rakstnieks Susan Adams. Pievienojiet savu vārdu un iekļaujiet savu uzņēmuma parakstu visos e-pastos. Parakstam jāietver jūsu vārds, uzvārds un uzņēmuma kontaktinformācija, ieskaitot tālruņa numuru un tīmekļa vietnes adresi.
Padomi
-
Pirms sākat nospiest "sūtīt" pogu, pārbaudiet e-pastu un pareizrakstību. Pretējā gadījumā kļūdas var likt jums izskatīties apgrūtinātas un neprofesionālas.
